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【オンラインセミナーレポート】事業継続リスクに立ち向かう“これからの働き方”

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2020年7月、NTT Comでは「with/afterコロナを見据えた本腰のテレワーク環境とは~加速するテレワークニーズにお応えするIT環境構築について~」と題したオンラインセミナーを開催しました。新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークを実践する一方、IT環境の整備などで課題を感じている企業は少なくありません。そこでこのセミナーでは、株式会社Box Japanの中村博士氏をお招きし、NTTコミュニケーションズグループであるNTTコムマーケティング株式会社の柴田輝彦氏とNTTコミュニケーションズ株式会社の川谷武道より、テレワーク環境構築に向けた取り組みや導入ポイントを解説しました。本セミナーの模様をレポートでご紹介します。

従業員の満足度が90%に達した
NTT Comグループのテレワーク環境とは

新型コロナウイルスの感染拡大と、それに伴う緊急事態宣言の発令は経済やビジネスに大きなダメージを与えました。NTTコムマーケティング株式会社の柴田輝彦氏は「コロナ禍により減収企業率は87.4%に達し、企業の存続すら危ぶまれる大変厳しい経済状況になっています」と指摘します。また新しい生活様式が業績にマイナスと回答した企業は4割超、緊急事態宣言解除後にリモートワークを取りやめたと回答した企業が3割超という、ある調査結果も紹介しました。

ただ今後、新型コロナウイルスの第2波、第3波の感染拡大が発生した場合に備えて、従業員の生命、そして事業継続を考えるのであれば、テレワーク環境への取り組みは優先的に検討すべきかもしれません。また在宅勤務が可能になれば、毎年のように発生する大規模自然災害の対策としても有効といえます。

このテレワークを含む働き方改革に、NTT Comグループでは「個人のライフの充実があってのワークの充実」を基本理念として、「風土・意識」、「制度・ルール」、「環境・ツール」の三位一体で取り組んできたと柴田氏は説明しました。

「風土と意識については、幹部が自ら働き方改革を実践することで風土と意識の改革を進めました。またリモートオフィスの拡充や分断勤務、フレックス勤務を全社に適用し、一人ひとりの働き方に応じた制度とルールの整備を進めています。そして3点目の環境とツールに関しては、クライアントPCとして『セキュアドPC』を導入し、コミュニケーションツールは『Microsoft Teams』に統一しました」

この取り組みの結果、フレックス勤務やリモートワークに対する満足度が90%にまで向上したほか、労働時間縮減や効率化を69%の従業員が実感しているとのアンケート結果を示します。また新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、約80%の従業員がテレワークを活用して業務を進めているとの結果も紹介しました。

画像:三位一体改革の取り組み効果

快適なテレワーク環境の構築で鍵を握るネットワーク

ただ実際にテレワークを本格的に導入することを考えたとき、最も不安視されるのがセキュリティの確保です。その対策として「閉域網接続」と「暗号化」、そして「アンチウイルスソフト」の活用がポイントになると柴田氏は説明しています。

「テレワークで利用するPCを閉域網に接続することで、インターネットを経由せずセキュアにリモート接続することが可能になります。また2017年度に改正された総務省の個人情報保護法ガイドラインにより、端末などを紛失した場合でも適切な暗号化が実施されていれば情報漏えいに当てはまらないことになりました。ウイルスなど悪意のあるソフトウェアからも、セキュアドPCであればWindows Defenderの高度な設定などによりセキュリティが確保されます」

さらに快適なネットワーク環境の構築も重要だとします。まず柴田氏は、昨今ではクラウドサービスの利用増加、そしてWindows Updateの差分更新の廃止により、インターネット回線の負担が増大していると指摘します。その上で、具体的な対策として次世代の接続方式を採用したネットワークの移行を解説しました。

「次世代の接続方式であるIPoEは、従来のPPPoEと比べて混雑しにくくなっております。さらにNTT Comでは、ネットワークの利用状況をお客さまご自身で確認できるトラフィックレポート機能も無料で提供しております。実際、IPoEに切り替えたお客さまの声として『レスポンスが改善した』、『遅延が解消された』など、通信品質が従来より飛躍的に高まったという声を多数いただいています」

またサイバー攻撃などへの対策として、クラウド型統合セキュリティサービスやセキュリティ運用支援をサポートする、サイバー保険付きのヘルプデスクの導入が有効な対策となると話します。その上で、テレワークに有効なソリューションをワンストップで提供するものとして「働き方改革ソリューション」を紹介し、「ニューノーマルを切り拓くためのテレワーク環境として活用していただきたい」と述べました。

容量無制限のクラウドストレージが解決する課題

業務で利用するファイル(コンテンツ)は、手元のPCや社内のファイルサーバー、あるいはクラウドサービスで提供される保存領域など、さまざまな場所に保存されています。このようにファイルが分散して保存されていると、さまざまな弊害が生じると話すのは、株式会社Box Japanの中村博士氏です。

「コンテンツが分散すると、必要なファイルを見つけることが難しくなり、情報の共有が阻害されます。また、ファイルを共有しようとしたとき、メールに添付したり、別のストレージに保存したものを共有したりしますが、このように同じファイルのコピーがいくつも生み出されてしまうと、情報漏えいのリスクも高まります」

ただ、業務で利用されるコンテンツを1箇所に集めるのは、ストレージ容量の問題から現実的ではないと従来は考えられていました。この壁を打ち破るのがBoxであると中村氏は説明します。「Boxは容量無制限のクラウドストレージサービスであり、容量の壁を気にする必要はありません。このBoxに社内のあらゆるコンテンツをまとめ上げることで、より幅広く、シームレスにコンテンツを共有することが可能になります。また余計なファイルのコピーを生み出さないため、セキュリティ面でも効果を発揮します」

画像:Boxによるシームレスなコラボレーションを実現

またBoxには社内外のユーザーと容易にファイルを共有できる仕組みがあり、これによって「社内の関連部署や社外のお客さま、取引先、ビジネスパートナーとのコンテンツコラボレーションが活性化し、生産性の向上につながります」と中村氏は述べました。

ペーパーワークのデジタル化でテレワークを加速

テレワーク環境で便利なBoxの機能として、中村氏が挙げたのはBox Notesです。これはWebブラウザー上で利用するメモアプリであり、複数人で共同編集することが可能です。オンライン会議を行う際、このBox Notesに会議のアジェンダをまとめておき、さらに資料にアクセスするためのURLを貼り付けておけば、会議の準備がBox Notesで完結します。

画像:同時編集可能なコラボレーションノート Box Notes

会議が始まった後も、参加者全員でBox Notesに必要事項を書き込みながら進行することで、会議のやり方が変わるというメリットをあげています。「あえて議事録係を設けず、それぞれの参加者がBox Notesに書き込みながら進行することで、議論の理解度が格段に違ってきますし、意識合わせを図ることもできます」

さらにBoxはペーパーワークにも有効で、中村氏は電子署名を実現するサービスとして多くの企業に採用されている「DocuSign」との連携することが可能で、スムーズに電子署名が可能であるほか、複合機と連携してスキャンした紙文書をダイレクトにBoxに取り込めることを説明しました。

セキュリティに関しては、従来のように社内と社外に分けて考えるものではなく、コンテンツそのものを保護することがコンセプトだとした上で、ファイルに対するアクセスコントロールや不正が検知されればアラートを上げる仕組みがあることなどに言及します。

そして最後に「コロナが終わった後も、リモートワークという文化はこれからも根付いていくでしょう。そうした将来を見据えて、しっかりとセキュリティを担保しつつ従業員の方が働きやすい環境を構築していくことが求められているのではないでしょうか」と述べ、プレゼンテーションを締めくくりました。

テレワーク環境で課題となる電話応対業務

最後に登壇したNTTコミュニケーションズ株式会社の川谷武道は、新型コロナウイルスの感染が拡大し、多くの企業がテレワークに移行し始めた2020年3月ごろから、「電話応対業務に支障が生じている」、「お客さまからのお問い合わせに即座に対応できずクレームになっている」、「商談にすぐに対応できなかったために失注してしまった」といった相談が数多く寄せられたと言います。

その背景にある理由の1つは、テレワーク環境における固定電話の問題です。昨今ではビジネスシーンでもスマートフォンの利用が広まっていますが、固定電話を使ってコミュニケーションするケースもまだまだ多いのが現状でしょう。ただテレワーク環境では、オフィスの固定電話にかかってきた電話を取ることができません。こうした課題を解決できるサービスとして、NTT Comの「Arcstar Smart PBX」を紹介しました。

「Arcstar Smart PBXは、社内の内線網の構築や外線との接続に使われているPBXをクラウド化するサービスです。従来のPBXとほぼ同等の機能、サービスを提供することが可能であり、保守コストの削減が可能なほか、テレワーク環境下でも内線通話を実現することができます」

画像:Smart PBXの通信内容

このArcstar Smart PBXを利用すると、オフィスに設置された固定電話だけでなく、専用のアプリを入れた従業員のスマートフォンも内線端末として利用することが可能になります。さらに外線通話のためのサービスである「Arcstar IP Voice」を組み合わせれば、代表番号にかかってきた電話をテレワーク中の従業員がスマートフォンで受けるといったことが可能となり、在宅勤務環境でも電話を用いた顧客や取引先とのコミュニケーションを維持することが可能になると川谷氏は説明しました。

実際にテレワーク環境において、Arcstar Smart PBXを活用しているのが星野リゾートです。川谷氏は同社の事例を次のように紹介しました。

「星野リゾート様では、Arcstar Smart PBXと弊社のナビダイヤルを組み合わせてご利用されています。お客さまがホテルの予約などを目的として予約センターに電話をかけると、在宅勤務をされているオペレーターの方が優先的に応対する環境が整えられています」

「PHONE APPLI PEOPLE」で取引先の連絡先を安全に管理

ただ従業員が私物として所有しているスマートフォンを業務にも利用する場合、社外の顧客などに電話を掛けた際の通話料を会社がどのように負担するのかが問題となるケースが少なくありません。また個人の電話番号が取引先などに通知されることに抵抗を感じる従業員も少なくないでしょう。

しかしArcstar Smart PBXであれば、専用アプリをスマートフォンにインストールすることで、本来の携帯番号とは別に050番号が割り当てられ、それを利用して発信することが可能です。この050番号で発信した料金は会社側に請求されるため、従業員が通話料を負担する必要はありません。また相手に通知されるのは050番号であり、自分の電話番号が相手に知られることがないこともメリットです。

もう1つ、セキュリティの観点で紹介されたサービスが「PHONE APPLI PEOPLE」です。

「PHONE APPLI PEOPLEは顧客や取引先などの連絡先をクラウド上に保存するサービスです。スマートフォンに連絡先を保存するわけではないため、仮に端末の紛失や盗難といった事態が発生しても、情報漏えいを防げるメリットがあります。またArcstar Smart PBXともシームレスに連携するため、顧客や取引先とのコミュニケーションがスムーズに図れます」

画像:PHONE APPLI PEOPLEのセキュリティ内容

今後テレワークを積極的に推進していくことを考えたとき、顧客や取引先とのコミュニケーションをどう維持するかは重要な問題ではないでしょうか。その解決を考えたとき、代表番号宛にかかってきた電話をスマートフォンで受けられるなど、柔軟な電話環境を構築できるArcstar Smart PBXは有効なソリューションとなるでしょう。