外国語が飛び交う顧客とのリモート会議でお困りの方に!AIに翻訳担当、議事録担当を任せれば丸く収まる

リアルな対面での商談、会議が困難になった現在、リモート会議の利用する頻度が高まっています。とくに英語、中国語といった多言語が飛び交う会議では、通訳などの手間により通常より時間がかかってしまいます。本記事では、そんな多言語のリモート会議を効率化するポイントについて解説します。

リモート会議を効率化するカギはどこにある?

コロナ禍でテレワーク普及が加速し、在宅ワークも増加傾向にあります。これに伴い社員間のみならず、顧客や取引先との意思共有、進捗確認、合意形成のためにリモート会議の機会が急増したと感じている方も多いのではないでしょうか。リアルよりも手軽に開催できるメリットの一方で、会議の頻度や拘束時間が増えるといった課題も生じやすくなっています。とはいえ、直に顔を合わせる会議が困難となった昨今、リモート会議による密なコミュニケーションは円滑な業務遂行のためには不可欠となるものです。今回はリモート会議を効率化、間接的な業務のムダを省くヒントをご紹介します。

リモート会議を効率化する最初のポイントは「事前準備」です。たとえば、事前に会議の論点を明確化して参加者で共有する、司会進行、意思決定、タイムキーパー、書記といった役割分担を決めておくだけで会議の進行は格段にスムーズになります。そして次のポイントは「開始・終了時間の厳守」です。たとえば、遅刻者がいても開始時間には始める、終了時刻の5分前には議題をとりまとめて全員で確認する、話がまとまらなくても終わらせる決断も重要です。

このような会議の段取りルール制定に加えて抑えていきたいのは「ITツールの有効活用」です。たとえば、商談が長引いて会議に遅れる、突発的な所用で会議に参加できないメンバーへは、会議後にグループウェアなどで必要な情報共有を行うようにすれば、進捗報告などの定例会議を減らすことにもつながるでしょう。あるいはスケジュール管理ツールで会議の議題を見える化、優先度の高い議題から順に処理することで効率化を図ることもできます。ビジネスチャットツールの活用で会議の回数を減らすことも可能です。ビデオや音声、テキスト、ファイルなどをリアルタイムに共有しながら、チャットでコミュニケーションができるため、簡単な意思決定に関しては会議をする必要がなくなります。このように目的、用途に応じて柔軟にITツールを活用することも会議を効率化するための重要なポイントといえるでしょう。

これらのポイントを押さえるだけで意味のない会議はなくなり、会議に要する時間は大幅に短縮できます。しかし、頻度が減り、短時間で回せるようになったとしても、コミュニケーションの質が下がるようでは意味がありません。とくに外国人の顧客、取引先を交えた商談、会議では、通訳担当者のスキルによって時間が長引いてしまうケースもあるのではないでしょうか。

10言語の翻訳機能で多言語間でのリアルタイムな意思疎通が可能に

外国の顧客、取引先とのリモート会議では、一般的には日本語ではなく英語を用いたやりとりを行うケースが少なくありません。この場合、前提として会議参加者は英語に精通しておく必要があります。もちろん、英語スキルの高い社員が通訳担当として参加する方法もありますが、翻訳のために会話が途切れるため、うまく会議が回らないことも少なくありません。さらに業界特有の専門用語が飛び交う会議では、英語スキルのみならず技術的な領域を把握して通訳を行うスキルが必要となるため、そのような人材を社内で育成する必要があります。

このような多言語会議の悩ましい課題をクリアにするのがNTT Comの提供する「COTOHA® Meeting Assist」です。Webブラウザ上で利用できるクラウドサービスのため専用システムの構築、ソフトウェアのインスト―ルは不要。PC、スマートフォンなどの端末に市販の外部接続マイクを接続するだけで手軽に始められます。

「COTOHA® Meeting Assist」は英語、中国語など10言語対応の翻訳機能を搭載。日本語の発言内容を外国語の文章へ、外国語の発言内容を日本語の文章へ、リアルタイムな翻訳が可能になります。グローバルエリアでの会議でも画面上で意思疎通が図れます。

画像:議事録作成時の言語

さらに音声や議事メモなどのデータは専有のクラウドサーバーに保管されるため、情報漏えいのリスクも軽減します。リモート会議でTeams、Zoomを使う場合にはバックヤードで起動すれば会議音声の記録が可能です。テキスト入力にも対応しており、リモートワークや外出先などで発声がしづらい状況でもチャットから会話に参加することもできます。

面倒な議事録もAIがテキスト作成を代行!

会議を終えた後に議事録をまとめ、速やかにメンバーに展開することが必須となりますが、実はここに大きな負荷がかかってしまう悩ましい課題があります。会議には議事録作成を担当する書記が参加します。メモを取ることに集中する書記は、参加者でありながら活発な議論に加わることはありません。貴重な労働時間を記録のために使っているのです。しかも書記のスキルによっては会議の進行が速すぎてメモが間に合わない、専門用語が把握できないといった事態が生じることもあります。

きちんと会議のメモが取れたとしても、会議後に待っているのは煩雑な議事録の作成です。会議のメモと記憶を頼りに重要項目、各参加者の宿題項目などを洗い出し、簡潔に要約する作業には大きな稼働と時間がかかります。会議をICレコーダーで録音すれば書記は不要ですが、それでも誰かが音声を書き起こし、議事録にまとめる必要はあるため結果は同じです。

このような議事録作成の手間を軽減する機能も「COTOHA® Meeting Assist」には搭載されています。会議の発言を各参加者が使う外部接続マイクで取得。その音声データをAIがリアルタイムにテキスト化し、クラウド上に記録していきます。そのため、わざわざ書記がメモを取る必要はありません。音声を聞き直す際は管理画面で当該部分のテキストをクリックすれば再生でき、ICレコーダーのように録音データを聞き直し、該当箇所を探し出す作業も不要です。

画像:一部だけ開き直してテキスト編集可能

たとえば、会議において「来週の金曜までに連絡して」「この内容をまとめて必ず共有してください」といった発言が出た場合、AIがその部分のテキストに「タスク」「重要」といったラベルを自動的に付け、“宿題事項”として管理できます。各タスクには担当者・期限・優先度などが登録可能でリマインド機能も搭載。会議で決まった要点や宿題事項を議事録に抜け漏れなく記録できます。つまり、「記録」や「整理」といった議事録作成時の面倒な作業をAIが代行してくれるわけです。もちろん、議事録作成時の言語は、それぞれの言語で記録されます。

これらの多彩な特長により会議中の会話記録から会議後の議事録作成、タスク管理までをトータルに支援することで作業時間を約1/4に削減できるようになります。リモート会議が増えたいまこそ、コミュニケーションの質を維持したまま、効率化を推し進める絶好のチャンス。これからはAIに議事録作成をまかせるのが当たり前の時代になるかもしれません。

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サービス案内

  • 議事録作成支援

    COTOHA® Meeting Assistは、AIにより、会議や講演などの音声をテキストに自動変換するクラウド型の議事録作成支援サービスです。マイクからの音声をリアルタイムにテキスト化できるほか、「明日までに提案書を作成する」といった宿題事項になりそうな発言をAIが自動認識して「タスク」としてラベル付けし、内容の分類・整理などもサポートします。

    COTOHA® Meeting Assist