経費・勤怠クラウドで管理業務が一変する

紙と手作業からの解放を願って

経費精算と勤怠管理は、今までは紙や手作業で処理が進められることが多く、ITによる効率化があまり進んできませんでした。ところが、最近になって、それらの処理フローに大きな変化が見られはじめています。クラウドサービスによるペーパーレス化の動きです。以下、その変化について、具体的に見ていくことにします。

まずは、経費精算のあり方の変化から紹介します。

従来、経費精算の典型的な流れは、各従業員がパソコンを使って毎月の経費を手作業で経費精算申請書に入力し、紙に印刷、上長の承認を経たのちに経理担当者に回すといったものでした。また、経費精算申請書を受け取った経理担当者は、書面に入力ミスや計算ミスがないかどうか、必要な領収書がきちんと添付されているかを入念にチェックし、その上で、会計ソフトに仕訳しながら手作業で経費データを入力していくのが常でした。

このような紙や手作業での作業は煩雑で、入力ミスも起きがちです。そのため、従業員も経理担当者も、作業をできるだけ自動化したいと願っていました。それを実現するテクノロジーとして人気を博しているのが経費精算のクラウドサービスなのです。

外出先でも申請・承認、のちの経理処理も効率化

経費精算のクラウドサービスは、文字どおり、“経費精算の効率化”に的を絞った仕組みです。代表的なサービスの一つとして、「マネーフォワードクラウド経費」が挙げられます。マネーフォワードクラウド経費の特徴は、インターネットにつながっていれば、経費申請と承認がどこからでも行えることです。たとえば営業担当者は、外出先での空き時間を利用してスマートフォンやタブレットで簡単に経費申請が行えます。一方、申請を受けた上長も、場所を選ばずに承認処理ができます。これにより、上長の長期出張で承認が滞るといったことも避けられます。また、経費申請に領収書が必要なときには、領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、領収書を経費申請の処理に回せます。

もう一つ、マネーフォワードクラウド経費の大きな特徴といえるのが、利用者のクレジットカード口座から明細データを自動的に読み込む機能を備えていることです。この機能を使うことで、クレジットカードの明細の内容をいちいちマネーフォワードクラウド経費に転記する必要はなくなります。また、接続可能な銀行やクレジットカードは3,500以上あり、ほぼすべての金融機関に対応しているといえます。

マネーフォワードクラウド経費は会計ソフトとの連携が可能で、マネーフォワードクラウド経費で集計・仕訳したデータを会計ソフトに読み込ませることができます。そのため、経理担当者は、経費申請のデータをまとめたり、手作業で会計ソフトに入力し直したりといった手間がなくなります。また、チームごと、部門ごと、プロジェクトごとなど、さまざま「切り口」で経費データを集計するのも容易で、そうして集計したデータは、経営層による投資や予算配分の適正化にも役立ちます。

勤怠管理も、紙からデジタルへ

一方、勤怠管理も、経費精算と同じく紙や手作業主体で業務が回されることが多くあります。たとえば、従業員がパソコン上の出勤簿に自分の出退勤記録を手作業で入力して印刷した紙を管理担当者に手渡すといったパターンです。

このような勤怠管理では、データの入力漏れや入力ミスを発生させがちです。しかも、管理担当者は、回収した一人ひとりの紙の出勤簿を漏れなくチェック・集計して給与ソフトに手作業で入力し直さなければなりません。従業員の人数にもよりますが、この一連の処理にも相応の手間がかかるはずです。

出退勤をタイムカードで管理しているなら、出勤簿を作成する従業員の手間は、多少軽減されるでしょう。とはいえ、出張のときや直行・直帰の場合には、後日、手入力で勤怠記録の欠落部分を埋めていかなければなりません。また、管理者がデータをチェック・集計して給与計算ソフトに入力する手間は、紙の出勤簿の場合とそれほど変わらないといえます。

さらに、紙の出勤簿やタイムカードによる管理では、問題となる「長時間労働」の発見が遅れるおそれもあります。管理者側は、従業員が労働時間超過を重ねていることに、1か月分の出勤簿/タイムカードを見てはじめて気づく。そういう事態になりかねません。

勤怠管理のクラウドサービスは、このような問題をすべて解決できるソリューションです。その利便性から企業の導入が活発化しており、代表的なサービスに「KING OF TIME」が挙げられます。以下、このサービスを例に取りながら、勤怠管理クラウドサービスの効用について紹介します。

勤怠管理のクラウド化がもたらす効果

KING OF TIMEは、勤怠時刻の打刻用に、スマートフォンやタブレットをタイムレコーダーとして利用するサービスです(図①)。

図① KING OF TIMEの利用イメージ

出退勤の打刻時には、スマートフォン/タブレットのGPS機能によって位置情報も併せて記録されます。そのため、管理者は、出張先や作業現場、自宅(在宅勤務者の場合)など、さまざまな場所での勤務状況を正確に把握できるようになります。

加えて、勤務シフトや残業時間管理、休暇など、さまざまな就業ルールにもとづく管理が行えるほか、出退勤時間・累計残業時間などの勤怠データがクラウド上にリアルタイムに記録されていきます。そのため管理者は、オフィスのパソコンから全従業員の勤務状況を適宜把握することができ、残業過多の傾向にある従業員を見つけ出して、働き方の改善要請をタイムリーに出せるようになります。

クラウド上の勤怠データは表計算ソフトに読み込ませることができるので、人、チーム、部門ごとに従業員の勤務状況を分析し、人員配置の適正化に役立てることも可能です。

そしてもう一つ重要なメリットは、KING OF TIMEと給与計算ソフトの連携が可能な点です。これにより、勤怠管理から給与計算に至る一連の業務をすべて効率化できるので、管理担当者の労働負荷を大きく低減できるのです。

お客さまが実証する勤怠管理クラウドの威力

KING OF TIMEを活用したドコモの勤怠管理ソリューションは、すでに多くのお客さまに導入され、効果を上げています。

ある飲食店のお客さまは、8店舗・120名以上の従業員の勤怠管理にドコモのソリューションを活用し、従業員の勤怠状況のリアルタイムな把握や、KING OF TIMEと給与計算ソフトの連携による給与計算工数の大幅な削減といった効果を手にしています(*1)。

*1 参考: 120名以上の従業員の勤怠データを効率的に管理 給与計算の手間も大幅削減(足立フーズさま)

さらに、不動産管理会社のお客さまは、各所の現場で働く約500人の従業員の勤怠管理にドコモのソリューションを採用し、管理負荷を劇的に低減させています。従来、同社の管理担当者は、約150ある全現場に赴き、従業員が手書きした紙の勤務表を回収していました。回収後にはすべての記録を1枚ずつ入念にチェックし、本社のパソコンに手作業で入力していたのです。それが、ドコモのソリューションの導入以降、会社にいながら全従業員の勤怠記録をリアルタイムに収集・把握できるようになり、労務管理の負担が大幅に減ったとしています。

管理業務は、会社運営の要(かなめ)ともいえる重要な業務でミスが許されない厳しさがあります。そうしたなかで、日本の人口減による人材や人手不足の問題は、管理部門にものしかかり、ITによるさらなる効率化・自動化が急がれています。経費精算・勤怠管理のクラウドサービスは、そうした現実も背景にしながら、ユーザーの裾野を拡げています。ドコモはこれからも、経費精算・勤怠管理のクラウドサービスを、お客さまにとって真に役立つかたちで提供し、管理部門の働き方改革を加速させたいと考えています。

サービス案内

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  • KING OF TIME

    ドコモの法人向けサービスパッケージ「ビジネスプラス」。「KING OF TIME」「KING OF TIME for DOCOMO」はどこにいても出退勤報告ができ、サーバー時刻で打刻できるサービス。

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