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【ケーススタディ】出張の多い企業は、
災害時の安否確認をどう効率化したのか

【ケーススタディ】出張の多い企業は、<br>災害時の安否確認をどう効率化したのか

災害などの非常事態が発生した際に事業を継続するためには、まずは従業員の安否を確認することが重要です。今回は従業員の安否確認が簡単にできるシステムを紹介します。

目次

1.災害時に電話やメールで安否確認していませんか?

企業には非常時に備えた対策が求められます。災害が起こった際、被害から復旧し事業を継続するためには、そのための手順を盛り込んだ「BCP(事業継続計画)」の策定が重要になります。

BCPを実行するうえで欠かせないのが、従業員の安否確認です。地震や台風などの非常事態が発生した場合、復旧までの計画や、今後の方針を固めるために、従業員やその家族の安否確認は最初にすべきことであり、最重要でもあります。

とはいえ、災害直後は焦りなどもあり、安否確認がうまくいかないケースも考えられます。特に、業務時間外やテレワーク時に災害が発生した場合、従業員が無事なのかどうか、勤務できる状況にあるのかを確認することは、簡単なことではありません。

もちろん、メールや電話を用いれば、たとえテレワーク中であっても勤務外であっても、連絡を取ることはできます。しかし、災害発生時はネットも電話もつながりにくい状況に陥りがちです。それ以前に、管理者が従業員一人ひとりにメールを送ったり、電話をかけて安否確認をするという方法自体、効率的とはいえません。

2.電話回線がダウンしても安否確認ができるツールがある

こうした災害時の安否確認を効率的、かつ確実に行う方法として、安否確認に特化したシステムである「安否確認システム」があります。安否確認システムを使うことで、たとえ災害が発生し、自社のサーバーや電話回線がダウンしてしまった場合でも、従業員の安否が確認できます。

たとえばドコモでは、「Biz安否確認 一斉通報 for ビジネスプラス」という安否確認システムを提供しています。このシステムを使うことで、災害時でもあらかじめ登録した宛先に一斉に安否確認の連絡ができます。

災害が発生した際、管理者側は専用のサーバーを通じて、利用者である従業員に安否確認のメッセージが配信できます。そのメッセージを受け取った従業員側は、安否を回答。回答は同じく専用のサーバーを通じて管理者へ送られ、自動で確認と集計が行われます。

管理者側の配信は手動のほか、予約配信も可能です。日々の体調報告や外出の有無などの確認のような、一斉連絡システムとしても利用できます。

3.ケーススタディ/震度5以上の地震発生時は自動で送信

Biz安否確認 一斉通報 for ビジネスプラスはすでに多くの企業に導入され、活用されています。

製造業を営むA社では、BCP対策の一環として、Biz安否確認 一斉通報 for ビジネスプラスの導入を検討しました。全国に事業所を展開しているA社は、従業員の出張が多いことから、かねてより非常時の連絡手段とその集計作業をどうするか、課題を抱えていました。

そこでA社は、緊急時の一斉連絡や、安否情報の効率的な集計と共有を解決する手段として、Biz安否確認 一斉通報 for ビジネスプラスを導入。決め手としては、コストが安価であった点、導入のハードルが他社と比べて低かった点、ISO規格(ISO14001)の「緊急事態への準備および対応」を満たしていた点があったといいます。

ケーススタディ/震度5以上の地震発生時は自動で送信

A社ではサービス導入後、震度5以上の地震を検知した場合、従業員へ安否確認メッセージを自動配信されるように設定。これに自動集計機能も加わることで、担当者の集計に対する負荷を軽減できる体制としています。今後は一斉通報機能を利用し、災害時以外の通常業務連絡にも活用するよう視野に入れているといいます。

日本でビジネスを続ける限り、地震などの災害を無視することはできません。まさかの事態が起こった際、事業が継続できる体制が整っている企業と整っていない企業の間には、ビジネスで大きな差が付くことでしょう。まだ導入していない企業は、検討しておいても損はないでしょう。

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