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オフィス環境を変えたい企業が増加中。どこから変える?

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コロナ禍はテレワークの普及など、働き方に大きな変化をもたらしました。オフィスの役割も変わるなかで、受付や電話といった従来のオフィス環境の見直しを検討してみましょう。

1.オフィスに多額の予算を費やす必要はあるのか?

新型コロナウイルスの感染拡大による影響で、これまでなかなか進まなかったテレワーク化が加速し、オフィスでなくても仕事ができる環境が社会的に整い始めています。企業によっては、 “オフィスに多額の予算を費やす必要はあるのか”と、オフィスの在り方について議論をしているケースもあるかもしれません。

HR総研が、2020年9月に発表した調査結果(※)によると、テレワークを今後も継続的に実施する予定の企業の約6割が、オフィス環境の変更を計画・検討していることがわかりました。最も多いのは「フリーアドレスの導入」で23%、次いで「WEB会議スペースの拡大」と「オフィスの縮小」がともに17%、さらに「オフィスの統廃合」が14%と続きます。

ProFuture株式会社/HR総研「今後の働き方に関するアンケート」

これからの時代のオフィスは、広い執務スペースが縮小する一方で、WEB会議スペースが拡大し、従業員はフリーアドレスによって自由に好きな場所で働く、といったスタイルが当たり前になるかもしれません。

オフィス環境の変更計画・検討内容

ProFuture株式会社/HR総研「今後の働き方に関するアンケート」

2.オフィスをフリーアドレス化するなら、PBXのクラウド化は欠かせない

オフィス環境を変えるうえで、鍵の一つとなるインフラが「電話」です。

従来のオフィスであれば、社内の電話はオフィス内に置かれたPBXという装置によって制御されてきました。PBXによって、オフィスにいる人同士が会社の固定電話の内線を通じて話したり、代表番号にかかってきた電話を各部署に取り次いだり、といったことが可能になります。

しかし、もしオフィスをフリーアドレスにする場合、座席に従業員一人ひとりの固定電話を置くわけにはいきません。同僚がどこで働いているのかもわかりづらく、代表番号からの取り次ぎも難しくなります。

オフィスをフリーアドレス化するなら、PBXのクラウド化は欠かせない

こうした電話の問題は、PBXをクラウド化することで解決できます。クラウドPBXは、クラウド上のPBXを利用するため機器設置工事が不要であり、すぐに使い始められるうえ、導入コストも抑えられます。加えて、場所を取らないので、オフィスレイアウトの自由度がアップします。さらに、スマートフォンを子機として使用できるため、外出先でも代表番号にかかってきた電話を受けられます。貴重なビジネスチャンスを逃すこともないといえるでしょう。

3.受付業務に人員を割く必要はない

オフィス環境を変えるうえでは、電話に加えて、受付業務の見直しも重要です。

オフィスに来客があった場合、従来は受付担当者が内線電話または対面で応対し、担当者に繋ぐというのが一般的なやり方でした。しかしコロナ禍では、そもそもオフィスへの来訪者が減少しているため、受付担当者を配置すること自体が非効率といえます。

こうした問題を解決する方法の一つが、受付業務のIT化です。タブレット端末などIT機器を利用する受付システムを使えば、受付対応は自動化できます。非接触対応のため感染リスクが抑えられるうえ、従来の受付業務の手間を軽減し、従業員がより仕事に集中できる環境も作れます。

オフィスの受付や電話など、昔からある仕組みを改革するのは、ハードルが高いと感じる人もいるかもしれません。しかし、コロナ禍はオフィスの役目や機能を見直すきっかけとなります。そのなかでも、クラウドPBXや受付システムは、比較的大きな投資をかけずに導入することも可能です。社内のDXの第一歩として、検討してみてはいかがでしょうか。

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