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オフィスの受付をデジタル化!
「おくだけレセプション®」の可能性

オフィスの受付をデジタル化!<br>「おくだけレセプション®」の可能性

オフィスの受付業務は、ITによって効率化・省力化できます。今回はAIを用いた受付システム「おくだけレセプション®️」の活用法を紹介します。

目次

1.テレワークでは、オフィスの来客にどう対応すれば良いのか?

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業でテレワークが導入されました。オフィスに出社する人が減ることで、オフィスを訪れる来客も減り、受付対応に以前ほど時間や人数をかける必要がなくなります。オフィスの玄関として存在していた「受付業務」も、改革が迫られています。

テレワークでは、従業員の働く場がオフィスだけでなく、自宅、あるいはサテライトオフィスなどと多様化しています。そのため、仮にオフィスに来客があった際に、担当の従業員にスムーズに取り次ぐのが難しくなっています。受付係が、テレワーク中の担当者がどこで働いているのかを把握し、受付から取り次ぎをするのは、時間も手間もがかかってしまい、来客者を待たせてしまうことにもなりかねません。

こうした受付業務が抱える課題を解決するソリューションが、ドコモの「おくだけレセプション®️」です。

2.来訪者と担当社員を直接「電話」でつなぐ受付システムがある

「おくだけレセプション®️」は、来訪者と担当社員を直接つなぐAI受付システムです。特徴の一つは、受付にiPadを置くだけで、簡単に設置できる点です。通信は携帯電話の回線を利用するため、設置のための工事は不要となります。

これに加えて、来訪者が担当者を簡単に呼び出せるのも特徴です。検索方法は、音声とタッチの2パターンがあり、音声検索では、来訪者の声をAIが認識し、担当者を検索します。端末操作を最小限にし、担当者や担当部署をストレスなく呼び出すことができます。

音声検索、タッチ検索

おくだけレセプション®️で呼び出された従業員には、自動的に電話で着信が入ります。メールやチャットではなく、電話で直接担当者を呼び出すため、オフィスはもちろん、移動中や会議中でも、パソコンを常時確認できない工場での業務中でも気づきやすい仕様となっています。

3.訪れる側も迎える側も、双方にストレスがない

これまで人が対応してきた受付業務を、おくだけレセプション®️に置き換えることで、どれだけの効果、メリットがあるのでしょうか。

まずは、これまで従業員が対応していた受付業務が自動でできるため、人件費が削減できます。重要なアポがある場合は担当者が対応し、それ以外の単純な受付業務はおくだけレセプション®️に任せる、といったように役割分担をすれば、業務に支障をきたすこともないでしょう。

加えて、業務の効率化も図れます。従来の無人受付システムの場合、来訪者が受付から内線電話をかけ、担当者を呼び出した際、オフィス内で別の人が電話を受けてしまい、結局担当者への取り次ぎに時間がかかってしまうこともあります。その度に自分の業務を中断することになるのは、非効率的です。特に現在はテレワークが普及したことにより、オフィスに出社している一部の従業員に取り次ぎ業務が集中してしまうこともあるでしょう。

しかしおくだけレセプション®️であれば、担当者に直接連絡が届くため、従業員が業務を中断することや、担当社員を探すなどの手間がなくなり、効率的です。さらに、対面でコミュニケーションをとることもないので、新型コロナウイルスの感染リスクを軽減するメリットもあります。

おくだけレセプション®️は、訪れる側も、迎える側も、双方にストレスが少ない、スマートな受付システムです。アフターコロナ時代の新たな受付システムとして、検討してみてはいかがでしょうか。

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