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【事例】フリーアドレス化には、AI受付システムをお忘れなく!

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固定席を定めない「フリーアドレス」は、来客時の取り次ぎに手間がかかる場合があります。しかしAI受付システムの導入により、その課題は解決できるでしょう。

1.従業員の席を固定しない「フリーアドレス」にはメリットがある

近年の働き方改革や、新型コロナウイルスの感染予防のために、多くの企業で、従来とは異なる新たなワークスタイルが導入されています。たとえば、オフィス以外の場所でも業務を行う「テレワーク」は今や当たり前のものになっています。

最近は、「フリーアドレス」を導入しているという企業も多いでしょう。フリーアドレスとは、社員が個別の専用デスクを持たず、自由に着席場所を選んで仕事を行う制度のこと。フリーアドレスが導入されている職場では、従業員はノートパソコンやタブレット端末などを持ち、その日の業務内容や気分などによって、自由に作業場所が選べます。

フリーアドレスは、自由に場所を変えて業務を行うため、固定の座席に比べて、部署や部門などの壁が取り払えるメリットがあります。部署の垣根を越えたグループワークやプロジェクトなども行いやすく、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。加えて、これまでそれぞれの固定座席に用意されていた備品を抑えることで、コスト削減につながり、オフィス自体のコンパクト化も実現できます。

2.フリーアドレス化と一緒に「受付」も変えよう

フリーアドレスは、先に挙げたようなさまざまなメリットが期待できますが、従業員がオフィスのどこで働いているのかが分かりづらいため、いくつかのデメリットに繋がってしまう恐れがあります。

そのデメリットの1つが、来訪者の取り次ぎが、固定席のオフィスに比べて煩雑になってしまう点です。フリーアドレスのオフィスでは、誰がどこの席で作業をしているのかを把握しづらいため、受付に来客があった際、担当者のところへすぐに案内ができず、待たせてしまうケースがあります。

従来のように、固定の座席で働いていれば、デスクに置いてある内線電話にかけることで、担当者が不在かどうかをすぐに確認できます。しかしフリーアドレスの場合は、毎日同じデスクを使用するわけではないため、担当者の確認に手間がかかります。

つまりフリーアドレス制は、従来の固定電話の利用を前提とした受付業務とは、あまり相性が良いとは言えません。

3.置くだけで受付業務がAI化できる

こうしたフリーアドレスの問題は、AIを活用した受付システムを活用すれば解決できます。ドコモが提供する「おくだけレセプション®️」を例に説明します。

おくだけレセプション®️は、iPadと周辺機器をオフィスの入口に「おくだけ」で、来訪者と担当従業員が直接呼び出せるソリューションです。来訪者が音声で担当者の名前を呼ぶことで、担当者が所持する携帯電話を直接呼び出します。そのため、担当者がどこにいても取り次げる仕組みになっています。

セッティングは“置くだけ”と簡単で、内線工事も不要です。サービス利用料は人数制限なしの定額制なので、登録人数が増えた場合も料金は変わりません。

4.建設業界でもフリーアドレス化と同時にAI受付を導入する企業が増加している

実際におくだけレセプション®️が導入されている建設業界のB社の例を見てみましょう。

建設業界でもフリーアドレス化と同時にAI受付を導入する企業が増加している

おくだけレセプション®️が導入されたのは、B社の中で建物の引き渡し後のアフターサービスやリニューアル提案をする、総勢50名規模の事業所です。同部署ではフリーアドレス化を検討していましたが、工事に関わる業者が度々事業所を訪れており、取り次ぎ業務の稼働負担に課題感を感じていたといいます。さまざまなソリューションを検討した結果、比較的安価なおくだけレセプション®️の導入を決めました。

運用前には、デモ機を活用し、運用後のシミュレーションを実施。デモ機はより実際の運用に近い形にカスタマイズできたため、正式なサービス導入後も、その使用感に十分に納得しているといいます。

フリーアドレスをはじめとして、企業が新たなことにチャレンジするのは素晴らしいことですが、一方で従来のやり方との間に不具合が生まれてしまうこともあります。そんなときは、おくだけレセプション®️のようなツールを導入することで簡単に解決し、本来のビジネスに注力してみてはいかがでしょうか。

サービス案内

  • おくだけレセプション®

    ドコモ独自の技術を活かしたAI受付システムである「おくだけレセプション」。携帯回線を利用するので内線工事が不要で、かんたんに導入・ご利用いただけます。各種オプション連携により、更に利便性を向上できます。

    おくだけレセプション®

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