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【ケーススタディ】アフターコロナに起きる電話問題をオフィスリンクで解決する方法

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コロナ禍によって中小企業でも、テレワークを始める企業が増えています。テレワークでの音声コミュニケーションに役立つ、オフィスリンクの導入ケースを紹介します。

1.テレワークは中小企業にも広がっている

近年、雇用や労働環境におけるさまざまな問題を解決するために、「働き方改革」に取り組む企業が増えています。その動きをより加速させるきっかけとなったのが、新型コロナウイルスの感染拡大です。コロナ禍では、多くの企業が感染防止対策の一環として、ワークスタイルの改善を求められるようになりました。なかでも、急速に導入が進んだのがテレワークです。ICTを活用することで、オフィス以外のさまざまな場所で仕事をすることが可能になりました。

東京都では、都内企業(従業員30人以上)に対しテレワークの導入状況を調査(※)しています。2021年6月の調査結果によると、従業員300人以上の企業では8割以上がテレワークを実施していると回答しています。その割合は、従業員数が少ない企業ではやや下がるものの、従業員数30〜99人程度の規模の会社であっても、半数ほどはテレワークを行なっています。事業規模にかかわらず、テレワークが広く普及していることがわかります。

(※)東京都「テレワーク実施率調査」

従業員規模別実施率(6月)

(※)東京都「テレワーク実施率調査」

2.従業員の離職防止やコスト削減などの効果も期待できる

コロナ禍をきっかけに多くの企業が取り組んでいるテレワークですが、中小企業にとってはどのようなメリットがあるでしょうか。

まず、テレワークを導入すれば、従業員は自分のライフスタイルに応じて、より柔軟な働き方をすることが可能になります。それによって、従業員の満足度が上がり、離職防止にもつながるでしょう。対外的にも「従業員を大切にする」という姿勢を示すことができ、人材採用の面でも効果的なアピールとなります。

さらに、お金の面でもメリットがあります。業務の効率化が進むことで、オフィスを中心とした働き方に比べると、コストの削減が期待できるでしょう。オフィスの賃料や備品にかかる費用、光熱費、従業員の交通費など、従来発生していたさまざまな経費も、テレワークでは不要になります。国や自治体としても、テレワークを推進しているので、テレワークを積極的に取り入れようとする中小企業に対して、助成金などを設けています。

3.アフターコロナを見据えた、オフィスリンクでの課題解決

企業にとって多くのメリットがあるテレワークですが、実際にはどのように実施されているのでしょうか。ここでは、ある中小規模事業者の例を挙げます。

従業員数30名、製造業のA社では、以前から、従業員の働き方の多様化を目指し、その方法を模索していました。その最中に、新型コロナウイルスの感染拡大が発生。感染対策の一環として、人と人との接触機会を減らすために、テレワーク環境の整備に取り組むようになりました。

アフターコロナを見据えた、オフィスリンクでの課題解決

第一歩としては、Web会議システムを導入。オフィス以外の場所からでも参加できるWeb会議は、テレワーク下で大いに活用されました。一方で課題となったのは、電話を使ったコミュニケーションです。

従来は、オフィスの固定電話を介して顧客とコミュニケーションを行うことが多かったため、従業員の多くが自宅で仕事をするようになると、電話の取次に支障をきたすようになってしまったのです。

たとえば、顧客からA社へ電話があった場合、担当者が自宅勤務をしていると、直接取次ができなくなります。そのため、担当者が顧客へ再度電話を折り返すという手間が発生するようになりました。

あるいは、工場で働くスタッフと、テレワークで働く管理部門のスタッフとの間で、頻繁に外線を使った通話が行われるようになったので、電話代が高額になるという問題も生じるようになったのです。

このようなテレワークにおける音声コミュニケーションの課題を解決するため、A社が導入したのがドコモのオフィスリンクです。オフィスリンクは、全国のドコモサービスエリアをオフィスの内線エリアとして利用できるサービスで、ドコモのスマートフォンや携帯電話を内線化し、従業員同士はもちろん、オフィスの固定電話とのやり取りも定額で通話することができます。

アフターコロナを見据えた、オフィスリンクでの課題解決

オフィスリンクの導入によって、A社が抱えていた音声通話に関する課題は改善されました。顧客とのやり取りでは、代表番号にかかってきた電話でも折り返しを必要せず、内線と同じように直接担当者の携帯電話に取り次げるようになりました。顧客側にもストレスを与えない、スムーズなやりとりを実現したのです。

スピーディーな対応は、顧客満足度を高めることや、生産性の向上につながっています。従業員同士の通話も、オフィスリンクによってすべて内線扱いとなり、電話料金の削減に寄与しました。さらに、Web会議システムを使うほどでもない、ちょっとした相談や議論にも、オフィスリンクでの通話が活用されています。

A社がオフィスリンクを導入したきっかけは、コロナ禍によるものです。しかし、結果的には、コロナ禍であるかどうかに限らず、A社がかねてから目指していた「どこでも働ける環境の整備」をより強化することにつながり、さらにはコミュニケーションの円滑化やコスト削減にも貢献する結果となりました。

実際にオフィスリンクを導入している企業の多くが、導入目的として「働き方改革の環境整備」を挙げています。

オフィスリンクの導入目的 (※)NTTドコモ調査

テレワークをすでに導入している企業も、これから導入を考えている企業も、音声通話によるコミュニケーションの課題を解決する手段として、オフィスリンクを検討してみてはいかがでしょうか。

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