人手不足で困る前に「RPA」で先手を打とう

人手不足で困る前に「RPA」で先手を打とう

RPAは、面倒で単純な事務作業を、どうやって処理してくれるのでしょうか?RPAで業務を効率化する方法を紹介します。

目次

1.日本の人手不足問題は、RPAが解決する!

日本の労働力の中核をなす生産年齢人口(15歳以上65歳未満)は、1990年代をピークに減少傾向にあります。国立社会保障・人口問題研究所の調査(※)によると、生産年齢人口は2030年には約6,875万人、2060年には約4,793万人にまで減少すると見込まれています。加速度的に進む人手不足問題は、どの企業にとっても避けては通れない課題です。

(※) 国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口(平成29年推計)」

この人手不足問題の解決法のひとつが、業務効率化を進め、生産性を向上させることです。たとえば経済産業省では、デジタル技術を活用して業務や組織、プロセスなど事業そのものを変革しようとするDX(デジタルトランスフォーメーション)を推進しています。今回紹介するRPAも、DXを推進するテクノロジーです。RPAは、機械学習、人工知能を搭載したデジタルレイバー(仮想知的労働者)と称されるロボットを用いて、業務を自動化する仕組みです。たとえば、今まで人が行なってきたデスクワークでの定型作業も、パソコン内のソフトウェアロボットが代行、自動的に処理します。しかも、ユーザー側に高度なプログラミング知識は必要ありません。

2.中小企業でも1/4がすでに導入している

RPAが特に得意とするのは、ある程度手順が決まっている定型作業です。情報が電子化されていて、処理方針や判断ルールが明確な業務について、大量の反復操作を定常的に行いながら、自動的に処理します。
たとえば、書類処理作業が比較的多い総務や人事、経理に関わる部署に導入すれば、業務改善や生産性が飛躍的に向上する可能性があります。
もちろんそれ以外の分野でも、業務の自動化・効率化に広範囲に対応します。MM総研が行った国内調査(※)では、金融をはじめ商社、サービス、流通、小売り、インフラ、製造、不動産、自治体など、すでに多くの業界で導入されており、2019年11月時点での企業のRPA 導入率は38パーセントとなっています。中堅・中小企業に限定すると、導入率は約25パーセント。約1/4の中堅・中小企業がすでにRPAを導入しています。

(※) MM総研「RPA国内利用動向調査2020」

業種別にみると、金融で59%と最も高く、前回調査(2019年1月)に比べて特に導入率が伸長した業種は、学校・医療福祉と流通でした。

3.データ処理からメール送信まで自動で処理できる

RPAがすでに多くの企業で導入されており、業務効率化に貢献することはここまで触れてきた通りですが、具体的にはどのような処理を行って、人間よりも早く作業をしているのでしょうか。実際に市販されている、通勤費申請のチェックを行うRPAを例に、細かい処理の仕方を見ていきましょう。
通勤費申請のRPA では、社員の通勤費が適正かどうかを、エクセルとシステム(またはブラウザ)間でチェックします。まずエクセルの申請ファイルから出発地と到着地を読み込み、該当経路の料金を検索します。そして申請額が正しいかを照合。再確認が必要な社員に対しては、メールでその旨を通知します。
このチェック業務は、これまで手作業で1件につき2分ほどかかっていましたがRPAであれば、これを15秒で処理します。定期的な繁忙業務をRPA に任せることで、作業時間を大幅に改善し、さらに人為的なミスも減らせます。

続いて、契約前における取引先の与信チェックを自動で行うRPAの例も見てみましょう。
このRPAではまず、エクセルの顧客リストから新規顧客情報を抽出し、データベースに転記します。評点を確認し、結果が基準に満たない場合には、外部の信用調査サイトにて結果を取得します。取得結果は管理システムに投入され、企業ごとの契約可否を一覧化するところまでRPA が行います。

データ処理からメール送信まで自動で処理できる

RPA が代行できる業務はほかにも数多くあります。ファイルのリネームや複数ファイルの統合などの整形や仕分け、システムへの転記・入力や顧客情報登録、発注情報の履歴検索や記録データ抽出・集計などです。総務関係の業務では、時間外勤務管理や株価・審査照会、経理業務では、受発注登録、請求書発行、経費精算など、営業業務ではダイレクトメール送付や営業日報なども、RPAで代行できます。

4.導入に手間取ると逆に非効率になることも

RPAは経済産業省によるIT導入補助金の対象となっているため、多くの企業がRPA の導入を検討しています。しかし、普及が進む一方で、導入に失敗する企業が少なくないのも事実です。
RPA 導入に際して最大の課題は、最適な業務選定です。RPAは適応範囲を広げようと思えばいくらでも広がるため、システム連携から個別業務まで、数ある業務の中で優先順位と範囲を決めなければなりません。

現在、RPA の導入についてはスモールスタートから始め、専門家のサポートを受けながら業務を整理しつつ、継続的に見直しを行いながら、活用を進めていくという手法が主流となっています。独自に進めてはみたものの、途中で行き詰まりが生じ、費用と時間と労力を無駄にしては意味がありません。
これから人手不足の時代が訪れるのであれば、その時代に向けて先手を打つことが求められます。導入、運用時に気を付ける必要はありますが、RPAはまさに打つべき一手をいえるでしょう。

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