「WinActor®」は、定型業務を自動化できる国産RPAツールです。このツールを利用する製造業と農業組合、地方自治体という3つの現場では、どのような成果をあげているのでしょうか。

1.これまで年間120時間かかっていた作業がゼロに

ドコモが提供する「WinActor®」は定型業務の自動化を支援するRPAツールです。導入しやすく、導入後も安定して運用しやすいWinActorはさまざまな業界や業種で業務の効率化や品質向上に貢献しています。今回は実際に導入している製造業、農業組合、市役所の事例を見ていきます。
一例目は東海地方で特殊鋼プレートの製造販売を行う製造業の事例です。同社の課題は労働人口の減少に対応しながら企業活動をさらに発展させることでしたが、その解決策の一つとしてWinActorを導入しました。同社では、仕入部、人事部をはじめとする複数部署にWinActorを導入し、目に見える成果を上げています。

仕入部では、従来は毎日30分、年間で120時間を要していた発注単価の算出と単価情報の共有業務をWinActorで完全自動化しました。具体的には毎日の発注単価情報を算出してExcelファイルに転記、これを担当営業にメール送信する業務です。
この業務のWinActorでの処理手順は次のようになります。まず販売管理システムにアクセスして、当日発注する製品リストをCSV形式でダウンロードします。次に受注システムにアクセスし、顧客からの当日の受注製品リストを元に受注データを検索します。そして、検索した発注部品の単価をExcelファイルへ転記し、各営業担当者にこのExcelファイルを添付したメールを送信します。この一連の作業をWinActorで自動化することで、本業務にかかる稼働時間はゼロになったといいます。

一方、人事部では、毎日1回30分、年間で120時間を要していた売上日報の社内周知業務を自動化、WinActorによりこちらの稼働時間もゼロになりました。
その他の部署でも、経理部では戦略資料の作成業務にかかっていた時間を年間54時間から0.5時間まで削減。情報処理室では年間40時間かかっていた各管理職への受注・見積一覧の共有業務を自動化しています。
同社では複数部署の業務で効果を上げるにつれ、業務フローの見直しや共通化など、効率化・自動化に対する社内意識が高まってきたといいます。WinActorの全社的な展開までは、まだ道半ばだそうですが、これをきっかけに、会社全体の働き方改革で利用を促進し、年間1546時間の業務時間削減を目指しています。

2.農家への受発注に関する業務時間を、年間1000時間以上削減

続いて中国地方の農業協同組合における導入事例です。農業組合は農業経営と農家の生活を支援する組織で、今回紹介する農業組合では重要な仕事の一つである農家からの肥料や農薬の受注業務にWinActorを活用しています。
同組合では、これまで注文書は手書きのFAXで送られてくることがほとんどでした。そのため、注文書に書かれた内容を手作業でデータ化、さらにシステムに入力する作業に膨大な時間を費やしていたのです。この業務の効率化のため、まずはOCRを導入、さらに受発注業務全体の自動化を目指しWinActorを導入しました。
具体的な作業の流れは次のようになります。まず、農家から送られてくる注文書をスキャンし、そのデータをOCRでテキスト変換。この注文情報データをWinActorが購買システムに入力します。この一連の作業を自動化したことにより年間で1,700時間を要していた受注業務が340時間で処理できるようになったといいます。

農家の作物収穫データを分析し、農家に収穫量を増やすためのアドバイスを行うのも農業組合の重要な仕事です。同組合ではこの分析作業にもWinActorを活用しています。あらかじめ用意されたデータ分析フォーマットに気象情報や販売実績といったデータを自動で投入。WinActorによってつくられたデータを元に人が分析を行うことで、これまでの所要時間1,000時間を250時間に短縮しました。

3.年間200時間要していたふるさと納税業務の完全自動化を実現

最後に東海地方の市役所における導入事例です。同市役所では2008年からはじまったふるさと納税の人気により、時期によってはその関連業務だけで1日が終わってしまうほど、職員の稼働がひっ迫していたといいます。この状況を改善するためにWinActorを導入しました。
WinActorによる、ふるさと納税業務の自動化は次の手順で実現しました。まず、ふるさと納税ポータルサイトにアクセスして、新規申込データをダウンロードします。次に、ふるさと納税管理システムへアクセスし、新規申込データをアップロードして納税証明書を発行します。WinActorでこの作業を自動化することで、年間200時間を要していたこの業務にかかる稼働はゼロになりました。

WinActorの導入で人手では避けられないミスも減り、さらに削減された時間を職員は新しい企画の考案や別の業務に充てることができるようになったといいます。今後はふるさと納税以外の業務でも自動化を進め、業務時間をさらに削減し、全庁的な導入へとつなげていく意向です。
今回紹介した3つの事例では、いずれも自動化による業務時間の大幅な削減を実現しています。しかし、その裏側には業務フローの整理や、どの業務をRPAに任せるかといった、事前の準備があります。RPAの導入は“すごく”難しいというわけではありませんが、成果を出すためには知見が必要です。ドコモは、あらゆる業種・業界の RPA導入実績と培った豊富なノウハウで、お客さまのRPA運用を支えます。 RPAの導入検討段階からぜひお手伝いさせてください。