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業務効率化の推進のために、多くの企業でRPAの活用が広がっています。その中でも中堅・中小企業ではRPA「WinActor」が選ばれることが多いようです。
1.RPAを導入企業が増加中。でも中堅・中小企業は消極的？
RPAを導入する企業の数は、企業の規模に関わらず、増加しています。MM総研が2020年1月に発表した調査（※）によると、2019年11月時点におけるRPA導入率は38%。2018年6月時点では22%だったため、約1年半で16ポイントも増加していることになります。
年商1,000億円以上の大手企業に限ると、導入率は51%で、2018年6月の27%から24ポイントの増加。年商50億円以上から1,000億円未満の中堅・中小企業の場合は25%で、2018年6月の17%から7ポイントの増加となっています。RPAを導入する企業は全体的に増えており、特に大手企業では半分以上の企業が導入済となっている一方で、中堅・中小企業でRPAを導入済みという企業は増えつつあるもののまだ多くない、という現状がわかります。中堅・中小企業が本格的にRPAを導入するのは、これからといえるでしょう。
それでは、RPAをすでに導入している中堅・中小企業は、どのようなRPAサービスを採用しているのでしょうか。ノーク リサーチ社が中堅・中小企業に対して行ったシェア調査（※）では、冒頭でも触れた「WinActor」がシェア率1位となりました（26.5%）。他のベンダーが提供するサービスのシェア率が10%前後もしくはそれ以下の率であることを考えれば、高いシェアを確保していることがわかります。
（※）ノーク リサーチ「2019年 中堅・中小企業における『RPAツールのシェア』と『主導部門や用途の変化』」
2.選ばれる理由は「ハードルが低い」
なぜWinActorは、中堅・中小企業に選ばれているのでしょうか？その理由は、WinActorの特徴からいくつか考えられます。
たとえば、シナリオ（RPAの動作を記述した作業手順書）の作成が簡易なこともメリットの1つです。新たにRPAを導入する場合、シナリオ作成のために従業員の担当業務を増やしたり、もしくは新たに人材が必要になるケースもありますが、WinActorではシナリオがマウスのドラッグ&ドロップ操作だけで作れてしまうため、一定の訓練をすれば、専門家や技術者でなくても使いこなすことが可能です。
セキュリティ面でも対策が施されており、悪意のある第三者に操作されないよう、作成したシナリオファイルにパスワードを設定する機能も備えています。さらに、ネットワークから切り離されたスタンドアロンでの状態、オフラインでの操作も可能のため、いざという時に社内ネットワークから切り離せます。
さらに、日本生まれのサービスであることから、操作画面や完全マニュアル、操作サポートがすべて日本語で対応している点も特徴の1つとなります。RPAは外資系のベンダーによるサービスも多く、必ずしもすべてのサポートが日本語であるわけではありません。
これらのメリットをまとめると、WinActorが中堅・中小企業に選ばれる背景には、サポートが充実していることや導入のハードルが低いということがありそうです。
3.実際にRPAが会社に導入されたら、どんな良いことがあるのか？
とはいえ、これまでRPAとはまったく無縁だった企業にとっては、たとえ導入ハードルの低い商品であっても、効果がよくわからないものを簡単に導入できるわけではありません。では、RPAを導入することで、中堅・中小企業のビジネスにどのようなメリットが生まれるのでしょうか？
RPAを導入することで特に効率的になるのが、定型メールの定期発信業務のような、定常的で反復操作を行う業務です。こうした業務が職場内に存在する場合は、RPAにまかせてしまった方が効率的です。
製造業では、部門ごとの工数や検品数などを計上し、各部門に情報共有する作業が発生します。この業務にWinActorを用いることで、各部門へ個別ファイルを添付してメール送付する業務が自動化できます。メール文章やファイル添付のミスといった人為的ミスも低減できるため、品質向上にもつながります。
広告業界では、Webの口コミ情報などの集計に利用できます。ネット情報を自動で検索して集計し、エクセルに結果を転記するといった作業も一括して自動化できます。
管理部門におけるルーティンワークの効率化もサポートが可能です。総務、経理、営業などにおける管理、報告、集計といった日常業務は特に適した作業の一つといえるでしょう。
WinActorはAIを用いた文字認識技術「AI-OCR」と連携が可能で、紙を多く使用しているシーンでも活躍します。紙に書かれた手書きの文字をデータ化し、自動入力もできるため、注文書や日報など、アナログな情報をデータ入力する際の手間とミスが抑えられます。
4.今なら政府の補助金が1/2→3/4に！
これまで述べてきたように、WinActorは既存の業務を効率的に変えてくれるものです。しかし、そもそもRPAというものは、WinActorに限らず、導入前の「準備」がどうしても必要になります。たとえば、どの業務をRPAに移行するか、その場合、どのようなシナリオにするか、そのシナリオを運用するために、従業員はどのようなスキルを備えておくべきか、といったことを考えなければなりません。
ドコモではこうした準備をサポートするため、RPAの対象とする業務の選定や、RPAの管理統制の提案も行っています。準備から本導入までの流れを円滑に進めるための体制を構築しています。eラーニングによる、従業員へのレクチャーも可能です。
コストの面が気がかりな企業は、政府が現在行っている、中堅・中小企業がITツールを導入する際の経費に対し最大２分の１（上限450万円）を補助する「IT導入補助金」（※）を利用するという選択肢もあります。
（※）一般社団法人 サービスデザイン推進協議会「IT導入補助金」
ドコモでは現在、この制度の申請手続きに関してもサポートを実施しています。今年度の補助金は、新型コロナ対策により補助率が最大4分の3に拡充されているため、良い機会といえそうです。
冒頭で触れた通り、RPAは大手企業の導入が進む一方で、中堅・中小企業の導入はそこまで進んではいません。このまま導入しないままでは、大手企業の業務効率ばかり上がってしまい、中堅・中小企業はいつまで経っても従来どおりの非効率な仕事を続けることになります。
裏を返せば、ここでRPAを導入し、従来の非効率な仕事を大きく変えれば、大手企業並みの業務効率化が可能になり、RPAを導入しない中堅・中小企業以上よりも優れた労働環境が生み出せることになります。
「もちろん導入したい。でも、いろいろあって難しい……」という場合は、“RPAを導入したらどうなるか”と考えず、もう少し具体的に“中堅・中小企業の導入実績が多く、導入のハードルも低いWinActorを導入したらどうなるか”と検討してみてはいかがでしょうか。
※掲載している情報は2020年10月執筆時点のものです
