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モバイル便利帳 第4話 スマホ内線で高まる業務効率

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スマホを内線化できる!?

顧客から外出中の社員宛ての電話がかかってきた場合、みなさんはどうされるでしょうか?

一般的には、ひとまず電話を切り、社員の携帯に連絡を入れ、顧客に連絡をとるよう伝えるという方法ではないでしょうか?

しかし実は、もっと効率的な方法があります。それは、内線番号で社員の携帯電話やスマートフォンを呼び出せるサービスを導入することです。

一体、どんなサービスなのでしょうか?
FMCサービス(*1)と呼ばれる、固定電話の通信網と携帯電話などの移動体通信の通信網を結び付けるサービスです。
通常、スマートフォンと固定電話の通信網は別のもので、スマートフォンを会社の内線用電話として利用することはできません。

しかし、FMCサービスを活用することで、外出中の従業員の持つスマートフォンに、内線電話をかけられるようになるわけです。

FMCサービスを使いスマートフォンでの内線通話を実現することをここでは「スマホの内線化」と呼びます。スマホの内線化により、企業は数々のメリットを手にすることができます。ここからは、ドコモのFMCサービス「オフィスリンク」を例に、そのメリットを具体的に紹介していきます。

*1 FMCサービス:「Fixed Mobile Convergence:フィックスド モバイル コンバージェンス」。携帯電話を固定電話の子機として使ったり、社内の内線電話として使ったりすることが可能になる、携帯電話と固定通信を結び付けるサービスのこと。

スマホの内線化がもたらす効果

一つめのメリットはコスト削減効果です。

たとえば、ドコモのオフィスリンクは、定額による内線通話を可能にしています(全国のFOMA/LTEエリア内に限る)。これにより、本社と支所などの拠点間だけではなく、国内遠方に出張中の社員に対しても、通話料を気にすることなく内線で連絡を取り合えるようになります。

また、維持管理や保守に要する手間やコストを削減できます。

固定電話での通信には、PBX(*2)と呼ばれる社外の公衆回線網と社内の電話機を結ぶ構内交換機(電話交換機)が使用され、内線もPBX装置で管理されています。PBX装置は、内線番号の追加や削除をするだけでも外部の専門家に作業を委託しなければならないことがあり、コスト増の要因となります。

*2 PBX:Private Branch eXchange(プライベート ブランチ エクスチェンジ)。かかってきた外線を内線につなぐ、また各電話機からの発信を外線につなぐ機能を持つ。それ以外にも着信・発信制限などさまざまな機能も。

それに対して、オフィスリンクを導入することで、携帯電話を内線化することができるため、これまで運用してきたPHSやPBX側で必要な電話機などの設備を削減することが可能になり、維持管理と保守に要する手間やコストも削減できます(図1)。加えて、内線番号や内線番号にひも付く利用者の設定・変更も、パソコンの管理画面で簡単に行えるというメリットもあります。

図1:オフィスリンク導入前後でのPHS/PBX設備削減イメージ

さらに、顧客からの電話対応のスピードアップにもなります。
スマホの内線化によって、外出中の担当者への電話をスマホに転送する手間を低減。加えて、オフィスリンクの場合、代表番号にかかってきた電話を担当グループのなかで、通話中ではない誰かのスマートフォンに着信させる機能を備えています。これにより、顧客からの電話の対応が速やかになるのです。

スマホを内線化することで、従業員は自席にいなくても内線を受けられるようになります。前述のとおり外出先であってもです。スマホの内線化は、働く場所を自由に選ぶことをも可能にするのです。オフィスのフリーアドレス化を推進しやすくなるほか、新たな拠点を開設する際に、固定の回線を用意する必要もなくなり、ビジネス展開のスピードを増すことが可能になります。

スマートフォンだからこそできる連携とは

コスト削減以外にもメリットはあります。
スマホを内線化すれば、クラウドサービスと連携させることができ、その利便性を高められるという効果です。

たとえば、ドコモの「オフィスリンク+」では、これまでバラバラに管理されていた社内外の連絡先を一元管理できるクラウド電話帳を利用することができます(図2)。
この電話帳に全社員の連絡先を登録しておけば、社外にいても電話帳アプリから社員の連絡先を確認して、そのまま発信することができます。せっかくスマートフォンを内線化しても内線番号がわからないと、ついつい携帯電話番号宛てに発信してしまい、携帯電話の通話料が削減できないという課題もありますが、オフィスリンク+では社内への発信はアプリで自動的に内線(オフィスリンク)発信に切り替えてくれるので、社内の運用徹底が実現できます。

図2:「オフィスリンク+」での電話帳とオフィスリンクの連携イメージ

さらに、この電話帳は連絡先のみならず、社内のビジネスチャットの使用やID登録することでWeb会議に参加もでき、状況に応じて、最適なコミュニケーション手段を簡単に選択することができます。

さまざまな業種で活用が進んでいる

スマホの内線化は、さまざまな業種で活用が進み、導入企業に多くのメリットをもたらしています。

サービス事業を手がけるあるお客さまは、仮想PBXサービスを活用したオフィスリンクによって、オフィスのフリーアドレス化を実現(*3)。また、スマートフォンの内線化により、内線通話が増えるなど社員間のコミュニケーションが円滑になったといいます。オフィスリンクの導入で、PBX装置が不要になり、固定電話機も大幅に削減できただけでなく、各機器の維持費も大きく低減できたようです。

ある製造業のお客さまは、PBXの取替えを機に、スマートフォンの導入と内線化をオフィスリンク+で実現し、構内電話の通信品質の向上や顧客対応のスピードアップに役立てています(*4)。

*3 参考: スマートフォンを内線化し、業務アプリも活用 働きやすいワークスタイルを実現し、職場が活性化(リーテムさま)
*4 参考: 全国どこにいても内線通話が可能、顧客対応が迅速に(マキタさま)

これらの事例のほかにも、スマホの内線化によって、通信コストの削減や社内コミュニケーションの活性化、顧客対応のスピードアップを実現されているお客さまは数多くいらっしゃいます。スマートフォンの利点を活かしながら、業務効率を高めて、同時にコストを削減する──。「スマホの内線化」は、企業にとってあるべきスマートフォン活用の形といえるのではないでしょうか。

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