毎日の生活になくてはならない文房具を提供するコクヨ株式会社は、「ひらめき・はかどり・ここちよさ」を提供することをテーマに掲げ、オフィス用家具をはじめ、オフィスや店舗の設計・施工、物流や人事サービスまで、文房具を利用するオフィス、家庭、学校におけるあらゆるニーズに応えるために事業領域を拡大してきた。
　ただし、お客さまのニーズにきめ細かく応えるには、その変化に応じて自分たちを変革する必要がある、と同社は考えている。コクヨグループの情報システムを統括するコクヨビジネスサービス株式会社 取締役 兼 執行役員 ITソリューション事業部 事業部長 福田幸博氏は、「お客さまのニーズの変化に応じて、提供する商品やサービスが変わり、提供の方法、つまり物流も変化しました。こうした変化に応じて、当社の働き方も変わります。働き方が変われば、“ひらめき”“はかどり”“ここちよさ”を満たすオフィスの形も変わります。オフィスや店舗といった空間を提供している当社自身が、革新的なオフィスを実現しなければ、お客さまによい提案ができません」と語る。
　そこで同社は、コクヨ創立100周年に合わせて、大阪および東京のオフィスの全面リニューアルに取り組んだ。福田氏は、「従来のオフィスでは、自分のデスクに座っていなければ電話を受けられないため、業務活動に制約や無駄が生じていました。また、席を外している人の電話を取り次ぐ際の業務の中断や、お客さまとのコンタクトロスによって生じるお客さま満足度の低下など、既存の電話が原因となる問題が多く生じていました。そのため、電話の利用環境を変えれば、オフィスの革新につながると考えました」と説明する。そして、同社が目指したコミュニケーション環境の革新が、電話の「オール無線化／オールIP化」だった。
　同社が取り組んだ電話の「オール無線化／オールIP化」について、コクヨビジネスサービス株式会社 ITソリューション事業部 基盤システムグループ 永沼淳一氏は、「新たなワークスタイルを創出するオフィスを実現するには、日々のコミュニケーションの基本である電話の変革が必要です。その解決策が、モバイルセントレックスとIP電話の導入でした。同時に、内線電話を全てIP化するとともに、外線もIP化すれば、通信コストの削減や、組織変更および人事異動に伴う電話工事のコスト削減、内線番号および課金管理などの業務負担の軽減といった効果も期待できます」と説明する。

　モバイルセントレックス、IP電話の導入は、コクヨのオフィス間だけではなく、外線の利用頻度が高い販社や配送センターなどを含めた全ての拠点を対象としたため、かなり大規模なプロジェクトとなった。このプロジェクトでポイントとなったのが、ネットワークを含めたサービスの選定だった。
　実は、同社は以前より、VoIPゲートウェイを導入して、拠点間の内線電話の無料化を実現していた。そのネットワークはATMネットワークで構築していたが、帯域の増強が課題となっており、オフィス間を結ぶ新たな音声ネットワークの構築が必要だった。また、オフィス間のIP電話は、SIPサーバを自営することで実現する計画だったため、外線をIP化するサービスも必要だった。さらに、流通拠点や販社などには、それぞれの要件に最適なネットワークやIP電話サービスを求めていた。
　これらのサービスを選定するにあたり福田氏は、「音声が途切れたり、通話ができなくなったりすると、業務に甚大な影響が生じます。オール無線化／オールIP化という挑戦的なプロジェクトに取り組む一方で、ネットワークやサービスの選定に冒険は禁物です。信頼性において実績のあるサービスを、慎重に選びました」と説明する。
　さらに永沼氏は、「異なる会社のサービスを組み合わせて導入すると、運用が煩雑になるばかりか、障害発生時の原因特定や復旧に時間がかかり、信頼性の低下も懸念されます。やはり、ネットワークインフラを1社で導入できることが理想です。しかし、サービスごとに求める要件が異なるため、それぞれの要望に適したサービスの全てを、1社で提供するのは難しいだろうとも考えていました」と続ける。
　しかし、NTTコミュニケーションズならば、同社の要望にワンストップで応えることができる。そして同社は、今回のプロジェクトで必要となったネットワークおよびIP電話サービスを、NTTコミュニケーションズから導入した。

　コクヨオフィス間の音声ネットワークには、NTTコミュニケーションズの広域イーサネット「e-VLAN」が選ばれた。その経緯について福田氏は、「当社では、以前より拠点間のデータ通信にe-VLANを利用しており、通信の信頼性および安定性、サービスの品質を高く評価していました。その実績が、音声通信においてもe-VLANを選んだ理由のひとつです」と説明する。
　オフィス間は、物理的に分けた2つのe-VLANで構成し、音声通信とデータ通信を分離して信頼性を追求した。また、外線のIP化は、e-VLANをはじめNTTコミュニケーションズの各種VPNサービスからダイレクトにIP電話網へ接続できる、「.Phone Direct」を導入して実現した。
　また、高いコストパフォーマンスを求めた販社などとのIP電話は、NTTコミュニケーションズの「企業向けOCNサービス」と「.Phone IP Centrex for OCN」を組み合わせて導入した。コクヨと販社など双方のネットワークがNTTコミュニケーションズのVoIP基盤網に接続されたおかげで、コクヨと販社などとの間は050IP電話番号による無料通話を実現した。そのインフラを活用して、同社は無線LAN対応携帯電話を導入して、モバイルセントレックスも実現している。
　プロジェクトの成果について永沼氏は、「NTTコミュニケーションズのVoIPネットワークとSIPサーバの組み合わせで実現されたモバイルセントレックスによって、席を外していても電話を取れるようになり、コンタクトロスや行動の制限がなくなり、ワークスタイルの変革に役立っていると感じています。また、相手に直接電話がかかるため、電話の取り次ぎも解消できています。内線圏内にいる場合は、自動的に内線でつながるため、外線経由で携帯電話にかけることがなくなったお陰で、通話料が抑制できていると思います。運用面においても、人事異動の際、外線電話の変更がない限り電話帳を変更する必要がありませんし、席替えの際も電話工事をすることなく、電話機をLANケーブルでつなぐだけで済むなど、コストと作業の両面で効果が得られています」と説明する。
　コクヨビジネスサービス株式会社 ITソリューション事業部 基盤システムグループ グループリーダー 鷹野司氏も、「プレゼンス機能によって、相手が在席中か電話中か、といった状況が電話をかける前にわかるため、無駄な電話が一切なくなり、業務効率に効果が得られていると確信しています。電話をソフト化するのではなく、電話機に新たな機能を付加する目的で導入したソフトフォンも便利です。例えば、パソコンで電話帳を検索して、相手の情報をクリックするだけで電話がかけられる機能や、着信と同時にパソコンの画面に発信者の名前が表示される機能があります。携帯電話でおなじみの発着信履歴機能も、ソフトフォンによって実現しています。この機能があれば、出られなかった電話にも、確実に電話をかけられます」と説明する。
　コクヨの革新的なオフィスの実現に貢献している、同社の新しいIP電話環境。新たなワークスタイルの創出と、業務の効率化、コストの最適化に、今後もNTTコミュニケーションズのネットワークとIP電話サービスが支えとなるだろう。