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Biz安否確認/一斉通報

導入事例:
日比谷総合設備株式会社

サービス導入が容易で信頼性の高い安否確認システムを構築

導入の背景 安否確認/一斉通報サービス

全国規模の防災訓練を実施したが、安否確認や集計に時間を要した。

日比谷総合設備株式会社 東京本店 総務部 部長 天海 三千夫 氏

日比谷総合設備株式会社 東京本店 総務部 部長
天海 三千夫 氏

 日比谷総合設備株式会社様(以下、日比谷総合設備)は、空気調和や給排水衛生、電気、情報通信などの設備工事を総合的に幅広く展開。40年以上にわたって蓄積された経験と技術を基盤に、「最適の建物環境を最高水準で提供する」ことに日夜挑戦を続けている。
 同社では数年前よりBCP(事業継続計画)に積極的に取り組んでおり、災害時に社員やその家族の安否確認を行うシステムの導入を検討した。特に現場での 工事が多い事業の性格上、有事の際に各現場に散っている社員の安否を確認するということは、同社にとって極めて重要性の高い取り組みであった。
 東京本店 総務部の天海 三千夫部長は、同社のBCPに対する取り組み姿勢を説明する。「弊社にとってBCPの第一の目的は、災害時に社員やその家族の生命・財産を守るというこ と。そしていうまでもなく、お客さまの施設や社会基盤の復旧を支援することです。そのためには、迅速な対応を行うための体制づくりが不可欠であると考え、 社内でBCPに取り組みました」。
 その一環として全国規模で防災訓練を実施したが、その際に充分な安否確認ができなかったことがシステム導入のきっかけとなったという。天海氏は続ける。 「多くの社員に携帯電話を貸与していますので、携帯メールや伝言ダイヤルなど、さまざまな手段を駆使して安否確認の訓練を行ったのですが、安否の確認がと れるまでに長い時間を要しました。短文であっても、携帯メールの送信が苦手な社員も多いですからね。また安否情報が災害対策本部に入ってきても、その情報 を集計して全体の状況を把握するのに多大な手間と時間がかかってしまいました。そこで、安否確認やその集計が迅速にできるICTソリューションを導入しよ うということになったのです」。

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選択の決め手 安否確認/一斉通報サービス

管理側もユーザー側も使いやすいサービス。企業としての信頼性や実績も高く評価。

日比谷総合設備株式会社 東京本店 安全品質管理部 安全部 副部長 川名 和之 氏

日比谷総合設備株式会社 東京本店 安全品質管理部 安全部 副部長
川名 和之 氏

 こうして同社では、安否確認サービスの導入検討が始まった。検討にあたっては、複数の企業とサービスを慎重に比較。最終的にNTTコミュニケーションズ(以下、NTT Com)の『安否確認/一斉通報サービス』が採用された。『安否確認/一斉通報サービス』は、システムの構築やソフトウェアのインストールが不要であり、既存のPCや携帯電話がそのまま使用できるなど、導入が容易であることが特長だ。また、携帯電話やPCのWeb、メールに加え、音声通話を利用したより多くのコミュニケーション手段で安否確認や一斉通報を確実に利用することが可能となっている。さらに、災害発生時に管理者が不在の場合にも、自動でメールを配信する初動サポート機能や、社員が登録した安否情報を自動的に集計し、管理者の状況把握を迅速にサポートできることも大きなメリットといえる。
 東京本店 安全品質管理部 安全部の川名 和之副部長は「各社からプレゼンテーションを受けたのですが、NTT Comのサービスは導入が容易であると同時に、管理者側にもユーザー側にも使いやすいシステムであるという印象を強く持ちました。もちろん、費用や信頼性なども併せて検討したわけですが、費用はもとより、NTT Comの企業としての信頼感や実績なども高く評価して、採用を決定しました」と、採用に至ったポイントを挙げる。

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評価と展望 安否確認/一斉通報サービス

安否確認訓練において予想以上の成果。パンデミックなどの非常時にも活用が期待。

日比谷総合設備株式会社 総務部 人事担当 課長 井上 隆 氏日比谷総合設備株式会社 考査室 主任 渡部 秀一 氏

日比谷総合設備株式会社 総務部 人事担当 課長
井上 隆 氏(写真左)

日比谷総合設備株式会社 考査室 主任
渡部 秀一 氏(写真右)

 こうして『安否確認/一斉通報サービス』は2008年12月に導入されたが、翌年1月の防災訓練において、早速そのパフォーマンスが試されることになった。導入から訓練まで時間は少なかったが、同社では事前に各部署や事業所ごとに、安否確認システムを使うための研修を実施して訓練に臨んだ。
 総務部人事担当の井上 隆課長は、その訓練における安否確認状況を説明する。「今回システムを導入したことにより、災害発生想定時刻から3時間後の時点で、全社員の95%の安否情報を確認できました。以前は何時間たっても返信がない社員も多数いましたので、この回答率の高さは本当に予想以上でした。事前研修の成果もあると思いますが、送られてきたメールに対し、携帯のWebブラウザから簡単に安否情報を登録できる使いやすさが、この結果につながったのだと思います」。
 また、考査室の渡部 秀一主任は「以前のデータ集計は名簿と対照しながら一人分ずつ手作業で行わざるを得ず、1日かかっても終わらないということもありました。それがこのサービスでは、安否情報が集計された表をダウンロードし、プロジェクターなどを使って災害対策本部のメンバーがリアルタイムで共有することができ、迅速な対応を行うことが可能になりました。実際に使ってみて、まさに『目から鱗が落ちる』思いでした」と、訓練での評価を語る。
 天海氏は「このサービスの導入により、万一の災害時にも迅速な社員の安否確認ができ、その次のアクションを適切に起こすことが可能になりました。もちろん災害だけではなく、懸念される新型インフルエンザなどのパンデミック時にも活用が期待できるのではないでしょうか。現在は社員のみを対象にしていますが、実際に現場での工事に携わっている協力会社の社員の方々まで安否確認の範囲を広げていくことも検討したいと思っています。また非常時だけでなく、一斉通報機能を平常時の社員への通達などに利用してみたいですね」と期待を込めて結んだ。『安否確認/一斉通報サービス』は、日比谷総合設備の重要なBCP基盤として、これからもその活動をサポートしていくことだろう。

日比谷総合設備株式会社

http://www.hibiya-eng.co.jp/

■所在地/東京都港区芝浦4-2-8 ■設立/1966年3月 ■資本金/57億5,344万円 ■従業員数/725名 ■事業内容/空調・給排水・電気・情報通信などの設備工事

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