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導入事例

ケネディクス株式会社

Biz Communicator:ビズ コミュニケーター

ケネディクス株式会社様 外出先からでも投資家に素早く対応。ケネディクスの「レスポンスの早さ」と「信頼」を、リモートデスクトップ「Biz Communicator」のリモートツールが後押し
  • 社名:ケネディクス株式会社
  • 本社:東京都港区新橋2-2-9 KDX新橋ビル
  • 設立:1995年4月
  • 資本金:237億8,734万5,383円(2009年12月末現在)
  • 社員数:連結159名 単体75名(2009年12月末現在)
Before & After
現場担当者の声

BEFORE

出張時や自宅からでも、通常と変わらない
PC環境で仕事ができるしくみが求められていました。

ケネディクスは、不動産投資に関する総合的なサービスを提供している。事業の柱は、国内外の投資家から委託を受けて不動産を取得し、その資産を運用・管理するアセットマネジメント業務。設立は1995年と比較的新しい会社だが、事業を順調に拡大し、2002年にナスダック・ジャパン(現ヘラクレス)、03年に東京証券取引所市場第二部、04年に同第一部上場を果たした。09年12月末現在、グループ全体のアセットマネジメント受託残高は9,000億円を超えており、日本有数の不動産ファンド運営会社としての地位を築いている。

今回取材に応じていただいたのは、ケネディクス総務・人事部の渡辺正明さんと杉山崇則さん。渡辺さんはシニアマネジャーとして役員会や株主総会の事務局を務め、杉山さんは情報システムチームで情報システムの管理を担当している。

総務・人事部シニアマネジャーの渡辺正明さん(左)と、総務・人事部情報システムチームの杉山崇則さん(右)

総務・人事部シニアマネジャー
渡辺正明さん(左)

総務・人事部情報システムチーム
杉山崇則さん(右)

社員が出張時でも業務を滞らせないようにすることが、情報システム部門の大きな課題でした。
ケネディクスは少数精鋭のプロフェッショナル集団で、アセットマネージャーと呼ばれる物件運用担当者がそれぞれ複数の物件を担当しています。しかも運用している物件は全国各地に存在しています。現地の管理会社などと頻繁に打ち合わせが必要なアセットマネージャーは、必然的に出張が多くなります。
また、投資家の希望に沿った物件を新たに発掘・取得する「アクイジション」と呼ばれる業務の担当者も、情報を集めるために全国各地の物件を見て歩くため、頻繁に出張します。

そうはいっても、出張中だからといって投資家をはじめとする関係者へのレスポンスが遅れるようなことがあってはなりません。業務が滞ると、ファンド全体の立ち上げや運営のスケジュールに影響が出てしまい、結果として関係者にご迷惑をお掛けする可能性があるからです。このため、出張中でも会社にいる時と変わらず、メールをチェックしたり、契約書等のドキュメントを閲覧・編集したりできる環境が求められていました。

総務・人事部情報システムチームの杉山崇則さん

現場担当者の声
「従来の方法では、利用者にもシステム部門にも大きな負担がかかっていました」

一方、社内で仕事をする管理部門も、事業継続の観点から、自宅でも業務を遂行できるしくみを必要としていました。例えば、決算事務など期限が定められた業務の場合、もしも新型インフルエンザが大流行して出社できない状況になったとしても、仕事を停止するわけにはいかないからです。

ここで重要となるのがセキュリティです。業務上、賃貸借契約等の入居者情報を含め、絶対外部に漏らすことのできない個人情報を大量に取り扱っているだけに、弊社は極めて厳格なセキュリティポリシーを適用しており、社外へのデータの持ち出しは一切禁止しています。

また、金融商品取引法の規制対象業種でもあるので、関連会社であるJ-REIT(不動産投資信託)運用会社との情報隔離、社内においても運用中のファンド情報をアクイジション担当部署からアクセスできないようブロックするなど、法規制や社内ポリシーに基づいた情報管理を徹底しています。

社外でPCを利用する場合も、データへのアクセス権保持やアクセス履歴を残すなど社内と同じセキュリティポリシーを保持することが絶対条件です。このため弊社では、社外でリモートアクセスする必要がある場合には、従前はデータの入っていない空のPCを持ち出してそのPCから指紋認証を経て社内LANにアクセスしていました。
この方法だと利用者は指紋認証を含めて何回もの認証を経てアクセスする必要があり、コストが高いうえに指紋認証が正常に働かないなどといったトラブルも多くありました。そのため利用者にとっては煩雑な操作で負担がかかり、さらに情報システム部門でも物理的な管理・対応が煩雑で時間がとられ、やはり大きな負担となっていました。

導入前の環境と課題のまとめ

  • 出張の多いアセットマネージャー等の担当者がセキュアにメール確認や顧客情報へのアクセスをできるようにしたい。
  • インフルエンザ等の影響で出社できない場合も、管理部門の社員が社外から業務を継続できる環境を確保したい。
  • 現状のリモートアクセスの使い勝手や管理の煩雑さを改善したい。

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AFTER

USBキーという物理的な装置の存在が
セキュリティ確保のうえで重要な役割を果たしている。

現状のリモートアクセスに代わるシステムを検討していた弊社の情報システム部門が、NTTコミュニケーションズからの提案でリモートデスクトップ「Biz Communicator」rを知ったのは2008年。導入の決め手となったのはコストパフォーマンスとセキュリティの高さでした。

コストパフォーマンスでは、それまで利用していたリモートアクセスに代替するものとして低コストで利用ができることがポイントでした。それに、初期費用や月額費用などの金額が、IDごとに決まっていることもわかりやすかった。

人事部シニアマネジャーの渡辺正明さん

現場担当者の声
「使用方法が簡単なので、導入のハードルは非常に低かったように思います」

セキュリティの高さでは、パスワード入力だけではなく、USBキーがリモートアクセスに必要であることが導入の決め手になりました。
パスワード入力だけでは、それが漏れると外部から入られてしまう危険性があります。リモートデスクトップ「Biz Communicator」の場合、USBキーといういわばドアの鍵のような物理的な装置が必要なうえに、さらにパスワードを入力しないと社内のPCにリモートアクセスできないところが、安心感につながりました。

さらに、リモート操作しているPCは、あくまでも社内PCであるため、仮に印刷を行っても、PCにインストールされている社内プリンターに出力されるだけであり、それ以外のプリンターに出力はされません。同様の理由で、リモートデスクトップ「Biz Communicator」を使用して、リモート先からリモート元コンピューターにデータをコピーすることもできません。

このほか、インターネットを利用できるPCがあればほぼ問題なく社内のPCをリモート操作できる使い勝手の良さ、使用方法が簡単でユーザーに説明しやすいことなども、リモートデスクトップ「Biz Communicator」導入のポイントとなりました。

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効果

出張時のレスポンス向上など会社全体の効率アップに寄与。

ケネディクスがリモートデスクトップ「Biz Communicator」を導入したのは2008年7月。出張の多いアセットマネージャーなどを対象に50IDを一括導入しました。その後、新型インフルエンザ流行時の在宅勤務用として総務、経理などの管理部門でも使用することになり、09年6月に15IDを追加しました。原則としてマネージャー以上の資格を有する管理職を対象としていますが、それ以外の社員でも業務上必要な場合には貸し出す形で対応しています。

エントランス。出張の多いアセットマネージャーもいまでは外出先からメール返信などができ、投資家のお客さまをお待たせすることはない。

エントランス。出張の多いアセットマネージャーもいまでは外出先からメール返信などができ、投資家のお客さまをお待たせすることはない。

社外でも特別な設定を施すことなく社内にいるのと同じセキュリティポリシーで利用できますから、外出する機会の多いアセットマネージャーは、出張中でも投資家からのメールにすぐ返信できます。さらに、社内のファイルシステムにアクセスし、契約書等のドキュメントを閲覧・編集することもでき、社内にいるのと変わらない使用感が得られますから、非常に好評です。

アセットマネージャー以外でも、役員会の準備など期限が決まっている業務や、平日・休日にかかわらずサーバーのトラブルに対応する必要のある業務の場合、リモートデスクトップ「Biz Communicator」があれば、いつでも社内にリモートアクセスできるので、心理的負担が少なくて済みます。情報システム部門としても、以前のリモートアクセスに比べ、導入時の設定やトラブル時の対応にかかる時間が大幅に短縮されました。

結果としてリモートデスクトップ「Biz Communicator」の導入は、投資家をはじめとする関係者へのレスポンスの向上などを通じ、会社全体の効率アップにつながっており、いまや弊社になくてはならない重要なツールとして定着しています。

導入の決め手と効果のまとめ

  • コストとセキュリティを決め手に導入。
  • 出張時における投資家へのレスポンスが向上。
  • 導入設定やトラブル対応など情報システム部門のヘルプ業務も短時間で終了。

現場担当者の声

「サポートに要する時間も手間も軽減されました」

総務・人事部シニアマネジャーの渡辺正明さん(左)と、同情報システムチームの杉山崇則さん(右)

総務・人事部シニアマネジャー
渡辺正明さん(左)

総務・人事部情報システムチーム
杉山崇則さん(右)

杉山
リモートデスクトップ「Biz Communicator」を導入する前は、データを保存しない状態の持ち出し用のノートPCを出張時に貸し出していました。指紋認証によりリモートアクセスをして社内LANへのアクセスはできるのですが、セキュリティ確保のため何重にもプロテクトをかけていたので、パスワードを何度も入力する必要があり、うまく指紋認証できずに使えない、ということもありました。利用する社員とそれを管理する我々のチームには、結構な負担がかかっていたのです。
渡辺
それでもアセットマネージャーといった営業メンバーがほとんど毎日、杉山のところにノートPCを借りに来ていました。出張が多いため、やはりPCを持っていかないと仕事にならないのです。
杉山
出張中にPCが必要になるケースが山ほどあるので、使いにくくトラブルも多いとわかっていても、PCを使わざるを得なかった。ですから、より使い勝手のいいリモートアクセスツールに対する強いニーズが、以前から社内にはありました。
そのため、リモートデスクトップ「Biz Communicator」の導入決定に際し、利用募集をメールで周知したところ、想像以上の反響がありました。
渡辺
ごく通常の業務ソフトが使えるくらいのITリテラシーがあれば簡単に使えるのが、リモートデスクトップ「Biz Communicator」のいいところですね。
杉山
利用者には、リモートデスクトップ「Biz Communicator」と一緒に、A4用紙1枚のマニュアルを渡すだけで済みますし、社員のパソコンへのセットアップも、5、6分あれば終わってしまう。以前の指紋認証システムでは、長い場合には1時間ほどかかることもありました。
問い合わせや質問の数もはるかに減りました。トラブルが稀にあっても、リモートデスクトップ「Biz Communicator」なら電話だけで対応が済んでしまうことがほとんどです。指紋認証によるリモートアクセスを使っていた頃は、直接PCを確認する必要があることが多く、とても電話だけで済ませられることはありませんでした。
渡辺
PCがフリーズしたりする度に、杉山たちに「何とかしてよ」とお願いする私でも、リモートデスクトップ「Biz Communicator」に関しては、たった一度問い合わせただけで、それも電話ですぐに解決する簡単なものでした。それからは問題なく使えています。
リモートデスクトップ「Biz Communicator」の場合、利用者のハードルは非常に低かったと思います。
杉山
メンテナンスという面では毎週1回、皆さんに「USBキーをなくさないように」という注意喚起のメールを出し、所在の確認をお願いしています。所在さえ確認できていれば大事には至りませんし、仮に落としてしまったという連絡があっても、管理画面でパスワードを変更し、利用を停止すれば良いだけなので安心です。
ケネディクス株式会社様 リモートデスクトップ「Biz Communicator」構成図

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「役員会の資料まとめにもフル活用」

実際にリモートデスクトップ「Biz Communicator」を使う渡辺さん。「いまはもう使っている人間がBiz Communicatorがある環境になじんでしまい、まるでペンや電卓といった文房具のような感覚で使っています」

実際にリモートデスクトップ「Biz Communicator」を使う渡辺さん。「いまはもう使っている人間がリモートデスクトップ「Biz Communicator」がある環境になじんでしまい、まるでペンや電卓といった文房具のような感覚で使っています」

渡辺
私は役員会や株主総会の事務局などをやっていますが、一定の基準以上の案件、たとえば数億円以上の物件を取得するために資金を出す、というような案件は役員会にかけなければなりません。多い時は1度の役員会で10件くらいの案件を審議することもあります。昨今の経済環境の急激な変化に伴い、出資条件が複雑化するなど、重要度の高い案件も多くなっているのです。

このため、月2回の定例役員会だけでは間に合わず、臨時の役員会を開くこともあるので、年間30回以上役員会を開いている計算になります。役員会を開く時は事前に議案の連絡をもらって、社内外役員の方々に資料を送るなどの作業が必要になります。場合によっては、案件の担当者から夜中に資料が届いたのを確認して、PDFで何十枚という資料をまとめて、役員に送ったりすることもあります。

リモートデスクトップ「Biz Communicator」の導入前は、いくつかのメールの確認待ちだけのために会社に泊まり込みの状態にならざるを得ませんでした。それが、導入してからは自宅のPCの画面を通じて、資料のとりまとめができるようになりました。以前は役員会の前は「何かあったらどうしよう」と不安に思うことも多かったのですが、いまはインターネットにつながっているPCがあってリモートデスクトップ「Biz Communicator」が使えれば何とかなるので、心理的な負担も軽くなりました。

アセットマネージャーの場合も、急ぎのファンド立ち上げといった案件が多いのに加え、その運営はリファイナンス(借り換え)や物件のメンテナンスなど、常に時間が足りないくらいですから、リモートデスクトップ「Biz Communicator」によって業務が効率化され、負担が減っているようです。実際に1、2日でも案件処理が短縮されれば、営業面では迅速なレスポンスで信頼を得られますし、銀行や投資家もご安心だと思うのです。

杉山
場合によっては関係者の都合などで、土日でもアセットマネージャーが出社しなければならないことがあります。その際に、「どうしてもこの時までにこういうことをしないといけないから、ちょっと助けてほしい」といったヘルプ対応をお願いされる時があるのです。そういう時でも私が出社する必要はなく、外出中であっても「Biz Communicator」「ノートPC」「インターネットに繋ぐための通信カード」の3点セットを持っていれば対応することができます。

これまでであれば、サーバーがきちんと動作しているか、休みの日など特に心配でした。いまは常に、3点セットを持ってさえいれば、何か休日中にトラブルが生じても、リモートでアクセスしてサーバーの面倒をみることができる。それが非常にありがたいです。

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「管理部門の業務継続にも有用なツール」

渡辺
私たち管理部門も、新型インフルエンザ対策がきっかけでリモートデスクトップ「Biz Communicator」を本格的に利用することになりました。弊社は12月末が決算期末なので、仮にその時期にインフルエンザが大流行して経理部門がいなくなると大変なことになります。管理部門でも期限があり仕事を止めるわけにはいきません。リモートデスクトップ「Biz Communicator」があれば、自宅からでも業務を継続できるという安心感は大きいですね。

インフルエンザ流行時には、それほど逼迫した事態にはならずに済みましたが、私が個人的に役立つと思ったのは、もし誰か弊社の社員自身が病気にかからなくても、例えばお子さんなど家族の誰かが病気を患った時に、自宅待機しなければならないような場合です。リモートデスクトップ「Biz Communicator」があれば、ちょっとした意思確認はもちろん、自宅からでも業務を続けることができます。 また自宅で作業をする場合、自宅PCに個々にウイルス対策を施すようお願いするようなことは難しい。それがリモートデスクトップ「Biz Communicator」なら、自宅PCのウイルスが会社のPCに感染することはないわけですから、セキュリティ面でも安心です。

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「いまやなければ困る、というツールに」

杉山さんは「導入前はサーバーがきちんと動作しているか、休みの日など心配でした」と話す。

杉山さんは「導入前はサーバーがきちんと動作しているか、休みの日など心配でした」と話す。

杉山
リモートデスクトップ「Biz Communicator」でいつでも社内のシステムにアクセスできる安心感は非常に大きいようです。
いまは65IDを契約していて、アセットマネージャーとアクイジション・チームのマネージャー以上がリモートデスクトップ「Biz Communicator」を利用しています。
渡辺
弊社会長の本間が、「アセットマネジメント業務は『汗かき』マネジメント業務だ」とよく言っています。
不動産の金融商品化などと聞くと、非常に先進的な印象を受けるかもしれませんが、実際にはかなり泥くさい仕事です。
契約書を作ったり、物件に関係するいろいろなパートナーとやり取りしたりと、非常に手間ひまのかかる業務です。
杉山
1人にかかる手間ひまという意味では、アセットマネージャー1人で抱える案件の数は非常に多いです。
加えて、それぞれの案件にかかわる関係者の数も非常に多い。たとえば、新たにファンドを立ち上げる時などは、弁護士や税理士、会計士など社外の方とも連携します。我々ファンドを組成する側だけでなく、お金を出資する側の方々にも弁護士や会計士がついているわけです。そういう時でも私が出社する必要はなく、外出中であっても「Biz Communicator」「ノートPC」「インターネットに繋ぐための通信カード」の3点セットを持っていれば対応することができます。

ですから、出張中で関係者へのレスポンスが遅れたことによって、ファンドの立ち上げ全体のスケジュールに影響が出てしまう可能性もあります。そうしたことがないようにアセットマネージャーは、メールはもちろん、契約書などドキュメントの作成にもリモートデスクトップ「Biz Communicator」を活用しています。社内にいる時と同じPCの使い方をしているといっていいでしょう。

利用者はもうリモートデスクトップ「Biz Communicator」がある環境が当たり前になってしまい、今となっては「なければ困る」、というツールになっています。

渡辺
そうですね。まるで文房具などのひとつでもあるように、ごく当たり前に利用しているという状況です。弊社はもともとレスポンスは非常に早い会社だと自負しておりますし、それが信頼にもつながっています。今後もリモートデスクトップ「Biz Communicator」を利用して、いつ、どこにいても素早く対応できるようにしたいと考えています。

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