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導入事例

西鉄旅行株式会社

Biz Communicator:ビズ コミュニケーター

西鉄旅行株式会社様 外出先や出向先からも会社の国際便航空チケット発券予約システムにリモートアクセスできるようになるなど、業務効率が大幅に改善。顧客の急なスケジュール変更にも、スピーディに対応できるようになりました。
  • 社名:西鉄旅行株式会社
  • 本社:福岡市中央区薬院3丁目16番26号
  • 設立:1954年11月17日
  • 資本金:4億円
  • 社員数:650名
  • 営業所数:55カ所
Before & After
現場担当者の声

BEFORE

グループ会社全体のセキュリティポリシーにより、 外部からのアクセスには多くの制約が。
効率的な業務が思うようにできませんでした。

85社からなる西鉄グループに属する西鉄旅行は、バスツアーのパイオニアでもあり、海外、国内の豊富な旅行パッケージを取り扱っている。特にスポーツ観戦ツアーに強く、加えてサッカーなどスポーツの世界大会でのスタッフや日本選手団の渡航業務などにも数多くの実績がある。各種業務を行う際には、システムの利用が不可欠となっていた同社では、ある課題を抱えていたという。同社情報システム部の秋吉氏にお話を伺った。

業務のひとつである各種交通チケットの発券予約はすべて専用のシステムで行っており、また社内には経理システムやグループウエアなどの業務システムがあります。そのため、各個人の業務はPC上での作業がメインになっています。

そのような環境の中、社外での業務が多い営業などのスタッフには悩みがありました。特に、海外でのスポーツイベントの際は運営本部に数カ月間、社員が出向するケースがあり、渡航業務全般を請け負います。渡航先でのホテルや食事、移動などの手配、添乗を行うこともあります。その際、航空券の手配などは、会社に電話して他のスタッフが専用システムで予約を入れます。会社にいれば、自分のPCを操作してすぐに手配できるのですが、外出先だと専用システムへのアクセスができず、迅速な対応が難しい時もありました。

営業の深澤さん

現場担当者の声
「外出先ではお客さまをお待たせしていないか心配でした。」

さらに出向社員の中には、個人で対応しているお得意さまを受け持っているケースもあります。その場合は担当者に直接、旅行チケットのオーダーに関するメールが入ってきます。ですから、メールのチェックは欠かせないものでした。ただセキュリティポリシーにより、メールの転送は禁止されていて、会社に戻るか会社のスタッフに電話して確認してもらうなどしなくてはならず、お客さま対応には時間や手間がかかっていました。これは海外の渡航先から24時間、お客さまからメールが入ってくる法人営業の海外渡航業務の担当者も同じ状況でした。
これらのよい解決策がないか、システム担当者に、かねてから要望がでていました。

弊社が属する西鉄グループではグループ全体の共通ネットワークがあり、全体のセキュリティポリシーが制定されています。社外へのデータの持ち出しも禁止されていて、リモートアクセスには厳しい規定があります。そのためシンクライアント化の検討もしましたが、コストの面などで実現はできませんでした。

そういった、営業からの要望を受けていた情報システム担当ですが、実は部署内でも同じような課題をかかえていたのです。
各種システムは業務運営の中心となっているので、特にトラブルには速やかに対応しなければ、旅行代理店としての業務に重大な支障をきたします。ですので、すぐに対応できるよう外部からのシステムメンテナンス用のアクセス手段を確保していました。
しかし接続は携帯電話のダイアルアップでしたので、できる作業もアプリケーションの監視程度で、緊急のトラブル対応などは思うようにできません。
たとえば、休日や夜間などに緊急事態が発生した場合、現場に行かなければほとんどの作業ができませんでした。ですから、トラブルの際に社外に居ながらにして担当者がアクセスでき、復旧対応できる環境が必要でした。

導入前の環境と課題のまとめ

  • 海外の航空券の手配ができる専用システムは社内PC限定
  • お得意さまからのオーダーに関するメールは、社外からはチェックできない
  • 緊急時のシステムメンテナンスなど、速やかに外部から対応できる環境が必要

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AFTER

セキュリティ対策が整備された基幹システムの設定を変えることなく、しかもリーズナブルに導入。

リモートアクセスの機能をシステムに実装した場合、第3者からアクセスされないように、認証や暗号化をする装置や仕組みを導入する必要があります。弊社にはすでにセキュリティ対策が整った基幹システムができていたので、システムの設定変更をすると、場合によってはセキュリティが低下する可能性もあります。それに、コスト的にも現実的ではありませんでした。

また営業が要望している外部からのアクセスの場合、アクセス元は出向先の運営本部などのPCからです。社内の共有サーバーにあるファイルなどを、ダウンロードして持ち出すことはセキュリティポリシーで禁止されています。セキュリティを考慮し、かつ課題を解決できるサービスを探している時に紹介されたのがリモートデスクトップ「Biz Communicator」だったのです。

宿泊輸送部門の林さん

現場担当者の声
「リモートで簡単に会社のPCが操作できます」

リモートデスクトップ「Biz Communicator」の「リモートツール」は、既存のシステムに手を加えることなく、現在のネットワーク環境のまま導入できるというメリットがありました。 またセキュリティ面でも配慮されており、出向先など外部のPCへのファイルダウンロードはもちろん、コピー&ペーストもできないようになっています。さらに印刷もできないので、まさに社外へデータを持ち出さないというセキュリティポリシーに適合したサービスでした。西鉄グループ全体のシステム管理をする担当に確認したところ、グループのセキュリティポリシーを問題なくクリアしました。

実際の使い勝手も福岡市の本社でテスト導入を行い、セキュリティや操作性に問題がないことが確認できました。その結果が評価され、当初の導入目的であったシステムメンテナンスの利用だけでなく、出向社員や海外業務担当者にとっても、お客さまへのサービス向上と業務の効率化につながると判断し、導入にいたったのです。

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効果

リモートツールでどこからでもシステムトラブルへの緊急対応が可能に。
営業は外出先でも顧客対応ができ、業務効率が向上。

最初に導入したのは情報システム部でした。同部署の担当が行うサーバーメンテナンスでは、以前はトラブルがあった場合はシステムのある場所に駆けつける必要がありました。それがリモートデスクトップ「Biz Communicator」の導入により、担当者が外出していたり、休日や深夜でも自宅に居ながらにして、リモートツールでアクセスし、メンテナンスが迅速に行えるようになりました。

宿泊輸送部門の林さん

現場担当者の声
「海外からでもストレスなく使うことができました」

出向社員は、出向先からでも社内のPCにリモートツールでアクセスできるようになりました。メールの確認もでき、社内のPCでなければ利用できなかった航空チケットの発券予約システムが使えるようになりましたので、お客さまの急な予定変更にも迅速に対応できるようになり顧客満足度の向上につながっています。スポーツの国際大会の実行委員会などでは、さまざまな旅行代理店が出向してきますが、まだこのようなリモートでアクセスできるようなシステムを使っているところはなく、弊社の迅速な対応に評価をいただいています。

加えて、これまで出向社員の代わりにオーダーを受け付けたり、航空チケットを手配していたスタッフも、その作業から解放され、結果的に会社全体としても業務効率が向上しています。

導入の決め手と効果のまとめ

  • 既存システムの設定はそのままに、手間がなく低コストで導入することができた
  • 導入により、社外からシステムの緊急トラブルへの対応が可能に
  • 社外からも顧客ニーズに迅速に対応、顧客満足度の向上とともに業務の効率化を同時に実現

現場担当者の声

「航空券の発券・予約などといった 会社のPCでないとできない業務があるので、
以前は効率面で課題をかかえていました。」

経営企画部 情報システム担当 秋吉 聰賢さん

経営企画部 情報システム担当
秋吉 聰賢さん

秋吉
福岡の本社で情報システム担当をしています。リモートデスクトップ「Biz Communicator」は当初、システムメンテナンス目的で本社で導入しました。システムメンテナンス上は、深夜・休日問わず、いつトラブルが起きるかわかりません。

システムメンテナンスは数名で担当しているのですが、リモートアクセスできるPCが限られていて、土日は交替でそのPCを持ち帰っていました。しかも携帯電話を使ったダイアルアップでしたので、バッチのチェック程度しかできませんでした。

東京営業本部 林 直之さん

東京営業本部
林 直之さん

私は将来の国際スポーツイベントを日本に誘致するプロジェクト本部に出向しています。主な仕事はスタッフや来賓する関係者の宿泊や交通チケットの手配です。

海外の航空券の予約は、会社のPCにインストールして利用している専用の航空券発券予約システムを使います。専用のソフトで、利用する台数に応じて契約料もかかるため、すべてのPCで利用することはできません。ですから、航空券の予約は会社に電話して他のスタッフに頼んでいました。操作自体は簡単なのですが、人に頼むとどうしても口頭では伝わりづらく、時間がかかっていました。

Biz Communicatorのリモートツールで自宅や出張先から会社の自席PCにアクセス、社内システム運用保守やチケット手配も可能に

リモートデスクトップ「Biz Communicator」のリモートツールで自宅や出張先から会社の自席PCにアクセスし、POSシステム作業や社内システム運用保守が可能に

東京営業本部 ソリューション営業部 スポーツマーケティング課 清水 祐一さん

東京営業本部 ソリューション営業部 スポーツマーケティング課
清水 祐一さん

清水
私は2009年に開催された海外でのスポーツイベントの際、選手・スタッフの宿泊・輸送の仕事に携わっていて、運営本部へ数カ月間、出向していました。

以前は、リモートアクセスができなかったので、フリーのWebメールを使っていました。でも、セキュリティの問題もあり取り扱いには注意が必要ですし、送信先に迷惑メールとして処理される場合があり、使いづらかったですね。

東京営業本部 ソリューション営業部 スポーツマーケティング課 深澤 礼加さん

東京営業本部 ソリューション営業部 スポーツマーケティング課
深澤 礼加さん

深沢
私も清水さんと同様に運営本部へ数カ月間出向していました。私の場合は、直接私宛てに届く旅行の手配などのメールの対応が必要でした。以前一般の旅行ツアーの窓口にいた時に、利用していただいたお客さまがリピーターとなっていただいており、その後も私宛てにメールをいただきます。ですから、会社のメールのチェックは欠かせませんでした。

以前はセキュリティポリシーにより、メールの転送もできなかったので、会社に電話してメールをチェックしてもらっていました。海外に3週間滞在することもあり、全くメールのチェック自体ができません。お客さまを待たせているのではないかと、いつも不安に思っていました。

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「グループのセキュリティポリシーにも合致し、低コストで手軽に導入できることが魅力でした」

秋吉
情報システム担当としては、セキュリティはもちろん、コストを含めた導入のしやすさもひとつのポイントとなります。セキュリティ対策のために、改めてファイアウォールの設定変更をしたり、認証装置を置いたりするとなると、コストだけではなく、導入までの時間や稼働もかかります。リモートデスクトップ「Biz Communicator」は従来のネットワーク環境の設定を変えずセキュリティを維持しつつも、手軽に導入できるのが魅力でした。
私もちょうど、東京の情報システム担当者に、出向先からアクセスできるよい方法はないか、相談していました。
清水
弊社では、グループウエア上でメールやスケジュールなどを利用しています。添乗員や営業で社内にいない人が多いため、グループウエア上で全社向け掲示版なども用意され、情報共有ができるようにしています。こういった情報も、出向先からは見ることができませんでした。
秋吉
当初、システムメンテナンス目的で使い始めていたのですが、その評判を聞いて東京営業本部の情報システム担当者より出向者のリモートアクセス手段にも活用したいという相談がありました。リモートデスクトップ「Biz Communicator」は、出向社員や海外出張する社員にも、セキュアかつ有効に活用できると確信していましたので、導入に踏み切りました。利用者のPCへの設定は私が管理者権限で行いましたが、簡単な操作で特に問題はありませんでした。出向社員には、出向期間が終わるまでUSBキーを貸与しています。

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リモートデスクトップ「Biz Communicator」の使い勝手や効果は?

「自宅のPCから、システムのメンテナンス作業ができるようになりました。緊急時のトラブルでも、すぐに対応できるので安心です」

秋吉
システムメンテナンスにあたる担当者が、それぞれリモートデスクトップ「Biz Communicator」を持っており、これまでのように、土日に専用のノートPCを持ち帰らずに済んでいます。
平日も帰宅後にトラブルがあっても、自宅から会社のPCにリモートツールでアクセスして、スピーディに対応できるようになったので、これまでとは安心感がまったく違います。
林さんは出向先でリモートツールを活用している

林さんは出向先でリモートツールを活用している

リモートデスクトップ「Biz Communicator」があれば、出向先のPCから、リモート操作で簡単に会社のPCが操作できます。お客さまの急なスケジュール変更があった場合、航空券の予約ができるかどうか即答を求められることもあります。リモート操作があれば、その場で会社の発券・予約システムを見て、即答することができます。

全社向け掲示版などの社内情報を見ることができるので、会社にいるのと同じように仕事ができるようになりました。

「海外からも、ストレスなく自席PCにアクセスできました」

清水
出向先のスタッフに国際便の手配を頼まれた時、その場でリモートアクセスして予約を取ったんです。そしたら、「ここからできるのか」とびっくりされました。他社には、こういった形のリモートアクセスを使っているところはまだありませんでしたから。

大会中でも、PCを持ち込みました。無線LANでインターネットに接続できる環境にあるので、日本の自分のPCにリモートデスクトップ「Biz Communicator」でアクセスしてみましたが、レスポンスもよく、全くストレスなく使うことができました。

「社外からもお客さまからのオーダー・メールがチェックできるので、安心です」

実際にリモートデスクトップ「Biz Communicator」のリモートツールを使う深澤さん。

実際にリモートデスクトップ「Biz Communicator」のリモートツールを使う深澤さん。
「会社のメールはセキュリティの関係で転送できませんでしたので、出向時はもちろん、海外出張に行ったときもすごく不便で不安でした」

深沢
大会開催期間中、約3週間ほど開催国にいました。現地でのスタッフ・選手の宿泊・輸送に携わっておりますので、結構忙しくしています。以前は、メールをチェックしてもらうのに日本との時差を考えながら、会社に電話していましたが、リモートデスクトップ「Biz Communicator」なら、ちょっと時間があいた時にでもすぐにリモートアクセスして、メールのチェックができます。

お得意さまからの旅行のオーダーなら、そのまま予約を入れることもできます。これで、日本にいるお客さまを待たせることもなくなり、現地での業務にも集中できます。今までの煩わしさが、ウソみたいです。

今ではリモートデスクトップ「Biz Communicator」でのリモートツールによる外部からのアクセスがあたりまえのようになっています。一度、使ったらもう手放せませんね。

秋吉
今後もお客さまのニーズにお応えするため、リモートデスクトップ「Biz Communicator」を活用していきたいと思っています。

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