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株式会社NTTファシリティーズ

導入時には、安心、便利、経済性を評価。
3つのバランスの総合力で選んだのが
ShareStage ASPサービス。

Bizストレージ ファイルシェア

株式会社NTTファシリティーズさま

課題

  • 自社および建築主の情報セキュリティポリシーに適うデータ通信手段。
  • 海外の会社との円滑な取引きと情報共有。

対策

決め手

  • 閲覧対象の異なるデータ内容に対応したグループ設定。
  • 秘匿性の高い契約に関する書類を関係者に一斉送信。
  • プロジェクトメンバー全員でのアクセス履歴確認。

効果

  • メールで送れない大容量の書類を転送。
  • 英語環境での快適な使用が可能。
  • 取引先からの資料受け取りにも積極活用。
  • 外国人にわかりやすいユーザビリティ。
決め手
株式会社NTTファシリティーズ 建築デザイン部設計担当 佐藤 章 氏

株式会社NTTファシリティーズ
建築デザイン部設計担当
佐藤 章 氏

99パーセントが海外へのデータ送信
取扱いのデリケートな図面や契約書類を
建築主の納得できる情報共有ツールで管理


NTTファシリティーズ建築事業本部が8月より国際的なプロジェクトでShareStage ASPサービスの導入を決定した。端緒となったのは、発注元である東南アジア企業との情報共有の必要性だ。現地との英文での書類のやりとり、日本とは異なるインターネット通信環境など、海外事業ならではの課題に対してShareStage ASPサービスはどんな解決の役割を担っているのか。建築デザイン部設計担当の佐藤章氏にお話しを伺った。

ご利用イメージ

契約で要求された以上の安全性を目指す

「海外の建築設計契約では日本国内の場合に比べてより細かな条件まで定められる傾向があります。プロジェクトの進行中は図面や各種書類など大量のデータのやりとりが発生しますが、建築主から示された要件の中には、FTPサーバの構築という規定がありました。ただし通常のFTPでは暗号化されないので弊社ではコンプライアンスの観点からFTPサーバの構築はできないとお答えせざるを得ませんでした。契約条件を満たし、かつ弊社のセキュリティポリシーに適うオンラインサービスを探したのが導入のきっかけです」と佐藤氏は話す。その後は社内のSEに意見を聞きながら、いくつかのサービスを比較したという。「デモンストレーション期間中に、クライアントとの通信を想定し、現地の協力会社にIDを付与して実用に堪えるかをテストしました。その結果、現地の通信環境でも問題なく使えるとわかりました」。その後、プロジェクトのメンバーたちと、安全性、使いやすさ、経済性を総合的に判断し、ShareStage ASPサービスの正式導入が決定した。

言葉の壁を意識しないユーザビリティ

都市建築設計部 国際プロジェクト室長 石川 仁氏

導入から半年を経てクライアントからの反応も上々のようだ。佐藤氏は語る。「10、11月にはバイリンガル仕様にShareStage ASPサービスが機能改善されて、利用者ごとに日本語と英語の表記が選べるようになりました。IDを付与する際には、管理者側から各人のデフォルト言語を日英どちらかに設定できるので親切ですね。これまで言語の表示でお客さまからクレームを言われたことはありません」「通常は施主様に向けてコンサルタントのほうから資料を提供する機会が圧倒的に多いのですが、今回は施主様のほうから資料を送ってくることも多いですね。当初の予想を超えてかなりの頻度でグループフォルダを活用されているので驚いています。慣れないうちは、何か質問されても答えられるよう準備していましたが、ほとんど聞かれることもありませんでした。ShareStage ASPサービスは初めて使う方にも、わかりやすいサービスだということですね。機能やスペックに表れないユーザービリティの設計に腐心されていると感じました」
グループフォルダの使い方にも変化が表れている。当初は代表者だけがIDを付与され、受け取ったデータを社内に配布していたが、徐々に追加IDのリクエストが増えてきた。佐藤氏が次のように説明する。「ファイルをアップロードする際にメールのようにメッセージを入れられます。この機能を使って連絡を兼ねることができるので、全員にメッセージが伝わるなら、みんながIDを登録したほうがいいという雰囲気になっています」
国際プロジェクト室長の石川氏も「契約に関する書類の扱いが多いのですが、EメールにいちいちCc:(カーボンコピー)で関係者のアドレスを入れるより、はるかに便利です」と付け加えてくれた。

アクセス履歴をプロジェクトのメンバーが全員で共有

取引先との資料受け渡しにも積極的に活用している

さらに、メンバー間の情報共有では、アクセス履歴が役立っているという。佐藤氏が話す。「履歴の詳細を知ることで、メンバー共有のファイルに、いつどの人がアクセスしたかが一目瞭然です。最初は管理者だけが見られる設定にしていましたが、現在は誰もが閲覧できるようにしています。全員の目があることで、見てない、知らないという無責任なことは言えません。オープンな環境での理想的な情報共有のしかたですね」

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