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エイジシステム株式会社さま

取締役部長
大伴 英雄さま

エイジシステムは、京都と兵庫の豊岡に拠点を置くソフトウェアのシステム開発会社。長年にわたる内線電話の不足による不便さや社員の個人のスマートフォンの業務利用(通話料の社員負担)への不満が見過ごされていた。豊岡拠点のPBXの老朽化とオフィスの移転を機に、両拠点の通信環境の見直しを実施。京都本社の既存のPBXと併用しながらクラウド型PBXを導入し、スマホの内線化を実現。社内コミュニケーションの円滑化による、業務効率化を図る。

導入の背景

オフィスの拠点の移転を機に、通信設備の見直しを実施されたそうですが、
どのような課題があったのでしょうか?

長年に渡って放置されていた内線電話の不足や
個人ケータイの業務利用。

 弊社は長年にわたって各拠点に設置したPBXとビジネスフォンを利用してきましたが、ビジネスフォンは1台を数人で共用しており、誰か1人が使用すると、別の席にいって電話を使わなければならない状況でした。さらに、豊岡拠点との社内連絡は通常の外線電話を使用しており、少なからぬ電話代が発生していました。また、社員には携帯電話などが支給されておらず、個人の携帯電話を業務利用することが当たり前のように行われていて、通話料も社員の自己負担となっていたのですが、その利用状況も十分に可視化できていなかったのです。
これらは業務効率を考えても、従業員満足を考えても、大きな問題だなと思っていました。そんななか、豊岡拠点のPBXが老朽化し、ちょうどオフィス移転の時期だったので、京都本社の通信設備を含めて全社的に見直しを行うことにしたのです。

導入の決め手

通信設備(PBX)のクラウド化を採用した決め手は何だったのですか。

既存のPBXと併用して導入できるクラウド型PBX。
社員個人のスマートフォンを内線電話に。

 通信環境を見直す際の条件として、京都本社は電話番号を変えずに内線を構築したいというのがありました。本社には、営業的な電話や契約関係の電話が集中してかかってきておりまして、電話番号を変えられないという事情があったのです。そのうえで、内線電話の増設や本社と豊岡拠点の間での内線化、スマートフォンの業務利用などの課題をできるだけ解決したい。一方で、これらすべてを一括導入するとそれなりのコストと手間が発生します。
そこで、採用したのは既存の設備を活用しながら、新しいコミュニケーション環境を柔軟に構築できる、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」でした。私どものような少人数規模の企業にとって、やりたいことを柔軟に実現できるクラウド型PBXは、まさにすべてのニーズにフィットするもので、いろいろな課題が並存していた中で、それぞれをうまく解決できる点が決め手になりました。
京都の本社は代表電話を残すために、拠点に設置した既存のPBXとクラウド型PBXを併用。豊岡の新オフィスは老朽化した既存のPBXを排して、PBXレスで内線構築をして導入コストを抑制しました。また、社員個人のスマートフォンに専用のアプリを導入することで自社の内線電話としても利用できるようになりました。

図 システム構成イメージ

導入後の成果

「Arcstar Smart PBX」導入後の効果についてお聞かせください。
特に印象的な変化はありますか。

仮想事務所のように、どこにいても内線電話を構築。
設定は柔軟に自分たちで。

 われわれの開発メンバーは、システム納入先のお客さまの工場内に常駐して作業をしている場合もあるのですが、スマートフォンを内線電話として活用できるようになったことで、開発スタッフと連絡を取り合う場合でもどこにいても内線で通話ができるようなりました。仮想事務所のように気軽に連絡が取り合えあるので通話の回数も増えましたし、全社的にコミュニケーションが活性化された気がしますね。社外の外線電話も、個人のスマートフォンで発信できるため、お客さまと連絡を取る場合のレスポンスなども、速くなっていると感じています。
さらに印象的だったのは、運用の柔軟性です。以前は設定変更が必要になった場合は、その都度に工事業者に設定変更をお願いしなければなりませんでした。「Arcstar Smart PBX」では、自分たちでWebから内線の数を簡単に設定できます。これはクラウドならではの利点ですね。
「コストについては調査中ですが、拠点間の外線通話による通信コストを削減できましたし、これまで個人が負担していた通話料も自社で吸収することができました。個人としても効果は実感しています。

今後について

今後の展開について考えをお聞かせください。

クラウド化によって
社内コミュニケーションをさらに深く活発に。

 開発メンバーには、短期的に協力会社からの外部スタッフが入るケースもあるのですが、その際も内線電話を期間と人員の増減に応じて、個人が所有するスマートフォンにアプリをインストールするだけで、柔軟に内線環境を構築できるようになりました。この点は高く評価しています。「Arcstar Smart PBX」を導入したことによって、社内のコミュニケーションも気軽にできるようになって回数も確実に増えています。今は拠点間だけなのですが、クラウドPBXの環境をグループ企業にも広げられるといいかなと考えています。同社は製造業なのですが、そこの工場と事務所のやり取りも便利になりますし、通信コストも下げられます。私たちの今後の発展には、社内コミュニケーションの強化が欠かせません。その意味でもクラウドに期待しています。

企業情報

社名 エイジシステム株式会社
従業員数 45名(2015年7月1日現在)
事業概要 京都、兵庫に拠点を置き、ソフトウェアの開発で、企業の抱える課題を解決するシステム開発会社。種々の問題を構造的に分析し、設計からシステム開発、納品する受託開発を行っている。また、産業機器等を制御するソフト開発や半導体チップLSIの設計開発も手がける。最近では地元企業とコラボレーションした京都観光客向けのスマートフォンアプリも開発。
URL http://www.agesystem.com/
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