FAXサービスとのシステム連携によりお客さまへの納期回答業務をスピードアップ

　東邦薬品株式会社様（以下、東邦薬品）は、「すべては健康を願う人々のために」という理念のもと、医薬品卸を核に医療分野において幅広い事業活動を推進。グループ企業を含め全国に多数の拠点を展開すると同時に、薬品業界の中でもいち早くICTの活用に取り組み、さまざまなサービスを提供している。
　同社では自社開発のオーダーエントリーシステム『ENIF（エニフ）』により、全国約25,000にもおよぶ調剤薬局から医薬品の発注を受けており、それぞれの注文に対して「受注確認書」と「納品予定表」をFAXで送信している。以前は自前のFAXサーバーを利用していたが、FAXサーバー更改を契機にシステムの見直し検討を開始した。検討にあたっては、「コスト削減」と「遅延の解消」が大きな課題だったという。東邦薬品のICTシステムの開発から管理・運用を行っている株式会社東邦システムサービス（以下、東邦システムサービス）オープンシステム部システム2課の田森隆行課長は、その経緯を説明する。
「FAXサーバーのメーカー保守契約が切れてしまうということで、検討を始めました。当初は、同じメーカーの新機種へのリプレイスで対応する予定でしたが、提案された機種のリース料が非常に高価なものだったので、他の選択肢も検討することにしました。また、ENIFによる受注が大幅に増加したため、注文受付ピーク時には、従来のFAXサーバーでは回答の遅延が起きることもありました。当時は複数台の専用サーバーを駆使して数十回線をFAX送信用に確保していましたが、それでも1時間に2,000件もの注文が集中する時間帯には納期回答にかなりの時間を要していたのです。人の健康に直結する医薬品の販売において迅速なレスポンスは不可欠ですから、遅延の解消も重要なポイントでした」。

　新たな自動FAX送信システムを模索する東邦薬品に、NTTコミュニケーションズから提案されたサービスが『iFAX』だった。『iFAX』はメールとFAX間の双方向通信を可能にしたインターネットFAXサービスで、受発注業務におけるFAXの大量送受信や、情報連絡などの一斉同報送信を「簡単」「確実」「高画質」に実現できるのが特長だ。既存のFAX機器やメール環境をそのまま活用できるため、大掛かりな設備投資は不要。また、全国一律の低料金でサービス利用できる点も大きな魅力となっている。
　提案を受けた田森氏はその際の印象を「現行システムのリプレイスを考えていたので、当初はFAXサービスの利用は念頭にありませんでした。また、ネットワーク経由でNTTコミュニケーションズにアウトソーシングするということで、迅速なレスポンスが可能かどうか、という懸念がありました」と振り返る。しかしその不安も『iFAX』トライアル利用による検証を経て解消。むしろ従来とは比較にならない処理能力を有する『iFAX』により、ピーク時の遅延解消への期待が高まったという。
　「さらに、『iFAX』が電子メールとの親和性が高い点も採用の決め手となりました。最近は紙媒体のFAXだけではなく、メールで納品予定表データを送ってほしいと要望されるお客さまもいらっしゃるので、通常のメールと『iFAX』経由の「メールto FAX」を簡単に使い分けられるのは大きな利点だと思いました。運用コストなどを含めたトータルコスト削減の期待も大きかったですね」と採用に至った評価ポイントを挙げる。

　2008年1月より『iFAX』とのシステム連携を開始。短期間でシステム連携を実現できたのは、東邦システムサービスによるシステム開発およびプロジェクト管理能力の高さがあったことも見逃せない。
　東邦薬品でICTシステム全体の企画を統括する開発本部システム企画室の中込次雄室長は、「月間の運用コストも期待通りに削減できていますが、とりわけ効果が大きかったのはサーバーの年間保守費用ですね。以前は機器メーカーとの保守契約だけでかなりの費用が発生していましたが、現状は数台のメールサーバーの保守費用だけですので、大幅なコスト削減を実現することができました。また、ハードウェアが少なければマシントラブルによるシステムダウンのリスクも減少しますし、『iFAX』は24時間365日、NTTコミュニケーションズが運用監視しているので管理面も安心です。医薬品を扱うということもあり、事前に決められた月1回の定期メンテナンス以外でENIFシステムを止めるわけにはいきませんからね。信頼性の高い『iFAX』に切り替えてよかったと思っています」と導入の効果を語る。
　また、東邦システムサービスでネットワークインフラを担当している田村学氏は「繁忙期や長期休暇明けなどENIF注文受付ピーク時において、以前は2?3時間の遅延が発生することもありましたが、『iFAX』導入後は全く遅延はありません。回答を待っていらっしゃる多くのお客さまのことを考えると、これは大きなメリットですね。また、現在の1時間あたりのFAX送信能力は、以前の約5倍にあたる最大10,000件ですから、注文受付ピーク時も安心です」とレスポンスのスピードアップに言及する。
　最後に田森氏は「これからはお客さまへの情報発信にも『iFAX』を活用できるのではないかと思っています。実は以前からお客さまへ有益な情報提供ができるように一斉同報のプログラムを開発していたのですが、処理能力の問題で実用化できずにいました。『iFAX』を導入したことで短時間に膨大な量のFAX送信を行うことができるようになりましたので、そうした付加価値サービスの提供も検討していきたいと思います」と今後の展開に期待を込める。