インターネットFAXサービスにより部品発注業務を大幅に効率化

　神奈川県大和市に本社と工場を置く株式会社ガスター様（以下、ガスター）は、東京ガスグループの一員として、「ecoジョーズ」をはじめとした給湯機器、ガス温水冷暖房システム、空調システム、その他住宅設備の開発から製造、販売を行っている企業だ。独創的な開発技術と誠実なサービスで人々に快適な生活環境を提供することを理念としており、近年は地球環境問題に対応した製品開発でも注目されている。
　 ガスターでは製品の製造に関わる部品や部材の発注をすべてFAXで行っているが、NTTコミュニケーションズの『iFAX』を導入するまでには、発注書の送信に多大な時間をかけていた。「発注書は毎日夜中に自動で送信していたのですが、件数が非常に多いため『一晩がかり』でやっていました。また、稼働時間の長さに加え、処理中にハングアップやアプリケーション上のトラブルが発生することもあり、担当者が明朝出社してみると、送られていなかったということもありました。部品発注は綿密に練られた生産計画に基づいていますので、タイムリーに発注されないと生産そのものに大きな影響が出ます」。同社のITシステムを統括する経営管理部情報システムグループのマネージャーである菊池俊哉氏は当時の状況をそう説明した。また、それまでのFAXソフトはモデムを介するものだったため、モデムのトラブルというリスクもあり、時間短縮と同時にリスク軽減という観点からも、菊池氏は新しいFAX送信システムを模索していた。

　インターネットによるFAXサービス『iFAX』は、メールとFAX間の双方向通信を可能にしたネットワークサービスである。簡単な操作で一斉同報送信や大量受信を行うことが可能で、なにより既存のFAX機器やメール環境をそのまま使用することができるのが魅力だ。また、簡便なシステムながら送信・受信に多彩な機能を持ち、全国一律の低料金で送信できるのも大きな特長である。
　 このシステムを紹介された際の印象や採用の決め手となった点を菊池氏は以下のように振り返る。「それまでも他社のサービスを検討してみたのですが、導入コストが高かったので躊躇していたんです。『iFAX』を紹介されたときは、多彩な機能を持つうえに費用が安いことに驚きました。また、手間をかけずに導入できるものを考えていたので、その点も我々のニーズにマッチしていました。『iFAX』はメールインターフェイスですので、将来的にはメールへの送信に容易に対応できるということも評価でき、これは使ってみるしかない、と『iFAX』の採用を決めました」

　昨年12月から稼働を開始した『iFAX』は期待通りのパフォーマンスを発揮。部品調達システムの開発・運用を担当する茅野健司氏は「これまで数時間かかっていたものが10分程度に短縮されたようなイメージです。平均すると1日400?500件ぐらいの発注を行っていますので、この効率化は大きいですね。発注書はすべてFAXですが、発注先へメール連絡をすることもあります。そういう際にも画面上で「FAXかメールか」を自社システム側で選ぶだけですので、通常の「メールto メール」と、『iFAX』経由の「メール to FAX」の使い分けがとても便利です。また、日中のオーダーは今まで手作業でやっていたのですが、それもすべて自動化することで誤送信がなくなり、セキュリティの向上にも役立っています」と導入の効果を語る。従来はガスター側の数回線で送信していたものを『iFAX』が持つ処理能力、数千回線というキャパシティで送信するわけであるから、その時間差は計り知れないものがある。稼働後間もなく全国約15,000件の取扱い店へ情報発信を行った際には、業務の時間短縮に大いに貢献をしたとのことだ。
　 また、現在のガスターの部品発注は生産計画から計算された発注データをアプリケーションから取り込んで自動で『iFAX』へメール送信するもので、担当者による入力などの手間をまったく必要としない。この高度なアプリケーションは導入時に茅野氏が開発したものであるが、カスタマイズされたシステムとの連携もスムーズに行えるのが『iFAX』の特長のひとつである。
　 菊池氏は「いままでトラブルもありませんし、『iFAX』からの送信確認メールのレスポンスが非常に速い点も高く評価しています。万一相手先の問題で送信できなかった際にも、それをすぐに把握することができるわけです」と時間短縮のみならず、確実性という面での改善点を挙げる。さらに、「神奈川県外の発注先も多いので、全国一律の料金設定も嬉しいですね。毎日夜間に送信していますから、1ページあたり19円で送信できています。これは、通常の電話回線によるFAX送信のおよそ半額になります」と、通信コストの削減効果も言及する。そして最後に、「現在は部品発注業務のみに使用していますが、これからは個々の事務処理的な業務へもつないでいきたいですね」と今後の可能性への期待を語ってくれた。