【情報共有・ストレージ】 OCNグループウェアよくあるご質問

グループウェアとはなんですか？

一般的には、「グループでの共同した仕事を助けるためのソフトウェア」等と言われています。OCNグループウェアではスケジュール管理、ワークフロー管理等の基本機能を中心としながらWebインターフェースとASP形式での提供を通じて、いつでも・どこでも役に立つサービスの提供を目指しております。

ASPとはなんですか？

Application Service Providerの略です。ASP提供業者側のサーバでアプリケーションを用意し、お客さま側では特段高価なソフトウェア、サーバ機器、管理者などをご用意いただくことなく、インターネット経由で手軽に様々なサービスをご利用いただけます。

今まで会社で外出中の人への連絡は携帯への直接連絡をしていたのですが、このサービスを使う場合は伝言メモを使ったほうがいいのですか?また、伝言メモを使う利点は何ですか？

メールとして送信された伝言メモ内に先方の電話番号やメールアドレスが記述してあれば、そこを指定してワンタッチで電話をかけたり、メールを作成したりすることができます（機種によってこの機能が使えない場合もあります）。また、送受信の履歴が残りますので、無用なトラブルの防止にも役立ちます。

お知らせやリンク集に添付ファイルをつけたいのですができますか？

お知らせやリンク集では、直接添付ファイルをお付けいただくことはできません。ただし、URLの記述ができますので、社内イントラネットサイトを立ち上げておられる場合は、イントラネット経由でファイルを共有していただくことは可能です。ただし、そのイントラネットがインターネットからのアクセスを許可していなければ、自宅や外出先など会社外からの利用はできません。

掲示板に投稿ができないのですが、なぜですか？

OCNグループウェア掲示板をご利用いただくには初期設定として管理者による、カテゴリ追加・サブカテゴリ追加の登録が必要です。こちらの設定方法は下記の通りです。

【カテゴリ追加】

1. OCNグループウェア管理者権限でログイン
2. 上部メニューのアドミニより「掲示板」を選択
3. アドミニ-カデゴリ-追加画面の、*のついている必須項目を記入して追加実行ボタンを押下。

【サブカテゴリ追加】

1. 左メニューより「サブカテゴリ」を選択
2. アドミニ-サブカデゴリ-追加　画面の、*のついている必須項目を記入して〔追加実行〕ボタンを押下。

他のスケジューラーからのデータの移行はできますか？

他のグループウェアやスケジューラ等からのデータの移行はサポートしておりません。恐縮ですが手動での入力をお願いいたします。

社内に既にインターネットには接続していないイントラネットサーバーがあるのでこのサービスと統合したいのですが、できますか？

お知らせやリンク集でURLを記述することによりイントラネット上のデータを利用することは可能ですが、自宅や外出先など、そのイントラネットサーバにアクセスできない環境からでは利用できません。

マイスペースとはどういったサービスですか？

個別利用者向けのストレージサービスです。OCNグループウェアサービスのアカウントに対して個人別にディスク容量が割り振られますので、外出・出張等で個人でデータを管理されるている場合等に便利です。

共有スペースとはどういったサービスですか？

企業単位でご利用いただくストレージサービスです。メンバー全員で共通のディスク・スペースを共用したい場合にご利用いただけます。注意点としましては、共有スペースをご利用になる利用者さまは同時に上記マイスペースをご利用いただいている必要があります。

マイスペースと共有スペースの違い、使い分けはどうなるでしょうか？

マイスペースは個人ID単位でご利用いただけるのに対し、共有スペースはマイスペースをご利用いただいているメンバー間での共有にご利用いただくことになります。従いまして、各メンバーが個人管理用に利用されるのであればマイスペースをご利用いただき、メンバー間でのデータ共有を行われるのであればマイスペース＋共有スペースをご利用いただくという使い分けになります。

携帯電話からアクセスする際のURLはなんですか？

http://ocnbiz.goo.ne.jp/　となります。

推奨している動作環境はありますか？

以下の環境を推奨いたします。(2006年10月現在)

【パソコン】

• OS　Windows98/Me/2000/XP
• ブラウザ　Internet Explorer5.01 SP2 以降
• ディスプレイ　1024 X 768ドット以上の表示が可能であること

【携帯電話】

NTTドコモ(iモード)、ソフトバンク(Yahoo!ケータイ)、auおよびツーカーセルラー(EZweb)でご利用いただけます。

【ネットワーク】

15名程度のご利用に対し、光，ADSL回線でのご利用を推奨しております。

ログイン方法がわかりません。

OCNグループウェアをご利用頂くには、サービスサイトへアクセスしてログインして頂く必要がございます。下記手順でご利用下さい。

1. ログインページ にアクセスして下さい。
   • ※他のページからもご利用頂けます。
2. ログインページ右上部に表示されるログインフォームに
   • 企業ID：上記アカウント一覧の企業ID欄に表示されている6桁の数字
   • ユーザID：上記アカウント一覧のユーザID欄に表示されている4桁の数字
   • パスワード：上記アカウント一覧のパスワード欄に表示されている8桁の半角英数字をそれぞれ入力して下さい。
   • ※"1"（イチ）、"l"（エル）、"0"（ゼロ）、"O"（オー）の区別にご注意下さい。

パスワードを忘れました。もう一度払い出して欲しいのですが。

御社の管理者さまにご相談ください。パスワードについては、管理者さまにより強制的に変更することが可能です。

管理者は最低1名置かなければならないのですか？その人は何をする人なのですか？

1契約につき最低1名管理者さまが必要となります。管理者さまの役割は様々ありますが、例えば利用者がパスワードを忘れてしまった場合に強制的にパスワードを変更（設定）できる権限を持っています。また、「設備予約」で表示される設備を設定するなど、ご利用にあたって弊社が行なう初期設定以外の各種設定も、管理者さまでないとできません。管理者さまのできることは、ご契約後にお渡しする「管理者用マニュアル」に記述されておりますので、ご参照ください。

社員を所属部署ごとに管理することは可能でしょうか？

こちらは管理者権限でログイン後の「メンテナンス」より設定可能です。方法は下記の通りでございます。

1. 企業管理者にてログインして頂き、上部メニュー一覧より「メンテナンス」を開いて頂きます。
2. 左メニューより「部署グループ」を選択します。
3. 「ホーム」というメニュー名部分を選択します。
4. 画面右側の「子グループ」を選択します。グループ追加設定画面に遷移しますので、設定したいグループ名を入力し、「子グループを追加」ボタンを選択するとグループ追加が完了します。
   • ※削除も同様にこちらから可能です。
5. 上記の操作により画面左の「部署グループ」にてホームの下に 4 で追加したグループが追加されています。こちらのグループ名部分を選択します。
6. グループ編集画面に変わりますので、右上の「メンバ編集」ボタンを選択します。
7. 画面がメンバー編集メニューに切り替わりますので、「メンバー追加（氏名で検索）」ボタンを選択します。
8. メンバー検索のウインドウが開きますので、利用者名or利用者IDを入力し、対象者を表示させます。（何も指定せずに実行すると全員を表示します）対象の利用者が表示されたら、左の「NO」（青数字）を選択すると、追加されます。

社員が増えました。使っていないIDに登録をしたいのですが。

社員追加登録は管理者権限から自由に行えます。
登録方法は下記の通りとなります。

1. OCNグループウェア管理者権限でログイン後、画面上部の「アドミニ」メニューを選択。
2. 画面左メニューより「システム」を選択。
3. 上記より「社員編集」が表示されるので、選択。
4. 画面右側に検索フォームが表示されるので、対象とするユーザ名、又は利用IDを入力し、「検索」ボタンを押下
   • ※検索フォームに何も入れないで操作すると全件検索となります。
5. 指定した利用者情報が表示されますので、変更したい情報項目を入力し、「編集」ボタンを押下すれば更新されます。

最初に登録された企業管理者以外にも企業管理者を追加したいのですが、どうすれば良いですか。申し込みが必要ですか。

管理者追加方法は下記の通りでございます。

1. 管理者の権限でOCNグループウェアへログイン
2. 上部メニューより「メンテナンス」を選択
3. （画面遷移後）「部署グループ」を選択
4. 「ホーム」グループがございますので文字部分をクリックして頂くと、管理者編集メニューが表示されますので、「管理者追加」ボタンを押して管理者に追加されたいメンバーを選択頂ければ追加完了となります。
   • ※削除も同様の手順で出来ますが、管理者が1名もいない状態にならないようにお気をつけ下さい。また、管理者の方がパスワードを失念される心配などもありますので、管理者は複数名の登録をお勧めしております。

バックアップは取っていますか。またリストアはしてもらえますか？

システムの詳細な構成については守秘管理上お答えできませんが、バックアップにつきましては、定期的にフルバックアップを取っており、オンラインでも一定時間内に差分バックアップを取得しております。リストアに関しましてはOCNグループウェアは、お客さま(企業さま)ごとにサーバを用意するホスティングではございませんので、お客さまご自身の誤操作等によりデータを消去された場合に、リストアによって復旧することはできかねます。あらかじめご承知おきください。

セキュリティ対策として手段は講じていますか？

SSL対応により個人情報の安全性を考慮しております。SSLをご利用になる場合は、各サービスログインフォーム下部にある「より安全なログインはこちら(SSL) 」をクリックしてSSLモードでログインして下さい。

SSLを利用して通信を暗号化しているようですが、御社サーバ内ではデータを暗号化していますか？

通信経路はSSL通信をサポートし、暗号化しておりますが、サーバ内部のデータの暗号化は行っておりません。サーバやシステムに関しましてはセキュリティが非常に厳重なＮＴＴグループが提供するデータセンタにハウジングされており、弊社サイトへの物理的なアクセスは、365日、24時間体制で監視されています。また、サービスレベルの監視も365日、24時間体制でおこなっており、お客さまに安定したサービスが提供できる体制で運用しております。

操作マニュアル等は無いのでしょうか？

操作マニュアルについては、ログイン後メニューから、「リンク集」⇒「インフォメーション」⇒「マニュアルダウンロード」の順にメニューを確認いただくと、各種操作マニュアルがダウンロードいただけます。マニュアルについてはPDF形式(※)となっておりますので、ご確認の際は予め「Adobe Reader」(※)をご用意下さい。」

※「Adobe Reader」とはAdobe Systems Incorporatedの提供するAdobe PDF (Portable Document Format) ファイルを表示、印刷するための、無償のソフトウェアです。詳しくはこちらを参照ください。