Excelのセルにデータを表示するとき、条件によって異なる結果を表示できると便利なケースが多々あります。簡単な表を例にIF関数の基本的な利用方法をご紹介します。
2008年8月5日
作成する表を確認する
POINT 1
図のように表の [評価] の列に、売上目標と売上実績をもとに IF関数を使って評価結果を表示する数式を作成します。
条件によって結果を変える数式を作成する
指定した条件に一致した場合とそうでない場合でセルに表示する結果を変えるには、「IF関数」を使用します。
IF関数の引数について
IF(論理式,真の場合,偽の場合)
論理式：
「セル○○がｘｘｘだったら」「○○が△△より大きかったら」などの条件を数式で指定する。
真の場合：
論理式の条件を満たした場合の処理、表示したい値など、条件に一致した場合にどうしたいのかを指定する。
偽の場合：
論理式の条件を満たさなかった場合の処理、表示したい値など、条件に一致しなかった場合にどうしたいのかを指定する。
POINT 2
結果を表示するセルを選択し、「=IF(」と入力します。
POINT 3
=IF (論理式,条件に一致した場合の処理,その他の場合の処理) となるように数式を作成し、[Enter] キーを押します。
(図の場合は、論理式として、「[売上実績] (セル C2) が [売上目標] (セル B2) 以上の場合」と指定し、条件に一致している場合は「OK」と、その他の場合は「NG」と表示するとしているため、数式は「=IF(C2>=B2,"OK","NG")」となります。)
IF関数の引数の表示例
論理式： [売上実績] (セル C2) が [売上目標] (セル B2) 以上の場合 C2>=B2
真の場合（条件に一致している場合）： 「OK」と表示
偽の場合（その他の場合）： 「NG」と表示
数式： =IF(C2>=B2,"OK","NG")
POINT 4
数式を入力したセルに結果が表示されます。
POINT 5
参照している値の表示されているセルのフィル ハンドルにマウスポインタを合わせ、下方向へドラッグします。
POINT 6
数式がコピーされます。
売上金額が売上目標以上である支店の評価は「OK」、その条件を満たさなかった支店の評価は「NG」と表示されます。
IF関数は多くの場面で活躍してくれるExcelの関数の１つです。
基本的な数式の組み立て方を理解し、慣れるまでは「論理式」「真の場合」「偽の場合」を頭で考えて書き出すとよいかもしれません。これを後から数式に当てはめていけばよいのです。
長くて複雑に見える数式も、数式の左から1つずつカンマで区切られた引数をみていくと単純です。
また、ダイアログ ボックスを使わずに数式を作成すると、日本語入力のオンとオフの切り替えが難しいという方は、日本語入力をオフにして数式の作成を開始し、今回の例のように表示する文字列もアルファベットを使用して、あとから文字列の部分だけを編集してもよいと思います。
※画面はWindows XP、Office 2003のものです。
※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。
石田 かのこ
株式会社クリエ・イルミネート
IT教育サービスを提供するクリエ・イルミネートにて、エンドユーザー向け教育トレーナーとして、Office 製品の教材の作成、トレーニングを担当。書籍執筆やe-learningコンテンツの作成も行っている。
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