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VLOOKUP関数を利用し、「商品マスタ」という参照用の表を作成して、商品IDを入力すると商品名が表示されるようにする方法をご紹介します。

2008年7月11日

参照用の表を作成し、名前を定義する

POINT 1

キーとする値（ここでは、「商品ID」）とそれに対応する値（ここでは、「商品名」と「単価」）を含む表を作成します。

POINT1　説明図

セル範囲に名前を定義する

POINT 2,3

表のデータ範囲を選択し（POINT2）、[挿入] メニューの [名前] ー [定義] をクリックします（POINT3）。

POINT2,3　説明図

POINT 4,5

[名前の定義] ダイアログボックスの [名前] ボックスにセル範囲につける名前を入力します（POINT4）。
[追加] をクリックして（POINT5）、一覧に名前が追加されたことを確認して [OK] をクリックします。

POINT4,5　説明図

POINT 6

セル範囲に名前が定義され、セル範囲を選択すると [名前ボックス] に名前が表示されます。

POINT6　説明図

値を検索して参照する数式を作成する

名前をつけたセル範囲「商品マスタ」に、商品IDに該当する商品名を参照させるために「VLOOKUP関数」を使用します。

VLOOKUP関数の引数について

VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)

検索値：

検索する値または検索する値が入力されているセル番地を指定する。

範囲：

参照する範囲を指定する。
範囲に名前を定義していない場合は、H4:J13 などの範囲を指定する。コピーをして他のセルでも同じ数式を使用することがわかっている場合は、$H$4:$J$13 というように絶対参照をするとよい。

列番号：

参照する範囲の左端列を1として、参照するデータのある列を指定する。

検索の型：

完全一致のデータを検索する場合は、「FALSE」を指定する。近似値を検索する場合は、「TRUE」を指定する。

POINT 7

結果が正しく表示されることを確認するために検索値を入力しておきます。

POINT7　説明図

POINT 8,9

参照結果を表示するセルをクリックし、「=VLOOKUP(検索値の入力されているセル番地,参照する範囲,参照する列番号,FALSE)」と入力し、[Enter] キーを押します。
（たとえば、図の場合は「=VLOOKUP(B4,商品マスタ,2,FALSE)」となります。）（POINT6）
数式を入力したセルに参照している値が表示されます。（POINT7）

POINT8,9　説明図

POINT 10,11

参照している値の表示されているセルのフィルハンドルにマウスポインタを合わせ、下方向へドラッグします。（POINT10）
数式がコピーされます。（POINT11）

POINT10,11　説明図

検索値が入力されていなかったり、参照用の表に存在していない値を入力していると、参照範囲に完全一致するデータがないために、エラー値「#N/A」が返ります。

入力が間違っていることをユーザーに示すためにあえてエラー値が表示されるようにしておくこともひとつの方法ですが、参照用の表に存在していない値を入力した場合も空白としたいというリクエストがある場合は、IF関数やISNA関数、ISERROR関数などを使います。
こちらについては、また別途ご紹介します。

VLOOKUP関数は、Excelでの効率のよいデータ入力に欠かせない関数です。これらの関数を使うと、繰り返し同じ文字列を入力することによる煩雑さやミスの防止、誰が入力しても同じ結果となる、などのメリットが得られます。ぜひお使いください。
データを参照したいという目的を達成したら、エラー値を出さないようにしたいという次の目標をクリアにしていく、という順番で関数をマスターしていくとよいでしょう。