Word の相互参照機能を使って、文書内の他の段落番号を参照する方法をご紹介します。契約書などで他の条項番号を参照して記述したいときにこの機能を利用すると便利です。
2008年5月13日
挿入する位置と参照したい段落を確認する
POINT 1
「第4条の対価支払いを・・・」となるように、「第4章」への参照を設定します。図の「×××」の位置に、「第4条」と挿入されるように設定します。
相互参照を挿入する
POINT 2,3
条項番号 (段落番号) を挿入したい位置をクリックし（POINT2）、[挿入] メニューの [参照] − [相互参照] をクリックします。（POINT3）
POINT 4,5,6
[相互参照] ダイアログ ボックスの [参照する項目] で [番号付きの項目]を選択します。（POINT4）
[相互参照の文字列] で [段落番号] を選択します。（POINT5）
[参照先] で挿入したい段落番号 (条項番号) を選択し、[挿入] をクリックします。（POINT6）
POINT 7,8
カーソルを置いていた位置に段落番号 (条項番号) が挿入されます。（POINT7）
[相互参照] ダイアログ ボックス の [閉じる] をクリックします。（POINT8）
不要な段落 (条項) を削除して参照先を更新する
POINT 9
段落の削除などの文書の変更が加わった場合は、挿入している参照先を更新します。更新は、ファイルの印刷時や保存時に自動的に行われますが、更新結果をすぐに確認したい場合は、手動で更新できます。
不要な段落を選択し、[Delete] キーを押します。（POINT9）
POINT 10,11
段落番号が繰り上がります。この時点では、画面上では挿入した段落番号は更新されていません。（POINT10）
段落番号を右クリックし、[フィールド更新] をクリックします。（POINT11）
POINT 12
参照している段落番号が更新されます。（POINT12）
契約書に限らず、長文などの文書では「×××を参照」や「×ページに記載」という記述をすることが多くあります。これらの参照先を文字列で入力してしまうと、 文章の追加や削除、修正の度にこの記述を修正しなければならず、ミスの原因になります。
今回ご紹介したように、相互参照の機能を使えば、印刷時や保存時に自動的に更新されるため、参照先を間違うことなく、効率よく文書を作成できますね。
※画面はWindows XP、Office 2003のものです。
※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。
石田 かのこ
株式会社クリエ・イルミネート
IT教育サービスを提供するクリエ・イルミネートにて、エンドユーザー向け教育トレーナーとして、Office 製品の教材の作成、トレーニングを担当。書籍執筆やe-learningコンテンツの作成も行っている。
