Word の契約書を例に、第1条、第2条、第3条・・・ という条項番号を作る方法をご紹介します。文字ですべてを入力するのではなく、機能を使って番号を設定すると後からの編集がとても楽になります。
2008年4月8日
見出しを設定する
POINT 1
条項番号をつけたい項目を選択します。（POINT1）
[Ctrl] キーを押しながら行選択をすると、離れた行や文字列もまとめて選択できます。対象となるすべての項目を選択しておきます。
POINT 2、3
[スタイル] ボックスで [見出し1] をクリックして選択します。（POINT2）
選択していた項目に [見出し1] スタイルが設定されます。 （POINT3）
アウトライン番号を選択する
POINT 4、5
「(業務委託)」 など、前の操作で[見出し1] スタイルを設定した文字列の上をクリックしてカーソルを置き、[書式] メニューの [箇条書きと段落番号] をクリックします。
[箇条書きと段落番号] ダイアログ ボックスの [アウトライン] タブでベースとして利用するアウトライン番号の種類をクリックして選択し、[変更] をクリックします。（POINT4）
[番号書式] ボックスで数字の前後に表示する文字列を入力します。（POINT5）
[オプション] をクリックし、[レベルに対応づける見出しスタイル] で [見出し1] を選択し、[OK] をクリックします。
POINT 6
見出し1 スタイルが設定されている項目に条項番号が設定されます。（POINT6）
契約書や規定集などは、都度内容を適当な形に編集をします。たとえば、不要な条項を削除したら番号がずれてしまい、条項番号を入力しなおさなければならなくなった、という経験はありませんか？今回ご紹介したように、番号設定の機能を使う方法を知っておけば、統一感のある書式だけでなく、番号の振りなおしなども自動的に行われるため、効率よく正しい書類を作成できるようになりますね。
※画面はWindows XP、Office 2003のものです。
※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。
石田 かのこ
株式会社クリエ・イルミネート
IT教育サービスを提供するクリエ・イルミネートにて、エンドユーザー向け教育トレーナーとして、Office 製品の教材の作成、トレーニングを担当。書籍執筆やe-learningコンテンツの作成も行っている。
