手軽で素早く連絡ができ、送信や受信の記録を残すことのできる電子メールは、個人のやりとりから仕事上の連絡まで生活に欠かせないものになってきています。しかし、Outlook Expressの標準設定のままでは、仕事上不便になる部分もあります。第二回ではOutlook Expressを仕事で使っていく上で、押さえておくと便利な設定について解説します。

　先ほど書いたように電子メールは手軽で便利ではありますが、紙の手紙と同じように最低限守らなければならないマナーがあります。その一つが署名です。署名とはメール本文の最後に、名前を自動的に入力する機能のことです。例えば携帯電話からパソコンに送られてくるメールのように、本文だけで送られてくると誰から送られてきたのか分からない場合があります。友人同士ならともかく仕事でのメールでは、署名がないと仕事上の信頼を失ってしまいます。

　Outlook Expressは設定を行うことで、本文の後ろに自動的に署名を入れる機能が用意されています。

　Outlook ExpressはWindowsに標準で付属していることから、多くのハッカーたちから狙われ、ウイルスメールやスパムメールなどのターゲットとなっています。

　トラブルの原因は「HTMLメール」にある場合がほとんどです。HTMLメールはインターネットのホームページと同様の方法で表示する機能です。HTMLメールは画像が多用できること、ワープロソフトのように文字の強調機能が利用できるなど、優れた部分が多いのですが、HTMLメールの閲覧にはインターネットブラウザである「Internet Explorer」を利用しているため、Internet Explorerと同様、ホームページを閲覧しただけでウイルスに感染したり、悪意のあるページに飛ばされてしまう可能性もあるのです。

　こうしたトラブルはWindows XP Service Pack2が登場してからは、画像を表示する機能が標準でOFFに設定されるといった対策が施され、以前よりトラブルは減少しました。しかし完全に対策が施されたわけではなく、標準設定のままでは、トラブルが起きる可能性が残されています。より安全性を高めるのであれば、Outlook Expressの設定を変更することをお勧めします。

　変更しておきたい設定はプレビューウィンドウの設定とHTMLメールをテキストに変更する機能です。

　メールを送る相手次第では、HTMLメールの受信を拒否設定している人が多くいます。このため仕事に利用するビジネスメールでは、HTMLメールの使用は避けるのがマナーとなっています。Outlook Expressの設定を変更して、こちらからメールを送信するときも、HTMLメールを使用しないように設定しておきます。

　以上で基本設定は終了です。次回は迷惑メール対策から用途別の振り分けまで応用範囲の広い振り分け設定について紹介します。

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