多くの方が、Excelの基本的な使い方をマスターしていると思います。しかしExcelには、ちょっとコツをつかめば、より便利に使えるテクニックがいくつもあります。ここでは、その「ちょっとしたテクニック」を、実際の雛型を作る感覚でご紹介していきましょう。

　ちょっと役に立つExcelのテクニックを解説しているこの連載ですが、第5回、6回はSOHOで使うことになる「現金出納帳」を題材に、いくつかの便利ワザを紹介していきましょう。

　ここでは、ごくごく簡単な現金出納帳をサンプルに使っています。項目ごとに入金または出金があったら、前の項目の残高から加減してその結果を表示するだけです。

　たとえばセルF6には、
「=IF(ISBLANK(C6)," ",F5+D6-E6)」
という関数が入力されています。

　これは、
「もし、セルC6が空白なら何も表示せず、空白でなければF5にD6加え、E6を引く」
ということです。

　つまり、同じ行の「摘要」に何か項目が入力されているときにだけ、前の項目の残高に入金額を加え、出金額を差し引く」ということです。 この関数により、表に項目や数値が入力されていないときには、計算が行われないことになります。この関数が該当するセルにすべて入力されています。

　Excelで書類を作成すると、1つのファイル（ブックとも呼びます）には初期設定で3枚の「シート」があります。

　このシートを上手に使うことで、月ごとの表を別々に計算するといった使い方が可能になります。たとえばこの現金出納帳の例ですと、4月から来年の3月まで12カ月ぶんのシートを作成するということです。そしてこのとき、1枚のシートに表を完成させれば、それをコピーすることで、何度も同じシートを作成する手間を省けます。
　ここでは、1番上のシート「Sheet1」に4月の現金出納表を作成しました。これをコピーしていきましょう。

　コピーされたシートは、Sheet1とまったく同じ内容のシートです。はじめのシートが4月分でしたから、このシートを5月分としましょう。シートの上部を「5月」と変更し、シートのタブも区別しやすいように名前を変更します。

　今回は、Excelのシートの活用方法について解説しました。ファイルが小分けになってしまって管理しにくいデータは、この現金出納帳の例のように、1つのファイル（ブック）で複数のシートを利用することで、わかりやすく管理することが可能です。
　次回も、この現金出納帳を例にしたExcelのテクニックを紹介していきます。