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書類作りの超速ワザ[エクセル編]
第3回 Excelで作ろう!請求書編(その1)

2005年11月21日再掲載
 多くの方が、Excelの基本的な使い方をマスターしていると思います。しかしExcelには、ちょっとコツをつかめば、より便利に使えるテクニックがいくつもあります。ここでは、その「ちょっとしたテクニック」を、実際の雛型を作る感覚でご紹介していきましょう。

 知ってるようで知らないExcelの便利ワザを追求するこの連載。第3回、第4回はSOHOで必要となる請求書を作りながら、ワザを学んでいきましょう。今回と次回は、数値関係のワザを中心に解説します。
【請求書を作ろう!】
連続した数値を入力するテクニック
 並んだセルに、規則的に増減する値を入力してみましょう。ほとんどの方は、最初のセルに数値を入力して、選択したセルの右下隅の+マーク(「フィルハンドル」と呼びます)をドラッグしていって、同じ数値をコピーしたあと、表示されたボタン(「スマートタグ」と呼びます)をクリックして設定していると思います。
 この方法を使うと、たとえば「第1回」のような文字混じりの数値の場合には、入力のときに自動的に「第2回」「第3回」…というように数値が変化します。
データをコピーしたあと、スマートタグから「連続データ」を選択して、連続した数値を入力します。
 スマートタグを使わずに、簡単に連続した数値を入力する場合は、最初の数値を入力したら、「Ctrl」キーを押しながらフィルハンドルをドラッグします。
最初の数値を決め、「Ctrl」キーを押しながらフィルハンドルをドラッグしていくと、連続した数値が簡単に入力できます。そのとき、フィルハンドルに小さな「+」記号が付きます。
 また、連続した数値ではあるものの、必ずしも1ずつ増減する数値であるとは限りません。たとえば、奇数だけを連続で入力したい場合などがありますね。そういう場合は、1番最初と2番目の数値を決めて、その差分を増加させて入力することが可能です。
たとえば、1番最初のセルに1、2番目に3を入力し、2つのセルを選択してからフィルハンドルをドラッグします。3−1=2ずつ増加した数値が連続で入力されます。

 また、フィルハンドルをマウスの右ボタンを使ってドラッグするとメニューが表示され、ドラッグ完了後にどういう連続数値にするかを選択することが可能です。

 連続データの入力は、Excelで計算関係の表を作成する場合の基本ですので、ぜひマスターしてください。
フィルハンドルを右ドラッグすると、オプションメニューが表示されます。ここから選択することで、より応用的な連続データを入力することが可能です。
計算するテクニック
 Excelの計算の基本は「オートSUM」です。特定のセルの、数値の合計を求めてくれる機能のことで、計算表を作ったことがあるなら、ほとんどの方が利用したことがあると思います。

 なお、オートSUMの対象となるセルを変えたい場合は、合計が表示されるセルを選択し、計算するセルをドラッグで選択し直せばOKです。またオートSUM機能では、「Ctrl」キーを使ってセルを選択することで、離れたセルの合計を求めることも可能です。
 オートSUM機能による合計機能はよく使いますが、実はオートSUMは足し算だけが機能のすべてではありません。オートSUMボタンの右側の▼をクリックしてみましょう。ほかに利用できる機能が表示されます。
 オートSUMを上手に利用して、計算を簡単に行いましょう。
合計を表示するセルを選択して「オートSUM」ボタンをクリックし、計算するセルを選択するだけで数値の合計が表示される便利な機能です。 オートSUMで利用できる、平均値を求めたり、データの個数を求めたりといったほかの機能が選択できます。
もうワンポイントテクニック
 オートSUMはよく知られた機能ですが、「オートカルクエリア」の存在は、あまり知られていないかもしれません。数値が入力されたセルを選択すると、標準設定では、オートカルクエリアにその合計値が表示されます。また、オートカルクエリアを右クリックすると、表示されたメニューから計算の方法を変えることができます。計算を一時的に確認したいときなど、このオートカルクが役に立つでしょう。
オートカルクエリアはExcelのウィンドウの右下にあり、標準ではセルの合計値が表示されています。
平均値や最大値のほか、対象となる数値の平均値なども求められます。
 今回は、表計算の基本で使える便利ワザのテクニックをいくつか解説しました。次回は、より本格的な計算の際のワザを解説しましょう。
二瓶 朗 (にへい あきら)
・デジタル系ライター/エディター
大学卒業後、株式会社アスキーに入社。月刊アスキー誌の編集担当などを経てフリーランスに。インターネット、パソコン、携帯電話などを中心にデジタル系の記事に携わる。雑誌、書籍、ネットなど媒体を問わず活動中。