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書類作りの超速ワザ[エクセル編]
第1回 Excelで作ろう!週間予定表編(その1)

2005年09月26日再掲載
 多くの方が、Excelの基本的な使い方をマスターしていると思います。しかしExcelには、ちょっとコツをつかめばより便利に使えるテクニックがいくつもあります。ここでは、その「ちょっとしたテクニック」をご紹介していきましょう。

 第1回、第2回では、簡単な予定表をExcelで作りながら、いくつかのテクニックについて解説していきます。いずれも便利な小ワザですので、覚えておきましょう。
【週間予定表を作ろう!】
日付入力のテクニック
テクニック1 日付は「スラッシュ」区切りで
 Excelで日付を入力する場合、「2004/10/1」のように、年月日をスラッシュ(/)で区切って入力するだけで、さまざまな書式に対応することができます。スラッシュの代わりにハイフン(-)を使ってもかまいませんが、入力後はスラッシュ区切りで表示されます。
 「10/1」のように、年を省略して入力すると、自動的に今年の日付(たとえば「2004/10/1」として入力され、「10月1日」と表示されます。また、年は2桁で入力することもできますが、30〜99は1900年代として扱われるので注意してください。
 数値をスラッシュ区切りで入力すると、そのセルの数値は日付として認識されます。日付を超越していると(たとえば「2004/13/32」)、単なる文字列としか認識されません。

 いったんこの形式で入力するとセルの書式を変更するだけで西暦、和暦などさまざまな書式に変更でき、わざわざ入力し直すことがないので便利なのです。
 日付の書式設定を行うには、日付の入ったセルを右クリックし「セルの書式設定」を選択します。[表示形式]タブで「分類」の中の[日付]を選択します。そして右上のサンプルに従うようにして「種類」を選択します。いろいろな書式が用意されています。
テクニック2 日付の桁数を統一する
 日付が一桁だったり二桁だったりすると、表示がガタガタになってみっともないものです。そこで、やはり書式設定から月日の表示を必ず二桁になるようにしてみましょう。下の図のように一気に見栄えがよくなります。
 日付のセルを全部選択したら、右クリックして「セルの書式設定」を選択。[表示形式]タブの「分類」で[ユーザー定義]を選択します。「種類」に表示された「yyyy/m/d」を、「yyyy/mm/dd」に変更すると、桁数が揃ってキレイに表示されます。
テクニック3 今日の日付はワンタッチで入力
 Excel文書を作成しているとき、作成した日を入力しなければならないこともあります。上記のようにスラッシュ区切りで日付を入力してもかまいませんが、「Ctrl」キーを押しながら「;」(セミコロン)キーを一緒に押すと、セルに今日の日付が上のスラッシュ区切りと同じ形式でワンタッチ入力できます。ちなみに、「Ctrl」キーと「:」(コロン)キーを同時に押すと、今の時間が入力できます。
行・列のサイズを変更するテクニック
テクニック1 複数の行・列の幅と高さを一括で変える
 見栄えのよいデザインにするため、セルの幅や高さを揃えたいことがあります。その場合下の図のように、行番号、列番号の境界線をドラッグすることで行や列単位で幅や高さを変更できます。
 列の幅を変更するときに表示される数値は、半角文字がいくつ入るかという「文字数」で、行の高さを変更するときの数値は「ポイント数」です。どちらも文字が基準になっているので、サイズ変更の参考にしてください。
 しかし、複数の行や列を変更する場合に、1つずつドラッグしていたのでは手間もかかりますし、数値を一致させるのは面倒です。この場合、行や列を複数選択して一括で幅や高さを変更しましょう。
 複数の列を選択したら、右クリックして「列の幅」を選択します。「列幅」に数値を入力すると、選択した列の幅が一括で設定できます。
もうワンポイントテクニック
 連続したセルや列、行を選択するときはドラッグするとまとめて選択できますね。でも、選択したいものがそれぞれ離れていることがあります。その場合は「Ctrl」キーを押しながら対象をクリックします。連続していないものでもまとめて選択できます。

 次回も引き続き、週間予定表を作りながらExcelの小ワザテクニックについて解説します。
二瓶 朗 (にへい あきら)
・デジタル系ライター/エディター
大学卒業後、株式会社アスキーに入社。月刊アスキー誌の編集担当などを経てフリーランスに。インターネット、パソコン、携帯電話などを中心にデジタル系の記事に携わる。雑誌、書籍、ネットなど媒体を問わず活動中。