届いたメールを返信する。これはビジネスシーンで、日常何度も繰り返される行動です。その際に役立つのが何といってもメールの“返信”機能。新規にメールフォームを開いて返事を書くよりも手間がかからずアドレス間違いも防ぐことができ、さらに送られてきた文面を“引用”することが簡単にできるという利点があります。しかしこの“引用”機能には、いくつか気をつけなければならないポイントがあります。

　まずほとんどのメールソフトは、返信ボタンを押すと自動的に「Original Message」というタイトルで送信者と受信者の情報やメールの件名、送信日時が文頭に明記され、さらに受信されたメール全文の行頭に“>”が付加された状態で引用されます。

　この時、意味もなく全文を引用した状態で返信する人がいますが、これは相手にあまりよい印象を与えない場合があります。引用の際には、必要な箇所を的確に引くのにとどめた方がメール自体も読みやすく、相手にも失礼にならないでしょう。ただし、明確な理由・目的があって互いのやりとりを履歴として残しておきたい場合には、意図的に全文を引用しても構いません。
　ちなみに、たとえ相手のメールに誤字脱字があっても、引用した文章を勝手に書き換えてはいけません。そのまま原文を引用するのが鉄則です。

　メールの文章を上手に書くことも大切ですが、文末に載せる“署名”の存在を軽視してはいけません。ビジネスシーンにおいて、署名のないメールはマナー違反だと考えておいても間違いはないくらいです。

　メールにおける署名とは、氏名・会社名・住所・メールアドレス・電話番号・FAX番号など、自分の連絡先や相手に知らせておきたいものを囲み内に記載するものです。メールでやり取りする際、そのまま返信すれば相手のアドレスを確認する必要はありませんが、メールではなく電話やFAXなどで連絡を取らねばならない場合など、署名に連絡先が書かれていると大変便利なのです。

　ところで、ビジネスシーンではどのような署名を作成するのがベストなのでしょうか。 基本的には、上で述べたような自分の情報を織り込むことでほぼ問題はありません。さらに必要であれば、自分の携帯番号や自社サイトのURLなどを織り込むのもいいでしょう。

　また、情報を囲む“枠組”ですが、これは自分のセンスで作成するものであり、特にこうしなければならないという決まりはありません。凝った人だと、絵文字や顔文字を駆使して個性を出す署名を作成することも多いようです。
　ただ、このような署名は相手にインパクトを与えることはできますが、例えば文面が深刻な“お詫びメール”なのに署名がニコニコ笑った顔文字だったら……少し考えたほうがいいかもしれません。個性的な署名はプライベートで、ビジネスの場合はカチッとした署名にするなど、目的に応じて使い分けましょう。

　ちなみに、ほとんどのメールソフトには署名を自動挿入する機能があります。これを利用すれば、そのつど書かなくてもあらかじめ登録しておいた署名が自動的に挿入されるので、ぜひ利用してください。

　これまでビジネスシーンにおけるメールの利用方法を解説してきましたが、それを踏まえた上でぜひ頭に入れて欲しいのは“連絡方法としてeメールは100％万全ではない”ということ。
　 なぜなら自分がメールを送っても、相手がそれをいつ確認するのかがこちらにはわからないからです。ですから「送ったメールに返事がこない」という場合、返事を忘れているのか、それともサーバのトラブルで相手側がメールを受信できない環境にあるのか、それともメールをチェックするのを忘れているのか……など、メールだけではその理由を特定することができないのです。
　ちなみに「開封確認メッセージの要求」という、相手がメールを確認した時に“開封済み”のメールを返信してもらう機能もありますが、これは相手に手間をかけさせることになるというデメリットがあります。

　その場合、やはり頼りになるのは“電話”。ファーストコンタクトの場合などは特に、メールを送る前に一度電話で「今からメールを送ります」という旨を相手側に説明するほうが確実です。さらに送ったメールの返事がこない場合も、気を揉まずにまず電話で「○日にメールをお送りしたのですが、届きましたでしょうか」と確認してみましょう。

　また逆に、自分がメールを受け取った場合はどうでしょう。例えばある用件を相手からメールで伝えられ、こちらがそれを確認したとします。しかし、相手に「確認しました」というメールを送らないと、相手はこちらがちゃんとメールをチェックしたのか、そしてそれに問題はないのか、まったくわかりません。
　ビジネスでメールを受け取ったならば、一言「確認しました」というメールを返信することがマナーです。これで、相手が電話で送信側に確認したりする手間もなくなります。

　eメールというツールを連絡方法としてより確実なものにするには、あなたのちょっとしたマナーが不可欠なのです。