添付メールを送るうえで、まず気をつけなければいけないのが“自分の添付した書類が相手のパソコンだと開けない”というケース。これは主に、送信側で書類を作成したソフトが、相手側のパソコンに対応していない場合に起こります。

　例えば現在、日本の企業ではワープロソフトの「Word」や表計算ソフトの「Excel」などが多く利用されていますが、「WordやExcelなら相手も対応しているだろう」と当然のように送信するのはちょっと危険です。
　相手側のコンピュータのOSがウィンドウズでなかったり、またウィンドウズであっても95年版や98年版のソフトだと、最新版のファイルが開けない場合もあるのです。重要なファイルを送る際には、相手側の使っているソフトをあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

　また、Wordで作ったファイルを送る場合には、どのパソコンソフトでも閲覧可能なファイル形式である“テキスト形式”で保存したものを一緒に添付することも有効です。ただ文章の装飾などは一切排除されるテキスト形式は見栄えのいいものではないので、これはあくまでも“もしもの場合の保険”と考えておきましょう。

　さらに、添付の際に気をつけるべき点として“受信に時間がかかる大きなファイルは添付しない”ということがあります。時間がかかるだけならまだしも、場合によっては相手のメールサーバをダウンさせてしまう可能性もあります。普通の書類の場合にはあまり気にする必要はありませんが、サイズの大きい画像データなどを送る時には注意しなければいけません。

　では、たくさんの点数の画像や書類などを送りたい場合、具体的にはどうしたらよいのでしょうか。これは添付ファイルを一度に送らないで、時間をあけて何度かに分けて送り続けるという方法があります。しかし、この方法だと送信する側も手間ですし、また受信側でも“何通も来て煩わしい”と感じる人がいるかもしれません。

　そういった場合、一度にたくさんの画像を軽い容量で送る方法としてファイルを圧縮するやり方があります。これは「ファイル圧縮ソフト」を使うことで、複数のファイルを1つにまとめたり、1つひとつのファイルのサイズを小さくして、相手に送れるようにする方法です。圧縮されたファイルが送られた場合、相手はファイルを「解凍」することによって元の状態に戻します。
　しかしこの方法も、ウィンドウズとそれ以外のOSとのやり取りだと、相手がファイルを解凍できない可能性があるので注意が必要です。

　ちなみに、どんなに圧縮しても膨大な容量になってしまう場合は、添付によるメール送信ではなくCD-ROMに保存して郵送したほうがよいでしょう。あるいはコンピュータの扱いに慣れている方であれば、どこかのサーバにファイルをアップしておいて、そこから相手にダウンロードしてもらうという方法もあります。
　このように、容量の大きいファイルを快適に送信する方法は状況によって変わってきます。その場その場で、使い分けてください。

　添付ファイルをやり取りする上で、送信する場合も受信する場合も気をつけなくてはいけないことに“ウィルス”の問題があります。
　ウィルスは電子メールに添付されたファイルを開いたり、特定のインターネットサイトを閲覧することで意図せずに感染していくものです。感染するだけでコンピュータが使用不能になったり、中には自分のメールソフトに登録している他人のアドレスへ自動的にウィルスメールを送ってしまうという悪質な機能を持つウィルスも多く存在するのです。

　これを防ぐのに一番大切なのは、パソコンをウィルスから守ってくれる、いわゆるウィルス対策ソフトを必ずインストールすること。これで、メールの送信や受信の際には自動的にウィルスチェックが行なわれるようになります。

　しかし困ったことに、ウィルスはどんどん進化しており、時にはこういったウィルス対策ソフトでも見つけることができない新種のものも生まれています。現状では新種のウィルスと対策ソフトがいたちごっこをしている状態なのです。
　このような状況の中、十分な対策のために必要なのはまず、ウィルスソフトをこまめにバージョンアップさせること。そしてさらに、少しでも不審な添付ファイルは安易に開かないことです。特に知らない人から送られたメールに添付されているファイルは、メールごと削除してしまった方がよいでしょう。また逆に、送信側も初めてメールを送る相手にはファイルを添付しないほうが無難です。