電子メールは日常のコミュニケーションと違い、文字だけによる情報です。例えば「困ります」という言葉。直接、相手の声によって伝えられた場合なら、それが冗談っぽい「困ります」なのか、それとも怒りながら本気で言っている「困ります」なのかはすぐ判断がつきますが、メールだとそれがわかりません。時には、送り手が意図するニュアンスと受信者がくみ取るニュアンスが全く正反対になる危険性もあり、そしてそれがトラブルの原因になることも考えられます。特にビジネスでのメールは、言葉遣いに細心の注意を払うことが重要です。

　次に重要なことは「メールの読み直し」です。メールでも手紙でも、一度書いた文章を読み直すことは基本中の基本。しかしここにも、メールならではの落とし穴があるのです。
　手紙の場合、文章を書き終わったら“封筒に入れる→あて先を書く→切手を貼る→郵便を出す”といった、いくつかの工程を踏む必要があります。確かにそれはメールに比べて面倒な作業ですが、もしかしたらその段階で「あ、あの表現は誤解を生じるかな？」「あ、あれは間違いだった！」など、自分が書いた内容の不備を思い出すことがあるかもしれません。

　しかしメールの場合はどうでしょう。作成フォーマットに文章とアドレスとタイトルを書いたら、“送信ボタン”を1クリックするだけですぐ相手にメールが届きます。確かに手紙に比べたら便利ですが、送った後に「あっ！」と思っても、もう修正することは不可能です。

　大切ではあるけれど、急ぎではない用件のメールの場合、できればメール作成後1日送信せずに“寝かせる”のが理想。そしてその後にもう一度読み直し、問題がなければ送信するくらいの慎重さでちょうどいいくらいです。“送信”のボタンをクリックするのは非常にたやすいことですが、そのたやすさゆえメールを送信する場合には気をつけるようにしましょう。