まず書き出しですが、簡潔さが求められるビジネスメールでは「拝啓」「敬具」のような頭語や結語、「時下益々……」といった決まり文句の挨拶は省略するのが普通です。「いつもお世話になっております」「ごぶさたしております」など、簡単なあいさつで十分です。
　そしてあいさつに続いて「××株式会社の鈴木です」など簡単に名前を名乗ります。初めてメールをやり取りする相手の場合は「初めまして。××株式会社の鈴木と申します」という感じで書くとよいでしょう。

　次にこのメールで一番伝えるべき用件を書きます。メールでは起承転結の「結」を最初に持ってくるのが基本です。最後まで読まないとわからないようなメールは、ビジネスeメールとしては不適切なのです。なるべく短時間で内容が伝わるように配慮しましょう。

　しかし、いくら簡潔にすることが重要だからといっても、相手に肝心の結論が伝わらなければ意味がありません。例えば、商談の結論に関する催促メールを受け取った場合など、つい「先日の件は、現在検討中です。近日中にお返事さしあげます」などという返事を出してしまいがちですが、これではいけません。相手はいつまでたっても宙ぶらりんな状態に置かれてしまいます。
　大切なのは「その商談の現在の状態」と、こちらが「その商談について」「誰が」「いつ」「どうする」ということをきちんと伝えることです。次のようにすればよいでしょう。

　また、問い合わせが多岐に渡る場合などには、「＞」などの引用符をつけて該当箇所を元のメールから引用し、それぞれについて返答すると内容が的確に伝わります。

　メールの内容が日程調整、業務連絡など「結論」だけでも通じるようなものであれば、そのほかにわざわざ用件を書く必要はありません。しかし、商談を断る場合のように、ただ結論を伝えるだけでは失礼にあたったり、誤解が生じるような場合もあります。そのような時には、その結論に至った「理由」を必ず書くようにしましょう。

　これは特別なことではありません。例えば、電話で同じ内容を伝えようとしたら「なぜこの商談は受けられないか」その理由をきちんと相手に説明するはずです。それと同じことをメールでもするだけです。
　ただし、これもなるべく短い文章で簡潔に伝えることが大切です。あまりダラダラとしていては、かえって回りくどくなるだけです。失礼にならず、誤解もさせず、しかもきちんと相手が理解できるものにしましょう。

　さて、ここまでで一応相手に伝えるべき内容は書いてあるはずです。しかし、「○○の結論はこうなりました。その理由は××だからです。以上」。これでは、ちょっと味気ないと思いませんか？
　そこで、メールの最後には、相手とのコミュニケーションを深められるような一言を付け加えておくとよいでしょう。例えば、先ほどの商談を断る理由が提示価格にあるのだとすれば、

などと書いておくだけで、メールを受け取る側の印象は違ってくるはずです。
　メールの文章は、とかく冷たい印象を与えがちです。どのような場合であれ、相手がメールの内容を理解でき、不快な思いをしないように気をつけましょう。