【今月の訪問先】 ITコンサルタント/Webマーケティングディレクター 後藤暁子さん （株式会社オンラインコンサルタント 代表取締役） 我流ですが、パソコン操作は毎日の業務の中で覚えてきました。一応、日常業務をこなすくらいのスキルはあると思うのですが、もっと効率的な方法があるのではないかとも感じています。しかし、忙しい毎日の中ではやはり慣れた方法ですませてしまっていて…。これはきっと、他の社員も同じではないかと思います。そこで、今回はITやパソコントラブルのコンサルティングをされている後藤暁子さんに、業務効率化のためのパソコン術についてお話を伺いました。 ― パソコンに関するさまざまな相談を受けていらっしゃるかと思いますが、プロの目から見て、業務効率の面で何か気が付くことはありますか？ パソコンの操作の仕方は人によってまちまちなわけですが、キーボード操作に慣れていない人が多いという印象がありますね。このキーボード操作というのは、意外と業務を効率化する上でのネックになっているんですよ。あとは、ソフトの機能が十分に使われていないということも気になりますね。 ― 実は私にも心当たりが…。どうすればうまく使いこなせるのでしょうか？ 例えば誰かに新しくメールを送るとき、どうされていますでしょうか？よく見かけるのですが、過去にその相手から受け取ったメールを探し出して、そのメールから「返信」する形で、新しいメールを作成して送っていらっしゃる方がいますね。確かにそれでもメールは送れますが、時間も手間もかかりすぎです。これは効率の悪いメールの出し方であるといえます。新しくメールを作成するなら、メールソフトを開いた状態でキーボードの「Ctrl（コントロール）」と「N」を一緒に押すとメール作成画面が開きます。また、ソフトによってはアドレスバーにメールアドレスの一部分や氏名、ニックネームを入れるだけで自動的にアドレスの入力をしてくれますから、あとは本文を書いて送るだけ。メールを作って送るという作業をより効率的に行うことができますよね。送るときも「送信ボタン」をマウスでクリックするより、キーボードの「Ctrl」と「Enter」の2つのキーを同時に押せばよりスピーディに送信できます。 ― そんなことができるんですか！ はい。実は、マウスは操作がわかりやすい反面、作業効率が落ちます。キーボードでの操作の方が作業を手早くできるんですね。慣れるまでは少しもどかしく感じるかもしれませんが、覚えてしまえば断然効率的です。このテクニックは「ショートカット」と呼ばれ、その名の通り作業を「短縮」することができます。ファイルの保存やコピーなど、よく使う機能のショートカットは覚えておくととても便利ですよ。 【代表的なショートカットキー 】 ― なるほど、便利なものですね。他にキーボード操作で効率アップできる方法はありますか？ 例えば、インターネット上でフォームなどに入力する際、マウスで入力する項目欄をクリックし、入力が終わったらまたマウスで次の項目欄をクリックし、と繰り返すのが一般的だと思います。でもこの項目欄の移動時には、是非「TAB」キーを使ってみてください。マウスの操作がなくなり、キーボードだけで入力が完結します。 また、Windowsなど、OSに付属するIMEなどの辞書機能もうまく使いこなしましょう。よく使う単語を登録している方は多いと思いますが、ただ単語を登録するだけでなく、「お世話になっております」といったよく使うあいさつ文を「おせわ」などで変換できるように登録しておくだけで手間が減りますね。 このように、「ショートカットを使いこなす」「ソフトの機能を理解する」の2つを改善するだけで、大きな効果が出ると思います。 ― でも中には「今さら覚えるのは面倒」と思う人もいるかと思いますが・・・ ショートカットを覚えたり、ソフトの機能を理解することは、野球やゴルフで理想的な打ち方を身に付けることと同じなんです。上達への近道のために「正しいフォームを身に付ける」ことなんですね。練習すれば誰でもできるようになりますから是非、正しいフォームを身に付けてください。 ― 他に気をつけるべき点はありますでしょうか？ そうですね、スペックが良くないパソコンや古いバージョンのソフトを使っているのを見かけることがありますが、動作スピードが遅いパソコンや機能の古いソフトを使っていては、いくら社員が頑張っても限界があります。そのような状態で「もっと仕事をスピードアップしなさい」「もっと作業時間を短縮しなさい」といわれても、気の毒ですね。確かに導入にはコストがかかりますが、無駄な時間がかかっていること、失われた時間によって得られるはずの利益が得られなくなっていることなどを考慮すれば、業務を効率化する上でこれは大きな改善点になるわけです。 ただ、個人レベルですぐに解決できる問題ではないので、そうしたことに関する決定権をもった方には、是非ともその必要性を理解していただきたいですね。 ― やはり、効率化については会社全体の考え方も大切ということですね？ はい、その通りです。例えば工場などの製造現場では、「作業手順書」などマニュアルがあって、ネジの締め方１つまで細かく決められていますよね。これらの取り組みが日本のモノ作りを支えていると思うんです。ところが、オフィスワークではこういった「手順」がありません。メールを送る、Webに入力する、ファイルを管理するといった日常的な業務については社員個人に任せているところが多く、統一したルールのない会社がほとんどです。日本のホワイトカラーの作業効率が悪いといわれているのも、こうした点に起因するのかもしれません。 パソコンを使う際にも、個人ベースの作業の無駄を省いて手順化する。さらにそれを共有することで、会社全体の生産性の向上につながるのではないかと思います。 ― そうした情報の共有はどのように行えばいいでしょうか？ そうですね。方法はいくつかありますが、例えば掲示板やSNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）のような、Webベースのシステムを使うというのはどうでしょう。イントラネット（会社内のネットワーク）にこのようなコミュニケーションツールを設置して、社内で情報を共有するんです。 ― 具体的には、どのようなものを使うのですか？ いろいろあるかと思いますが、例えば「Wiki（ウィキ）」というサービスがあります。Wikiとは簡単に言うと、みんなで１つの情報ページを作るためのツールです。メンバーなら誰でもページを見ることができ、文書の追加や書き換えも自在にできるので、社内やプロジェクトについての情報交換用ページとして活用できます。低コストで導入でき、メンテナンスも簡単です。有名なインターネット事典「ウィキペディア」も、Wikiの仕組みを使って作られているんですよ。 あとは、グループウェアを使うという方法もありますね。やはり導入に費用がかかることもありますが、まずはお試し版や無料の簡易版などを使ってみて、使い勝手を理解してからきちんと導入をしていくというのもいいと思います。 いずれにせよ、大切なことは「知識」「ノウハウ」を蓄積し、社員で共有することです。今、業務効率化を考える上では「ナレッジベース」（知識のデータベース）の構築が大事なテーマになってきているんですね。 ― 伺ったお話を元に、個人レベルからの業務のフローを見直したいと思います。担当者は、まず何から始めたらよいでしょうか。 まずは、社内のスタッフにヒアリングし、ニーズを探ることが大切ですね。同僚・部下・上司などに「何か困っていることはありませんか？」と聞いてください。その中で解決の糸口が見えてくると思います。 ― プロジェクト化するとしたら、どのように進めるのが理想的ですか？ パソコンに詳しいIT担当者が、教育担当として教えることもできますが、社員の中には同僚や部下から教わることに抵抗感を抱く人がいるかもしれません。そのような時は、私たちのような会社にご相談いただいてもいいですし、外部の講師を呼んでセミナーを実施したりするのも良い方法だと思います。 ― わかりました。さっそくうちでも改善策を検討していきたいと思います。ありがとうございました。 【株式会社オンラインコンサルタント】 〒221-0834 神奈川県横浜市神奈川区台町10-15 メゾンタカシマ201号室 TEL：050-1069-1334 http://www.onlineconsultant.jp/ ITパワーマガジン好評連載中！ 今月のテーマは「業務効率化」 通信するなら専用線、でもコストかかるし… 低コストで実現。VPNで出来る業務革命！ 「いっちょやってみる！うちのIT化」バックナンバー 2007年4月号 第1回 「うちのIT化、何からはじめたらいいの？」（システムコンサルタント 宮本誠之さん） 2007年5月号 第2回 「コスト削減を生み出す！会社を持ち上げる攻めのIT化」 （ITシニアアナリスト 伊嶋謙二さん） 2007年6月号 第3回 「業務効率化で企業の未来を創造する時間をつくろう！ 」 （ITコーディネータ　野村真実さん） 2007年7月号 第4回 「あなたのPCも狙われている?!夏期休暇前のセキュリティ対策」 （サイバー大学 IT総合学部准教授　園田道夫さん） 2007年8月号 第5回 「キーボード操作を極める！業務を効率化させるPCテクニック 」 （ITコンサルタント/Webマーケティングディレクター　後藤暁子さん） 2007年9月号 第6回 「企業の規模は関係ない！中小企業の人材確保大作戦」（人事コンサルタント 樋口弘和さん） 2007年10月号 第7回 「ビジネスブログをはじめよう！活用のポイントと運営のコツ教えます」（ビジネスブログプロデューサー 白石 崇さん） 2007年11月号 第8回 「ITコンプライアンスってなんですか？“遵守”意識の向上が会社とあなたを守ります 」（弁護士　田島 正広さん） 2007年12月号 第9回 「上手に使って売り上げアップ！中小企業が取り組むネットマーケティング」(webマーケティングコンサルタント　渥美 英紀さん) 2008年1月号 第10回 「ネットの波を乗りこなせ！今すぐ役に立つ検索テクニック 」 (テクニカルライター　水野 貴明さん) 2008年2月号 第11回 「『見えないコスト』ってなんですか？知れば回避できるIT業務のコスト・トラブル 」 (企業IT化コンサルタント・プロデューサー　宮下 徹さん)