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| ビジネスではさまざまな場面で、さまざまなデータを使用します。会員名簿、住所録、仕入れや売上の管理等々、情報を網羅したリストは必需品ですが、「一部のデータだけ使いたい」「条件を絞って検索したい」というのも、よくあること。たくさんのデータのなかから必要なデータだけをスピーディに取り出せる便利な機能をご紹介します。 |
まず、リストのなかから任意のセルをクリック。メニューバー［データ］から［フィルタ］［オートフィルタ］をクリックします。
※リストの1行目は項目行を作成します。 |
リストの各項目に［▼］がつきました。（Point 2）
［▼］をクリックすると、その列に記載されたデータ項目の一覧が表示されます。（Point 3） |
例えば、「登録種別」の「デイリー」だけ抽出したいときは、「登録種別」の項目にある［▼］をクリック、一覧から［デイリー］を選ぶだけでOK。［デイリー］以外の項目は、一時的に隠れてしまいます。（Point 4）
［登録種別］の［▼］が青くなっているのは、フィルタがかかっていることを意味します。（Point 5） |
| すべてのデータを表示したいときは、青色の［▼］をクリック、一覧から［すべて］を選択します。 |
| 「30歳より上の年齢の人を抽出したい」といった応用も簡単です。まず［年齢］の項目にある［▼］をクリック、次に［オプション］をクリックします。［抽出条件の指定］のボックスが出てきますので、左側に［30］と入力し、右側は［より大きい］を選んで［OK］ボタンを押せば完了です！ |
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| Excelのオートフィルタ機能は、必要なデータを取り出すとき、とても役立つ便利な技です。とくに［オプション］には［と等しい］［と等しくない］、［で始まる］［で終わる］、［以上］［以下］などさまざまな選択肢が用意されているので、自分のやりたいことに合わせた条件設定が可能。うまく使いこなして、データ分析や仕事の効率アップに役立ててください。 |
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※画面はWindows XP、Office XPのものです。
※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。 |
| 編集協力:Word,Excel,PowerPointの技--Be Cool Users |
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