グループウェアには、代表的な機能であるスケジュール管理機能以外にも、掲示板機能やデータ共有機能などがあります。
社員が持っている顧客情報や営業ノウハウなどの企業にとって有益な情報を、掲示板などで共有できれば、売上の向上や業務の効率化などをはかることができます。業務上で問題が生じた際には、掲示板に書き込みをすることで、社員からアドバイスを得ることができます。このように会社に有益な情報が蓄えられていく事は生産性の向上につながり、他では得られない財産となります。
ただし、グループウェアの導入上の注意点もあります。
たとえば、今まで口頭で告げていたスケジュールを、コンピュータに入力するのは、かなり面倒なことです。スケジュールが変更になったときに、入力する「クセ」をつくようになるまで、徹底することが必要です。また、グループウェアを社員全員が見るクセをつけることも重要です。たとえば、会社によっては毎朝ミーティングの前にはチェックすることになっているところもあります。さらに、携帯電話からも使えるなど、便利さを実感できるように工夫することも必要になるでしょう。
このような点に注意すれば、グループウェアは企業にとって、強力なビジネスツールとなるのです。 |
