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あなたのIT化にすぐ役立つ　ITパワーMAGAZINE　JUN.2007 VOL.16

この春から社員増、気づけば仕事倍増…　情報共有で効率UP、グループウェアで乗り切れ！

スケジュール管理、会議室予約、情報共有、グループウェア

		よし、ITで情報共有やりますよ！と意気込んではみたものの、ゼロからシステム構築するとなると、今度は現場が大混乱の予感……。

		そんなこともあろうかと思って、グループワークをラクチンにしてくれるサービスを、いくつかご用意してみました。

ITは情報共有の救世主

　ITで管理をすれば、PCや携帯電話から自分のスケジュールを管理できるだけではなく、グループ全員の予定も一覧できます。一人一人に予定を聞きまわるためにかかっていた時間＝無駄なコストがゼロになり、業務の効率が上がります。

　このような目的で使われるのが、「グループウェア」です。グループウェアは、グループ内の情報を公開、共有、活用するサービス、プログラムのことです。

　グループで情報共有をするには下記のような方法があります。

(1)個人向けの情報共有機能を利用する

Yahoo! JAPANやlivedoor、Googleなどポータルサイトでは、無料でグループを作成することができ、スケジュール管理などができるものもあります。携帯電話からもスケジュールの更新やチェックも可能です。グループ内のメンバーに対してスケジュールを公開することで、スケジュールの共有が可能になります。ただしグループの人数が増えると、スケジュールの一覧が見にくくなるなどの欠点があります。

(2)サーバ型グループウェア

社内に設置したサーバに、ソフトウェアをインストールして使います。操作性や安全性は高いのですが、自社にITに詳しい人材がいない場合、トラブルが起きた時の対応などが難しいこともあります。初期費用は数万円から数百万円かかる場合もあります。

(3)ASP型グループウェア

ASP(Application Service Provider)とは、サーバ上でサービスを提供している事業者やそのサービスのことを言います。事業者が提供するサーバを使うので、インターネット環境さえあれば、すぐに利用が可能です。サーバのトラブルやセキュリティ対策はすべてASP事業者が管理、対応してくれます。インターネット経由でアクセスできるため、パソコンだけでなく、ウェブ機能が付いた携帯電話からでもアクセスできます。初期費用および毎月のランニングコストは、一人当たり数百円のものもあります。

ホワイトボードに代わる情報共有のアイデアを募った結果、部員からいくつかのアイデアが上がって来ました。さて、あなたの選択は？

		まさに情報共有の救世主。グループウェアあれもこれも試したい…

		そんなにたくさんのグループウェア、管理しきれないでしょ！自分に最適なものを見つけましょうね。

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四ッ柳　茂樹／有限会社OCL取締役社長　中小企業診断士/ITコーディネータ
起業・Webシステム開発に関わるコンサルティング、特に教育システム分野を得意としている。

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