顧客から打ち合わせをしたいという電話がかかってきました。明後日の14時にAさんと一緒にきて欲しいとのことですが、ホワイトボードには「本日A: 15時帰社予定」と書いてあります。今は16時。Aさんはまだ戻ってきていません。「明後日の14時、Aさんの予定は空いているかな？自分の判断で打ち合わせを入れても大丈夫かな？」
このように本人が不在な為に、打ち合わせの予定も決められないようでは、ビジネスのスピードがにぶってしまいます。社員が増え、顧客も増えている会社では、全員の行動の把握は難しくなってしまい、ホワイトボードや紙ベースでのスケジュール管理の場合、リアルタイム性が乏しく、これが最新のスケジュールなのかどうかという信頼性に欠けます。
また、顧客や外注先の管理なども重要なことです。現在どういった取引をしている顧客なのか、何をいつ発注した外注先かなど、担当者によって持っている情報が違っていたりします。そうすると、何かあるたびに担当者に確認する必要があったり、担当者を探さなければいけなくなったりしてしまいます。
このように、時間がかかるということは、スケジュール調整をする人の人件費がその作業に使われるということ。これも目に見えないコストであると同時にビジネスチャンスを逃すリスクをも含みます。手間がかかる分、仕事をしたような気になってしまいますが、会社には何の利益も生み出していません。まさに「百害あって一利無し」なのです。
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