ビジネスシーンに欠かせないオフィスツールは、使いこなせばこなすほど威力を発揮します。 仕事をサポートしてくれる便利機能やかしこい技をクローズアップ。ぜひ、今日からお役立てください。

ビジネスの場面では、支払予定表や備品購入計画書といった数字を交えた表をつくることも多いものです。表づくりはExcelの得意技、オートフィルなどの機能を使えば、簡単にできてしまいます。ここで気をつけたいのは、消費税率や手数料率など一定の数値を組み入れて計算させる場合。ヘンな計算結果になってしまったと、アタマを抱えた人も少なくないはずです。そんな悩みを解決し、Excel にもっと強くなる必勝技をご紹介します。

数式入力の不満を解決！セルを固定

Point 1, 2, 3 文房具の購入予定表を例にとってみましょう。ご存じのようにD列の「金額」を計算させるには、最初に「単価×数量」という数式を指定します。この数式をオートフィルでコピーすればできあがりです。

Point 4 ところが、このやり方で消費税額を計算させると、おかしな結果になってしまいます。これは、オートフィルによって「相対参照」という仕組みが働いて、「B1」が1つずつずれ、「D4＊B1」「D5＊B2」「D6＊B3」という間違った数式になったためです。 でも、心配はご無用。あとでオートフィルをかけてもずれないように、「B1」にある消費税率の数字をつねに参照するように指定すれば大丈夫です。

Point 5, 6, 7 やり方も簡単です。まず、数式を入れたいセルを選択し、「＝」を入力します。次に「D4」をクリック、「＊」を入力します。ここまでは、いつも通りのやり方です。

Point 8, 9, 10 次は、「つねにB1を参照しなさい」という指定です。といってもやり方は簡単。「B1」を選択し、［F4］キーを押すだけでOK。 「$B$1」と、Bと1の前に「＄」マークがつきました。［enter］キーで確定すれば、オートフィルでコピーしても正しい数式で計算されるようになります。

このように「＄」をつけて、つねに同じ番地を参照させることを「絶対参照」といいます。面倒なようでも一度使い方を覚えればラクに操作できますし、いろいろな場面に活用できます。「絶対参照」をマスターすれば、Excelはもう中級者。ぜひ、ビジネスに役立ててください。

※画面はWindows XP、Office2002のものです。 ※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。

編集協力:Word,Excel,PowerPointの技--Be Cool Users