ビジネスシーンに欠かせないオフィスツールは、使いこなせばこなすほど威力を発揮します。 仕事をサポートしてくれる便利機能やかしこい技をクローズアップ。ぜひ、今日からお役立てください。

プロジェクトや外注などの管理を任されるのは、ビジネスにはよくあること。Excel等のオフィスツールを使って、発注先や費目、金額などを管理している人も多いことでしょう。でも、忙しいときにいちいち入力するのは、面倒なもの。入力する文字やデータが特定の限られたものなら、予めリストをつくっておくと、選ぶだけの簡単入力ができるようになります。Excelの機能をうまく活用して業務効率をアップさせる、お得な技をご紹介します。

リストをつくって簡単入力！

Point 1 まず、リストの準備をしましょう。リストの元になるデータを表の欄外に入力します。このとき注意するのは、データを入力する位置。表で並べ替えなどの作業を行うときのために、表とリストの元となるデータとの間は1列以上、空けておきましょう。また、データは、必ず1列で入力すること。複数の列にまたがって入力すると設定できないので気をつけてください。

Point 2, 3, 4 次に、リストを表示させる場所を指定します。リストを表示させたいセルを選択し、メニューバーの［データ］から［入力規則］をクリック、[設定]タブ→[入力値の種類]→[リスト]を選びます。

Point 5, 6 次いで、［元の値］にカーソルを移し、リストの元となるデータ範囲を選択します。［元の値］に、セル番地が表示されれば大成功。 ［OK］ボタンを押して設定を完了します。

Point 7, 8 設定を行った範囲に、リストができました。あとは選ぶだけでOK。一つの表に複数のリストを表示させることも可能です。

実際の仕事では、経費計算に使う費目や外注作業の発注先など、特定のデータを繰り返し使う場面も多いものです。事前にほんのちょっと時間を割いて準備をしておくだけで、入力効率は大幅にアップするし、管理もグンとラクになります。応用範囲も工夫次第で広がるはず。ビジネスの効率アップに役立つ、リスト作成の技を便利に使いこなしましょう！

※画面はWindows XP、Office2002のものです。 ※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。

編集協力:Word,Excel,PowerPointの技--Be Cool Users