ビジネスシーンに欠かせないオフィスツールは、使いこなせばこなすほど威力を発揮します。 仕事をサポートしてくれる便利機能やかしこい技をクローズアップ。ぜひ、今日からお役立てください。

パソコンに不意のトラブルはつきものです。「こまめに保存」はもう常識ですが、うっかりしがちなのが「上書き保存」。メニューバーの［保存］は、「最新の状態を保存せよ」という命令なので、そのままクリックすると上書きされてしまいます。ビジネスシーンでは、前に作成／保存したファイルと作成中のファイル、両方残しておきたいケースがよくあります。前に保存したときの状態を残したまま、最新の状態も保存してくれる便利な技をご紹介します。

勝手にバックアップ

Point 1 メニューバーの［ファイル］から、［名前を付けて保存］をクリックします。

Point 2 ［保存先］を指定し、［ファイル名］を入力します。ここまでは、いつもの保存と一緒です。

Point 3 前のファイルも残しておきたいときは、ここからが勝負。右端の［ツール］ボタンをクリックし、［全般オプション］をクリックします。

Point 4 ［バックアップファイルを作成する］にチェックをつけ、［OK］ボタンをクリックします。

Point 5 最初の保存画面（Point2）に戻るので、［保存］ボタンをクリックすれば完了です。

Point 6 その後、文書を編集し上書き保存するとこのような画面に。前に作成／保存したファイルもきちんと残っています。 ただし、このバックアップファイルは、上書き保存するたびに増えていくわけではありません。その前に保存したときの状態が更新されていくことになります。

「勝手にバックアップ」機能は、前に作成したファイルを参照したいときなどに威力を発揮します。Excelにはこのほか、PCトラブル時のデータ回復用に、作成中の文書を自動で保存する機能もあります（メニューバーの［ツール］→［オプション］→［オプション］→［自動保存］）。保存やバックアップをうまく使って、大事なファイルを守りましょう。

※画面はWindows XP、Office2002のものです。 ※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。

編集協力:Word,Excel,PowerPointの技--Be Cool Users