ビジネスシーンに欠かせないオフィスツールは、使いこなせばこなすほど威力を発揮します。 仕事をサポートしてくれる便利機能やかしこい技をクローズアップ。ぜひ、今日からお役立てください。

「計画書や見積書をExcelで作成する」。ビジネスでおなじみのこんなシーンで、面倒なのがナンバーや日付など大量の連続データの入力です。そこで威力を発揮するのが、連続データ入力機能。スピーディに、確実に、処理できる、便利な技をご紹介します。

大量連続データのスピード入力

Point 1／ナンバーの連続入力 1から100までの大量連続データを例にとると、まず先頭のデータを入力し、そのセルを選択しておきます。 Point 2 メニューバーの［編集］を開きます。［フィル］から［連続データの作成］を選んでクリックします。

Point 3, 4, 5, 6 ［連続データの作成］ボックスに、処理させたい内容を入力します。まずデータを入力する方向を選択、今回は縦方向に入力したいので［列］を選びます（Point 3）。横方向に入力したいときは［行］を選んでください。 次に［種類］から［加算］を選び（Point 4）、［増分値］に1を入力（Point 5）。これで、最初のデータ（1）に「1ずつ加えた処理を連続して行え」という指示になります。 最後に［停止値］に終了させたい数字（この場合100）を入力します（Point 6）。あとは、［OK］ボタンを押すだけ。あっという間に完成です！。

Point 7／日付の連続入力 同様に、日付の連続入力も簡単にできます。まず、起点となる日付を入力します。

Point 8, 9, 10, 11, 12 次に［連続データ作成］ボックスで、必要な処理を指示します。この場合は、「横方向」に（Point 8）、「3日毎の日付］（Point9, 10, 11）を入力し、「10月31日で終了］（Point 12）という指示になります。

Excelに標準装備の「連続データ作成」機能は、必要な指示を与えるだけで狙い通りのフォーマットが完成する便利機能。基本形をつくった後、重要なデータの入力に集中できるので、仕事の効率もグンとアップします。

※画面はWindows XP、Office2002のものです。 ※設定状態やソフトのバージョンにより動作は異なる場合もございます。

編集協力:Word,Excel,PowerPointの技--Be Cool Users