メーリングリストとは、一つの議題についてメールで情報交換を行うシステムのことです。一つのメールアドレスにメールを出すと、登録されているスタッフ全員にメールが届く仕組みです。メーリングリストはさまざまな分野に活用されていて、ビジネスはもちろん、趣味やイベントの連絡まで活用されています。
キヨウ工場の例で言えば、休暇中でもメーリングリスト宛のメールを携帯で受け取ることができるようにしておけば、顧客との事業の進捗状況が分かります。また、社員全員で情報を共有できるので、担当者が休暇中でも、引き継ぎをスムーズに行うことができますし、プライベートなメールアドレスを顧客に教える必要もなくなります。
このほかのメリットとしては、運用コストが安いこと、ITの知識が少なくても使えることが挙げられます。コストの面では、メーリングリスト用のサービスは提供している企業が非常に多く、なかには無償で利用できるところもあります。機材も携帯電話と通信コストだけでよいのがメリットです。メールさえ打てれば、スタッフにパソコン等のIT技術がなくても使えます。社員教育の手間がほとんど必要ないのです。
社員の連絡用だけではなく、会社の窓口用のメーリングリストを一つ作成しておくことで、顧客からきたメールも共有できます。メールで顧客からのリクエストが来た場合、メールが来た当日にすぐに営業に行くことが可能になり、いちいち会社に戻ってスケジューリングする必要はありません。
メーリングリストは携帯だけでなく、パソコンからも利用できます。社内に残っているスタッフが電話で受けた情報をパソコンから送ったり、社長がメールの内容を把握して、顧客のリクエストに合わせた対応策を現場の技術者に検討させることも可能になったのです。
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