通信コスト 効率化 IP電話
東武東上線「志木」「みずほ台」「鶴瀬」「ふじみ野」「上福岡」「川越」。ベッドタウンとしてあるいは大学の町として人が集まるこのエリアが、渡辺住研のホームグラウンド。1974年の創業以来、賃貸アパート・マンションの仲介と賃貸管理業務を中心に、お客様に喜ばれ、地域に頼りにされる会社をめざしている。リフォームや資産運用のコンサルティング、ベンダー事業やコインパーキング事業などは、多種多彩なお客様の「こんなことがしてほしい」の要望に応えたものである。だが、担当業務が異なれば、当然動き方も違う。さらに、本社と池袋など他の4拠点間のやりとりも多く、仕事柄80人の社員の半数は常時社外で活動している状態。ボイスメールを含む通信費は、膨大な金額にのぼっていた。
ボイスメールとは、電話でやりとりする「声のEメール」。渡辺住研にとってボイスメールは、必要不可欠な連絡ツールであり、コミュニケーションツール。営業活動に直結する重要な連絡や指示、一日の業務終了時の報告から、今夜の飲み会のお知らせまで、その内容は多岐にわたる。より重要なのは、新人営業社員の教育ツールとしても活用されていたこと。「これから客先にこういう要件で訪問する」「こういう反応や成果があった」と、状況を逐次肉声で報告することで、上司は的確な指示やアドバイスを出すことが可能だったのである。
「しかも、外出中の社員は個人所有のケータイからボイスメールのボックスにかけるわけですから、通信料は各個人の負担になってしまいます。多数の部下をもつ管理職になると一日何十回とボイスメールにアクセスする必要があるし、ついまとめて聞こうという社員も出てきます。会社としてはたくさん聞いてほしいけど、負担を考えると強くは言えなかったんです。通信コストの削減に加えて、ボイスメールの利用を促進することも課題でした」（関修平・業務管理部総務人事グループ主任）
「肉声による連絡や報告ですから、急いでいる・調子が良くない・元気一杯など、その人の状況がそのまま伝わる。私自身『元気がないけどどうしたんだ』と、社長に声をかけられた経験があります」
不動産業は、お客様からの問い合わせも非常に多い。幅広い事業を展開している渡辺住研はなおさら。代表番号は本社ビルの4階で一括して受けるシステムだったため、取り次ぎによる業務の中断が多発する上に、他部門の業務内容や社員の動きが見えないためスムーズな対応ができにくいという弱点もあった。通信コストの削減とコストダウンと電話環境の改善は、経営課題だったのである。
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