050 電話 コストダウン
土地や建物などの不動産は、誰もが認める資産。その権利と公正を守るため、多くの法律が施行されている。だが、個人や専門スタッフ不在の企業が難解な法律用語を理解し、複雑な諸手続きを行なうのは至難の業である。我孫子総合事務所は、そこをサポートする専門家集団。昭和48年の創業以来、不動産に関わるさまざまな問題を専門家の立場でアドバイスし、登記手続き等の実務を代行している。
「当事務所はもともと測量から出発、有資格者が集まって共同事務所として大阪で誕生しました。顧客のほとんどは法人ですので、10年ほど前に顧客の利便性の確保と需要の拡大のため東京・横浜に進出したと聞いています。特に最近は建築基準法なども厳しくなっていますし、1〜2cmの境界線で紛争が起きるシビアな時代。われわれ専門家の知識と経験が果たす役割はさらに大きくなっています」
（仲田隆司・上本町事務所特定社員） プロフェッショナルな集団だけに意思の疎通はスムーズだが、情報の共有は不可欠。5カ所に分散している拠点を結ぶ通信が果たす役割は大きい。だが、それ以上に大きいのが、ビジネスツールとしての役割である。
「とにかく電話が多いんです。この上本町事務所だけでも、毎月の通話は700件を軽く超えてしまいます。顧客からの問い合わせや相談もメールより電話ですし、測量会社など業者と打ち合わせをするケースも多々ある。その上、専門的な話や複雑な話がほとんどですから、一度の電話に20〜30分かかることも多いんですね。お客様が電話をかけたときいつも通話中の状況では、ご迷惑をかけてしまうだけではありません。回線がパンクする恐れもあるし、ビジネスチャンスを逃しかねません。通信費の削減はもちろんですが、通話中をゼロにするというのも、大きな課題でした。
だが、この業界のIT化は意外なほどバラツキがある。「資格を取った日に辞表を提出」して会社員から同事務所に転職した仲田氏は、その業務環境の実態に心底、驚いたという。
「私が転職したのは10年前ですが、まだイロハ順の日本語タイプライターやワープロ専用機を使っていたのはカルチャーショックでした（笑）。電子化が必須な時代にこれでは非常にまずい。お客様の信用度にも関わってしまいます。将来の発展のためにも、まず通信環境の整備が必要だと思いました」
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通信環境整備の第一歩は、安心して使えるインフラの導入だった。当初は5拠点の経理事務の一本化も合わせて行なうため専用線の導入も考えたが、コスト負担が大きすぎる。検討の結果、安全性が高く、専用線と比較すると驚くほど安価なNTTコミュニケーションズのVPNを利用した社内LANを選択。2002年に導入した。
「専用線には事務所が移転しづらくなるといったデメリットもあります。NTTコミュニケーションズのサービスなら、ブランド力と安全性で信頼できる。手軽に構築できるVPNを使って、効果を最大化しようとじっくり作戦を考えました」
さらに、仲田氏は、課題だった「通話中ゼロ」を実現する作戦に出た。効果がみんなにわかりやすく、顧客にも喜ばれる一石二鳥を実現するため、『050』ナンバーの『OCNドットフォン オフィス』を導入したのである。
「従来からの一般電話はお客様専用、『050』は各拠点との社内通話専用と切り分けました。当事務所の場合、社内通話とお客様からの電話の比率は50対50です。月700件の半分、350件分の電話が『050』に移行するわけですから、外からの電話がグンとつながりやすくなる。回線がパンクする心配もなくなります」
そのためにも、社内全員に『050』ナンバーを浸透させる必要がある。仲田氏は、社員に向け簡単な勉強会を実施、さらに電話機にはIP電話専用ボタンを割り付け、シールを貼って一目でわかりやすくした。ワンボタンの簡単操作だから、ITは苦手という年配の人にもラクになじめるようにとの配慮である。
「もちろん『050』なら社内通話は無料、頻繁にかける外出社員のケータイとの通話も安くなるから『050』を使ってくださいと大いにアピールしました。経費節減にもなるわけですから、経営陣も喜んでくれた。移行はとてもスムーズでしたね。『050』は一般加入電話からならどこからかけても全国一律料金な上、『かかってくるほど安くなる』お得なサービス*1があることも知っていましたから、当初は名刺にも入れていたんです。でも、この当時はまだ大阪エリアの企業には馴染みが薄かった。よく『会社の電話をケータイに替えたんですか』などと尋ねられることがありました。対外的には従来の電話番号を使うことにしました」
仲田氏が「通話中ゼロ」にこだわったことには、もう一つ理由がある。我孫子総合事務所は2007年に法人化を実現、合わせて法改正を受けて業務内容も拡大、電話はさらに多くなると読んだためである。
「当事務所は、司法書士法人・土地家屋調査士法人として法人化し、司法書士においては簡裁訴訟代理関係業務の認定資格を土地家屋調査士はADR法*2という法廷外で和解業務を行なえる認定資格も取得しました。従来の不動産関連業務に加えて成年後見や相続の問題、債務の相談から争いになったときの解決まで、仕事の幅がさらに広がったわけです。弁護士に相談するのは敷居が高いことも、司法書士には気軽に相談できますから、社内外とも電話の頻度はさらに高くなる見込みです」
*1OCNドットフォン オフィスにはかかってくるほど発信通話料が割引になるサービス「着割」がついています。
*2Alternative Dispute Resolutionの略称で、訴訟手続以外の紛争解決手段の制度と促進に関する法律。平成16年12月1日に公布、平成19年4月1日に施行された。
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『050』ナンバーの導入後、仲田氏の期待通り「通話中」のトラブルは消滅した。嬉しい誤算だったのは、そのコストダウン効果である。
「通信料金が月額で70％もカットできたことには、正直驚きましたね。コストダウン効果も含めれば『050』は、一石三鳥です（笑）。最近では大阪地区でも『050』が普及してきたので、今後は名刺やホームページにも記載して行く予定です。欲をいえば、無料通話先がわかりやすくなるなど、もっとメリットが伝わりやすくしてほしいですね」
課題だった通信環境の整備も完了、仲田氏は次へと照準を合わせている。本格化間近の「電子申請」への対応がそれだ。
「ご存じかもしれませんが、不動産登記には順位が重要な意味をもちます。抵当権一位と二位では権利が違うから、決済が出たら司法書士は文字通り法務局へ走るんです。でも、オンラインの電子申請が実施されれば、事務所でスタンバイし、即送信する体制に切り換えられます。客先にもっていったノートパソコンからでも可能になる。物理的にも精神的にも負担が軽くなりますから、いまからその日が楽しみなんです」
来るべき電子申請の時代に備えて、仲田氏はいま着々と準備を進めている。社内の勉強会もその一つだが、仲田氏は通信環境の整備をキッカケに導入された1人1台のパソコンのフル活用も推進中。操作にとまどう年配社員や他拠点のPCのトラブルに対してリモートアクセスでサポートすることもあるという。
「共有のデータベースをさらに充実させ、画面を見ながら『050』ナンバーの電話で打ち合わせをするといったことが現実になる日も近いと思います。直接話し合い、意見交換することも必要ですから通信を利用した会議も実現させたいんです。テレビ会議も考えていて、人が移動するコストや時間的ロスと導入費用とのバランスがどうかと思っていたところに、OCNドットフォン オフィスに無料でついてくる電話会議サービスという選択肢があることを知った。通信をどう有効利用するかは企業の競争力にもつながりますから、ぜひトライしたいと思っています」
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