導入事例　社会福祉法人特別区人事・厚生事務組合社会福祉事業団様｜NTT Com 個人事業～中小企業のお客さま Biz-IT「ビジネスIT化支援」サイト

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生活困窮者など援助を必要とする人のための福祉施設の運営管理は、特別区人事・厚生事務組合という特別な地方公共団体が行なってきた。民営化への流れのなか、平成2年、行政改革の一貫として誕生したのが福祉事業を受け持つ「社会福祉法人　特別区人事・厚生事務組合　社会福祉事業団」である。同事業団では現在、特別区人事・厚生事務組合の指定管理者を受けた13の福祉施設と、路上生活者の自立支援施設2つの運営を行なっている。入所者の個人情報の保護と業務の効率化、業務に必要な情報の共有をどう両立させるかが大きな課題だった。

VPN　個人情報　共有

・個人情報を徹底的に保護したい
・業務に必要な情報を共有化したい
・業務の効率化を推進したい

・『Group-VPN』を導入

・閉鎖型ネットワークで個人情報の保護も万全
・施設間の情報共有がスムーズに
・スケジュールの共有等で業務効率がアップ

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　豊かになった現代社会でも、生活に困窮している人やDV被害者など緊急の援助を必要としている人は決して少なくない。同事業団では東京23区の福祉事務所と連携し、こうした人びとの生活の安定の第一歩となる施設の運営を行なっている。施設を利用するにあたっては法律で要件や手続きがきちんと定められているため、コンプライアンスは基本中の基本。個人情報の保護は、最優先課題である。

　「事業団で受託している施設は、個人情報の塊と言えます。とくに、利用者支援をするうえで踏み込んだ事情を聞くことになります。たとえば、結婚歴の有無や今までの生活状況等々。つまり、ハイレベルの個人情報が多く集積されるんですね。もちろんわれわれも規程に基づいた慎重な取り扱いに気をつけていますが、ネットワーク社会のなかで個人情報をどう守り抜くかは重要な課題でした」（釜田和幸・同事業団　緊急一時保護センター　千代田寮・所長）

　同事業団の運営する施設は、福祉施設13カ所と路上生活者の緊急一時保護施設・自立支援センター施設の2カ所。年間の利用者は2000人を超える。施設は都内各所に分散している上に、職員は3～5人という小規模の施設もある。拠点間のスムーズな情報共有と業務の効率化は、同事業団のメンバーにとって切実な問題だった。

　「各拠点がスタンドアロンのコンピュータで事務処理を行い、必要な連絡は電話やFAXを使ってきました。でも、小規模な施設では、どうしても閉塞感が起こりがちです。また、例えば緊急に備品の在庫状況を確認する必要があったり、ミーティングの日時を決定したいと思っても、担当者がつかまらない場合も少なくない。みんな忙しいですから小さなロスが日常的に起こるんですね。ネットワークとメールの時代に、これはないだろうというのが正直な気持ちでした」（萩原景節・同事業団　経営管理課分室）

個人情報を徹底保護するため閉鎖型LANを導入。業務の効率化と見事に両立させた。

　平成17年11月、指宿・荻原氏ら若手職員を中心に「情報技術検討部会」が発足した。各施設から1名ずつ集まってもらい、施設間のネットワーク環境をどう構築すべきか活発な意見が交わされたという。

　「個人情報は法律で定められた通り、紙媒体でキチンと保護しています。でも、職員間では情報交換が必要なときもある。万が一でもメールのやりとりなどで個人情報を流出することがあっては困ります。インターネットに接続されていないネットワークというのが、絶対条件でした」（指宿徹也・同事業団　宿泊所　綾瀬寮・寮長）

　もちろんその当時も、メンバーたちの条件を満たす閉鎖型LANサービスは存在していた。だが、定められた予算で運営する福祉事業が導入するにはハードルが高かったのである。

　「低コストで手軽に導入でき専用線並の効果がでる『Group-VPN』サービスが開始されたのは朗報でした。NTTコミュニケーションズのネットワークならセキュリティの面でも安全だろうという信頼感がもてましたね。もう一つ、私たちが評価できたのはメンテナンスも任せられること。もし不具合があったときでも、電話一本で解決できますから（笑）」（萩原氏）

　予算面もクリアし、平成18年12月に導入が決定。ようやく1人1台のパソコン環境も実現できることになった。だが、予想外だったのは回線の整備状況。敷地内にケーブルの配管がなされていない施設もあったのである。

　「できるだけ低予算でやろうと、私と萩原がサーバーの設置に回りましたが、さすがにインフラまではムリでした（笑）」（指宿寮長）

Group-VPNの詳細はこちら

　平成19年3月、グループウエアも導入され、『Group-VPN』の本格的な運用が始まった。開始にあたってまず基本ルールを再確認したという。

　「仕事は自宅に持ち帰らない・USBメモリは使用しない・インターネット接続は専用のパソコンのみにする、と前から守ってきたことを再確認しあいました。みんなで利用するファイルは共有フォルダーに入れると、新しいルールも定めました。こうした基本ルールを決めるのは、当たり前のことですが、やはり大事なことだと思います」（萩原氏）

　『Group-VPN』の導入に弾みをつけたのはグループウエアだった。各種連絡事項などの文書の配布に、スケジュール管理に、メールにと活発に使われている。

　「会議の予定など、他の人のスケジュールを予約でき、期日になるとポップアップで教えてくれる。毎朝、スケジュールチェックが日課になりました」（釜田所長）
「閉鎖型で安全のネットワークだから連絡は社内メールでいいんだということが、実感として浸透したと思います。議事録などのデータベースも、仕事に活用しやすくなった。便利で面白いと、新しいネットワーク環境を評価してもらえました」（指宿寮長）

　導入後、約1年、『Group-VPN』のトラブルは皆無。導入をキッカケにIT化も加速、メンバー間のコミュニケーションは活発化し、小規模施設の閉塞感も解消したという。仕事の効率ももちろんアップ。『Group-VPN』導入は期待通りの効果を上げている。

　「例えば、IP電話の導入も、コストダウンメリットがある。ネットワークをフル活用して今後どんなことをしていくか、次のステップを検討していきたいと思っています」（萩原氏）