ICT用語ガイド
GUIDE 003 ビジュアルコミュニケーション

今回は、当社のWeb会議サービス「Web Connect」を担当している村上社員に「Web会議」についてたずねました。

---テレビ会議は出張コスト削減、意思決定の迅速化などを目的として導入される企業が多いようですが、Web会議にはどのようなニーズがあるのでしょうか？

「ニーズとして最も多いのはやっぱり出張費の削減です。もう1つはワークスタイルの変化があります。『コミュニケーションをもっとはかり、意志決定の迅速化、情報の共有などをおこなうことで、業務全体の効率化をやりましょう』という流れになっています」

ワークスタイルの変化とともに、新しい技術やサービスが採用されることは珍しくありません。文章やファイルを瞬時に送ることができるメールもビジネスツールとして認知されたのは、つい最近のことです。

「実はインターネットが普及しはじめた頃は『メールをはじめたい』という企業は多くありませんでした。しかし、個人がメールを使うようになってきて、会社としても『使わなきゃ』ということで定着してきた経緯があります。Web会議も個人向けでインスタントメッセンジャーが流行ってきて、オンラインにしておけば誰とでも簡単にコンタクトがとれる、このような手軽なコミュニケーション手段としてWeb会議も企業には大きなインパクトになっています」

技術が進むにつれ「電話からメールへ」と個人間のコミュニケーションのスタイルも変化してきました。その変化はオフィスにも大きな影響を与えているのです。次のスタイルはWeb会議がスタンダードになり、今まで以上の快適なコミュニケーションがはかれることに大きな期待をしていいのかもしれません。

---では重要なポイントとして、実際にWeb会議はどのように使うことができるのでしょうか？

「従来のテレビ会議は企業の幹部会議向けが一般的な用途でしたが、現在のWeb会議では担当者レベル同士でも使用されるまで裾野が広がっています。また拠点が海外にもある企業や、日本国内でもいろいろな取引先がある場合、Web会議を使って音声通話、テレビ電話の機能を用いて会議ができます。必要に応じてファイルを転送したり共有することも可能です。さらにファイルを共有した場合、画面の上に透明なシートをかぶせたイメージで、マウスを使って手書きで書き込みをするといったこともできます。紙の資料にペンでマーキングしたりするのと同じですね。もちろん元のファイルが変更されることはありません」

相手の姿を確認することに重点をおくテレビ会議とは異なり、Web会議では「作業環境を共用する」ことにポイントがおかれています。その結果、担当者レベルが実務レベルのミーティングをおこないたい場合などにも適し、ユーザ層が広がったと言えるでしょう。

「例えば全国に営業社員を配置している会社は、これまで製品のトレーニングを行うために、研修会場を設けて全国から社員を集合させる必要がありました。Web会議を導入後はノートパソコンと高速モバイルカードを用いて、どこにいてもトレーニングを受講できるようになりました。さらに社員同士が気軽にコミュニケーションをとることができる環境になったことで、社内や製品の最新の情報を取得することが可能となっています」

ビジネスのスピードがますます加速しつつある中で、リアルタイムなコミュニケーションを円滑に行うことは企業の重要な課題といえるでしょう。Web会議は迅速な意志決定を助け、情報共有を強固なものにし、またお互いの信頼感をよりいっそう深めるなどアクティブなビジネスツールとして、今後ますますワークスタイルの基盤を支える重要な役割を担うことは間違いなさそうです。

Web会議はコミュニケーションの新しいスタイルとして、さまざまなソリューションに応用をすることができます。ここでは７つの例を紹介しましょう。

ミーティング
〜出張コストの削減と意思決定の迅速化
本社・支社間の会議をWeb会議の中の「会議室」で行うことにより手軽にミーティングを行うことができ、さらには出張コストも削減する。また資料を共有することで明確な方向性を定めた意思決定を迅速化し、お客さま満足の向上を可能にする。

コラボレーション
〜異なる拠点での共同作業
カメラを使用することで、工場で作成した製品を本社で確認したり、その場で会議を行ったりと拠点を意識することなく作業を共同で行うことができる。その結果、コミュニケーション不足による意思統一の乱れを防ぎ、成果物や検品の品質を向上させることができる。また納期を短縮させることも可能となる。

サポートセンタ
〜問題解決の迅速化
相手側にトラブルが発生した場合、テレビ会議機能を利用して実際のトラブルの現象を確認したり、身振りなども使った円滑なコミュニケーションをはかることができる。さらには、パソコン環境が問題になる場合は、相手のパソコンを遠隔操作することで問題を直接把握することができ、解決までの時間を短縮できる。

コールセールス
〜視覚に訴えるコミュニケーション
通信販売などで、お客さまに対しプレゼンテーション資料のファイルを共有することで、相手の視覚に訴えることができる。また表現力を増したプレゼンテーションを行うことができる。反応があったことに対しても、その場で迅速に詳細な資料を見せることなどができるため、説得力が増し信頼度が向上する。

グローバルコミュニケーション
〜国境も人数制限もない連絡方法
グローバルな展開を行っている企業では、国内外を問わずにコンタクトをとることができる。複数の拠点がある場合も擬似的に集合でき、各地の状況を迅速に把握することでタイムリーな指示を行うことが可能となる。

テレワーク
〜変化する勤務体系にも柔軟に対応
在宅勤務者が増加しているが、会社勤務者や他の在宅勤務者との関係を密にすることが可能である。また資料の配布・回覧についても勤務形態に関わりなく行うことができ、在宅勤務者が業務を行うことを強力にバックアップできる。

トレーニング
〜場所にも時間にも制限がない研修方法
Web会議上で研修を行うことにより、参加者は場所を問わずに気軽に参加ができる。主催側も、これまで人数に応じた研修会場を準備する必要があったが、会場費のコストを削減することができる。研修内容を記録することで復習ができたり、参加できなかった人がそれを見て自習したりという方法も可能となる。